Microsoft Dynamics 365
導入事例 Mさん
- 女性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 1,000人以上
- IT
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：システムの入力場所が分かりにくく、問い合わせ対応に週数時間を費やしていた
―――導入前はどのような課題を感じていましたか？
以前使用していたCRMは、10年近い運用の積み重ねでデータ構造がかなり複雑でした。どこに何を入力すべきかが分かりにくく、新しいメンバーが商談情報や見積もりの入力方法に迷うことが頻繁にありました。
社内システムサポートを担当する立場として、その問い合わせ対応が大きな負担でした。週に1〜2件ほど発生し、1件あたり30分程度かかっていたので、月換算では相応の時間を要していました。
―――操作以外で感じていた不便さはありましたか？
顧客からのメールを商談に紐づける作業が、すべて手動でした。メールを確認して、CRMを開いて、必要な情報を一つひとつコピーして入力する、という流れです。件数が多い日は単純な反復作業となり、入力漏れのリスクもありました。
また、営業の数字を確認したいときにExcelへデータを貼り付けてグラフを作る作業が必要で、その都度担当者に依頼が来ていました。リアルタイムで状況を把握しにくい環境だったと思います。
コストを半額以下に抑えつつ、Microsoft製品との連携により将来的な活用の幅が広がると判断
―――Microsoft Dynamics 365を選んだ決め手は何でしたか？
最も大きな要因はコストでした。以前のシステムと比べて、ライセンスコストが半額以下となる見込みでした。機能が同等以上であれば、コストが下がることは経営判断として明確なプラスになります。
もう一つは、Microsoft 365との連携です。社内ではOutlookやExcel、PowerPointをすでに日常的に使っており、Power BIも活用していました。
同じMicrosoftのエコシステムの中で統一できることは、運用のしやすさという点で大きな魅力でした。
―――将来的な活用の観点では、どのようにお考えでしたか？
Microsoft CopilotをはじめとするAI機能への対応が、Microsoft Dynamics 365は進んでいます。
今すぐすべてを使いこなせるわけではありませんが、AIを業務に組み込んでいく流れは確実にあると見込んでいたため、そこへの備えという意味でも評価しました。
移行のタイミングで将来の拡張性まで考えられたことは、結果として適切な判断だったと考えています。
メール登録の手間が3分の1に、Power BIで営業数字を自分で確認できるように
―――実際に使い始めて、どのような変化がありましたか？
OutlookとMicrosoft Dynamics 365の連携が想像以上に便利でした。顧客メールをCRMに登録する際の入力項目が半分以下に減り、作業時間が以前の3分の1程度になりました。
以前は一つひとつ手で入力していた部分が自動で引き継がれるので、入力の手間とミスの両方が減りました。
問い合わせ対応の件数も減っています。入力場所が以前より整理されるので、「どこに入れれば良いか分からない」という状況が起きにくくなりました。
―――Power BIとの連携についてはいかがですか？
以前は営業担当者が数字を確認したいときに、CRMからデータをエクスポートしてExcelに貼り付けてグラフを作る、という流れが必要でした。
現在はPower BIのダッシュボードで商談や見積もりの状況をリアルタイムに確認できるので、都度Excelに貼り付ける作業が不要になりました。
担当者自身が必要なタイミングで数字を見に行けるようになったことで、情報共有のスピードも上がっています。
―――一方で、使いにくいと感じる点はありましたか？
正直に申し上げると、一部の項目名が英語表記になっており、移行直後は慣れるまで時間がかかりました。以前のシステムに慣れ親しんでいたメンバーから「画面が見づらくなった」という声もあって、その点は導入初期の課題だったと思います。
総合的な評価としては10点中6点といったところです。機能面は満足していますが、UIの慣れには一定の時間が必要でした。
コストと連携性の観点から、Microsoft製品に統一するメリットは明確
―――今後の活用についてはどのようにお考えですか？
Microsoft Copilotを含むAI機能をどこまで業務に組み込めるかが、今後の関心事です。現時点ではまだ試行段階ですが、入力補助や情報整理の自動化など、活用の余地は大きいと感じています。
―――同様の移行を検討している方へアドバイスをお願いします。
私たちが移行を決めたときに意識したのは、とにかく既存の業務を止めないことを最優先にすることです。移行期間を短く区切り、まず動かせる状態にすることを目標にしました。完璧に整えてから切り替えようとすると、かえって長引いてしまいます。
コストと連携性の観点でMicrosoft製品に統一するメリットは明確です。同じ環境にある企業の方には検討の価値があると思います。
移行後の慣れには時間がかかりますが、定着すれば以前より作業効率は上がります。焦らず、でも決断は早めに、というのが私からのアドバイスです。
Microsoft Dynamics 365
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