BtoBプラットフォーム 請求書
導入事例 Hさん
- 女性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 51〜100人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
月1800枚の請求書のうち4割をPDF化し、月の残業時間が40〜50時間に達することも
―――導入前は、請求書の発行をどのように行っていたのでしょうか。
FileMakerで請求書を管理していました。月に約1800枚の請求書を発行しているのですが、そのうち6割は印刷して郵送、4割はPDF化してメールで送るという運用でした。
私が請求業務の7〜8割を担当していたのですが、FileMakerを操作できるスタッフが社内でも限られていて、実質的に属人化していました。人員が多い時期でも4人体制で回していましたが、それでも業務量は相当なものでした。
―――PDF化・メール送付の作業は、具体的にどのくらい大変でしたか。
PDF化の手順だけでも、スキャンしてファイル名を付け、メールを1通ずつ作成して送る、という工程が発生します。これを毎月約720枚分こなしていました。
月末から月初にかけての請求業務は定時後にかかることが普通で、日付が変わるまで作業した日もありました。月の残業時間が40〜50時間に達することもあり、率直に申し上げて負担が大きい状況でした。
―――催促の対応も多かったのでしょうか。
月に20〜30件ほどの催促連絡に対応していました。郵送の場合は届いているかどうか確認しにくいですし、メールも見落とされることがあって、その都度対応する手間もありました。
電子帳簿保存法・インボイス制度の対応が、乗り換えのきっかけに
―――システムを変えようと思ったきっかけは何でしたか。
インボイス制度や電子帳簿保存法に関するニュースを目にするようになったことです。「このままの運用で法対応できるのだろうか」という不安が出てきて、システムの見直しを検討し始めました。
―――どのようにサービスを比較・検討されたのでしょうか。
BtoBプラットフォーム 請求書のほか、楽楽明細、Bill One請求書受領、他1社の計4社を比較しました。
経理担当者が強く希望したのが、「請求書の発行と受け取りを同じシステムで確認できること」でした。弊社は受け取る請求書もあるので、発行側と受け取り側が一元管理できるシステムを優先して選びました。
BtoBプラットフォーム 請求書はその点を満たしていたので、最終的に本サービスの採用を決定しました。
―――選定にあたって、妥協した点はありましたか。
料金については、他のサービスと比べると高めの印象でした。操作性も、最初は直感的に分かりにくい部分があって、慣れるまで少し時間がかかりました。それでも、経理担当者の要望を満たすことを優先した結果です。
4人体制から1人体制になっても、1,800枚の請求書を誤りなく発行できるようになった
―――導入後の運用フローを教えてください。
FileMakerからデータをエクスポートし、ExcelのマクロでCSVに変換したうえで、BtoBプラットフォーム 請求書にインポートして発行する流れです。
完全な自動化には至りませんでしたが、以前と比べると工程数は大きく減りました。
―――導入後の変化の中で、最も大きかった点は何でしょうか。
封入作業、PDF化、メールの個別送付という作業がなくなったことです。これにより、月間で合計約10時間削減できました。
また、人員が4人から1人に減少した時期がありましたが、それでも1,800枚の請求書をミスなく発行できるようになりました。
属人化していたFileMakerの操作は引き続き私が担当していますが、発行作業そのものが大幅に効率化されたので、1人でも運用できるようになっています。
―――残業時間の変化はいかがでしたか。
現時点では、残業時間の減少をあまり実感できていません。人員が4人から1人に減ったことで、他の業務も担当するようになったためです。
ただ、以前と同じ量の請求書を1人でミスなくこなせていることを考えると、システム導入の効果は出ていると考えています。
―――電子帳簿保存法への対応は、どうなりましたか。
結果として、対応できていました。特段の対応を行ったわけではなく、BtoBプラットフォーム 請求書を使って発行するだけで法令要件を満たせていました。これは導入効果として評価できる点の一つです。
自社の業務フローを整理したうえで比較すると、選定がスムーズ
―――満足度を10点満点で表すと、何点でしょうか。
10点満点で8点です。CSVへの変換作業がシステム内で完結するようになれば、迷わず10点と言えます。FileMakerからのエクスポートとExcelマクロの変換作業が残っているので、ここが自動化できれば理想的です。
―――これから導入を検討している方へ、アドバイスをお願いします。
発行だけでなく受け取りも含めて一元管理したいのであれば、その要件を最初にはっきりさせておくことをおすすめします。
サービスによって得意な領域が異なるので、自社の業務フローを整理したうえで比較すると、選定がスムーズだと思います。
BtoBプラットフォーム 請求書
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