Galileopt DX導入事例：株式会社ミロク情報サービス 様 給与計算から給与明細配付 年末調整申告など業務全体を MJS製品の活用でDX推進 [PR]
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業種 ：情報サービス業（ソフトウェア業）
・社員数も拠点数も多いため給与明細の配信業務が高負荷
・年末調整申告の書類回収が煩雑、進捗状況も分かりづらかった
・配信業務の負荷が削減されスマホでも明細が確認可能に
・年末調整業務をペーパーレス化、業務の早期化を実現
導入の背景：開発部へのフィードバックで製品の向上に貢献できる
ミロク情報サービス（以下、MJS）の経営管理部では、自社製品のERPソリューション「Galileopt DX」を利用して給与・人事業務を行なっているほか、クラウドサービス「Edge Tracker 給与明細参照」や、「Edge Tracker 年末調整申告」を活用している。
「自社の新製品は積極的に社内導入していこう、という面はもちろんあります。それに、普通のお客様は何か困ったことがあれば弊社のサポートセンターに問い合わせると思いますが、我々の場合は、開発部に直接尋ねることができます。開発側からも「この機能は使ってみてどうですか」などの問いかけやアドバイスがあって、お互いにフィードバックを送ることで、製品の向上に役立っていると思います」
導入のポイント：作業の効率化やペーパーレス化は常に意識
当然ながら、MJS製品を導入するお客様と同様に、入力作業をできるだけ削減し、業務の正確性やスピードの向上を目指すことや、ペーパーレス化といった課題は、自社でも常に意識している点だ。
「Galileopt DX」によって全社の業務データを一元管理できる環境を整え、必要な時にリアルタイムで正確な業務データを効率的に集められるようになっている。また、給与明細配付業務や、年末調整申告業務においては、「Edge Tracker」の活用によって、大幅な紙の削減を期待できた。
導入の効果：高度なデータ連携機能やクラウドならではの機能
実際に自社製品を使って業務を進めるなかで、ユーザー目線でどのような点にメリットを感じるか、話を聞いた。
まず、「Galileopt DX」に関しては、やはり色々なシステムと連携ができて、必要なデータを簡単に出せる点が一番のメリットだと、実際に日々の業務を行なう経営管理部人事企画グループ主任は語る。
「必要なデータはどれでもエクスポートして、自由に加工することができます。人事では様々なデータの基になる『社員詳細データ』という社員情報の一覧をつくります。多岐にわたる情報を網羅したものなのですが、それも『Galileopt DX』からデータをエクスポートして、加工しています。あちこちからデータを引っ張ってくる必要がなく、データを一元管理している『Galileopt DX』だからこそできることです」
給与業務に関しても、「Galileopt DX」では給与・賞与の計算をはじめとする定型業務が自動化されるため、効率的に業務を進められる。また、様々な法改正にもタイムリーに対応している点も、大きなメリットだ。
「例えば2024年に実施された定額減税の給与計算も、法改正に対応したシステムで一括処理してくれます。人によって計算がバラバラで、しかも社員は2000人近くいるので、それぞれ計算して処理する手間と時間は、かなり大変だったと思います」
次に「Edge Tracker 給与明細参照」の導入効果はどうだったか。「Edge Tracker 給与明細参照」はクラウドサービスによってパソコンやスマートフォンで、いつでも、どこでも給与明細書や賞与明細書、源泉徴収票などをWeb上で閲覧できる。紙の印刷・封入・配付にかかる手間やコストも削減される。
「以前から紙の発行はやめていて、PDF化した明細にパスワードをかけて、メール添付で送信していました。ただ、メールで社員全員分を1回で送るのはサーバーに負荷がかかり過ぎるため何回にも分けて送信していました。そのメール送信業務だけで丸1日掛かっていたんです。今ではその送信業務が必要なくなり、楽になりました」
「Edge Tracker 年末調整申告」も、業務効率化・ペーパーレス化の推進に貢献した。
「以前は、申告書は紙に記入して提出してもらい、保険料控除などの各種証明書もすべて紙で回収して、人事ですべてをチェックしていました。ただでさえ年末調整業務は慌ただしいのに、この回収だけでも大変でした。『Edge Tracker 年末調整申告』を使うようになってからは、この紙の回収がなくなりました。各種証明書類も今は先にスマホで撮影して送ってもらえるので、前もってチェックを進められます」
申告する社員の側もかなり楽になったと、経営管理部人事企画グループ長は話す。
「申告書を紙に印刷して、手で記入して、ハンコを押して…という手間がなくなり、パソコンやスマホから入力できるので楽です。紙で提出していた頃は、部署ごとに事務方が書類を集めて大変そうだったので、その必要もなくなって良かったです」
今後の展望：連携データを活用した新しい人事制度を目指す
最後に、自社製品を活用した、経営管理部の今後の展望について話を聞いた。
「今、とりかかろうとしているのがタレントマネジメントシステムの導入です。業務経歴や資格、研修の履歴などをデータでポンと出せるようにしたい。そのために基幹システムの『Galileopt DX』と様々なデータを連携していく必要があるでしょう。そこから得られる分析を基に、人事制度の改革を進めていきたいです」
引用元：Galileopt DX「給与計算から給与明細配付 年末調整申告など業務全体を MJS製品の活用でDX推進」
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