基幹システムのクラウド化 - 再構築や移行時の課題と導入事例 | サービスも紹介

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基幹システムは社内に存在する情報を共有し、ITによる統制を可能とします。近年は基幹システム再構築にあたってクラウド化も有力な選択肢のひとつとなっています。代表的なクラウドERPツールやその選択のポイントについて紹介します。
データ分析ERP(基幹システム)

基幹システムの再構築、クラウド化を検討すべきか

基幹システムとは、企業経営にとって主要な業務(基幹業務)を支えるシステムをのことで、取り扱う業務の種類には、会計購買管理生産管理販売管理在庫管理人事管理給与計算勤務管理などがあります。
この基幹システムは、時代の流れや外部環境の変化に応じて再構築が求められます。

ボクシルでは、基幹システムの再構築について検討する際に、新しい選択肢である「クラウド」の利用について紹介していきます。

基幹システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にご覧ください。

ERPとは | 導入メリット・デメリット - クラウド製品&システム徹底比較 | ボクシルマガジン
ERPは「Enterprise Resource Planning」の略で、経営・業務資源計画を意味する単語です。...

基幹システムの再構築が注目される背景

リーマンショックによるIT予算の大幅削減を経た現在、多くの企業では現行システムにかかるコストダウンが優先され、再構築予算の獲得が厳しくなっていると言われています。

その一方で、基幹システムの再構築に対する重要性を意識している企業が依然として多数派を占めています。

この背景には、競争環境の変化や経年劣化などから来る基幹システムの寿命という問題や、投資額に見合った基幹システムの活用がなされていないなど、システムの構築や運用に関する課題があるものとみられています。

基幹システムの再構築が必要になる4つの理由

システム投資に対する予算獲得などが難しくなっている今、企業が基幹システムを再構築しようとする目的はどこにあるのでしょうか。

そのポイントは次の4つにまとめられます。

既存システムの老朽化のため

多くの企業でシステム老朽化が進んでいます。日経BP ITProの調査では、約9割の企業がシステム老朽化に対する取り組みを始めているといいます。

システム老朽化が進むことでビジネスは停滞します。最も大きな問題は、老朽化したシステムが、現場の加速するビジネスニーズを満たすだけのパフォーマンスを発揮できないことです。

業務の効率化や標準化のため

元々手動で行っていた業務プロセスを自動化することによって業務の効率化と人的ミスの削減を実現します。

また、業務の順番やデータの入力や管理方法などのプロセスを統一することによって、業務の属人化を防ぎ、プロセスや業務品質の標準化を図れます。

分断化されているシステムを統一するため

これまでは、部門内での最適化のためにシステムを導入することが多かったのですが、そのような分断されたシステム環境では、全社的なデータ活用ができませんでした。データの活用によってビジネスを加速するためには、リアルタイムなデータ分析基盤が必要となります。

しかし、分断化されたシステム環境では、必要なデータの収集や加工だけでも多くの手間と時間をかかるため、基幹システムを再構築することによって、全社的なデータ活用を可能にします。

経営情報の可視化のため

基幹システムを導入・再構築することによって、経営に必要な数値データを一元的に管理し、瞬時に抽出できるようにします。
部門ごとのデータ集計やその後のデータ統合作業といったステップが不要となるため、迅速な経営判断が可能となります。

基幹システムの再構築のポイント

基幹システムを再構築するうえで注意すべきポイントはどこにあるのでしょうか。その注意すべきポイントについてみていきましょう。

現状を徹底調査し本当に必要なシステムを定義する

どのような形で再構築を行うにしても、まず大切なことがアセスメントを徹底することです。

つまり、現状の基幹システム環境を整理して何が問題で何が原因なのか、どうすれば解決できるのかを整理します。

こうしたアセスメントには、かなりの時間がかかりますが、アセスメントを徹底しなければ、自社にとって最適な基幹システム再構築は見えてきません。

システムの更新時期や更新までの期間を調整

基幹システムのような大掛かりなシステムの更新を行う場合は、システムの構築に多くの時間が必要となります。そのため、導入までのリードタイムを計算し、それに合わせて更新時期の調整を行います。

ビジネスにはどうしても繁忙期というものがあります。その繁忙期に新システムへ切り替えるとなると多くの問題が発生する可能性が高くなります。適切な更新時期を調整する必要があり、余裕を持ったスケジュールを組むようにします。

関連設備の調整をする

基幹システムを刷新するとなると、システムが使用する設備についてもあわせて見直しをする必要があります。業務内容やシステムの動作も経年劣化がありますが、システムで使用するサーバーやクライアント用のパソコン、プリンタなどのハードウェアも例外ではありません。

既存のもので使いまわしがきけばよいですが、スペック的に不適切な可能性もあります。
システムで使用するハードウェアも、業務遂行に耐えうるものに更新する必要があるのです。

取引先やクライアントとの協力体制を築く

取引先に提出している帳票や連携データがある場合は、そのレイアウトや内容が変更になる可能性があるため、取引先に新システムから出力される帳票や連携データを確認してもらうなどの依頼をする事になります。

新システムと連携する機器がある場合は、それぞれの機器をメンテナンスする会社へ新システムへの対応を依頼する必要があります。

基幹システムのクラウド化のススメ

基幹システムを再構築するとなると上記のような点に注意を払いながら進める必要がありますが、近年は基幹業務をクラウド化する企業が増えてきています。

クラウドが選ばれる理由

基幹システムの刷新でクラウドが選択される理由としては、コスト削減やBCP対応というメリットの面もありますが、CPUやメモリ、HDD容量などのハードウェアのリソースを運用中に柔軟に変更できることが最大の選択理由として挙げられます。

自社保有でサーバーを構築して運用する場合、初期費用を抑えるられる代わりに、導入後の運用コストがかかる傾向がありましたが、クラウドの場合、その運用コストを削減できます。

クラウドERPの導入事例を以下の記事で紹介しています。

ERP導入事例 | オンプレからクラウド移行が増加のワケ - メリット・システムの種類 | ボクシルマガジン
変化の激しい市場経済の中、企業が生き残っていくためにビジネスを加速させるには、クラウドERP導入による業務効率化が...

基幹システムクラウド化のメリット

基幹システムのクラウド化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。下記8点についてみていきましょう。

管理コストや運用負担を軽減できる

クラウド利用の場合、システムの基盤部分の運用はITベンダーが行うため、特に大規模システムの場合においてシステム運用にかかる負荷が低減できます。
また、システムの基盤部分で発生した障害への対応も不要となります。

システム再構築の手間を削減できる

クラウド利用の場合、サービスとして継続的に提供されるため、ハードウェアやOS、アプリケーションなどのサポート終了のたびにシステムの再構築を行う必要がなく、予期せぬ機器の破損によるトラブルからも解放されます。

サーバー増強やシステム変更をオンデマンドで実現可能

クラウド利用の場合、システムの増強や入れ替え、削除といった変更作業はポータル画面上から容易に操作できます。サーバー機器のサイジング作業や構築作業からも解放されるというメリットがあります。

災害などのイレギュラーの際にセキュリティが固い

クラウドサービスの場合、自社とは離れた位置にあるデータセンターを利用します。
東日本大震災や阪神大震災のような大きな災害が発生して事業所が被害を受けた場合でも、事業所から離れたところにある基幹システムは止まらないので、企業のBCP対策として、有効に機能するでしょう。

BCP対策については以下の記事も参考にご覧ください。

BCP対策(事業継続計画)とは | 策定・運用の必須ツール紹介 | ボクシルマガジン
ビジネスを継続させるBCP(事業継続計画)対策は万全ですか?地震や火災などの自然災害やサイバー攻撃はいつ起こるかわ...

いつでも、どこでも利用できる

自社運用で基幹システムを運用している場合、自社のデスクやパソコンなどの固定の環境でしか作業が行えません。しかし基幹システムをクラウド化した場合、インターネット環境さえあればいつでもどこでも利用できるため、必ずしも社内にいる必要がありません。

そのため、社外での作業が多い営業職やテレワークなどの場合でも社外から接続して業務を行えるため、生産性を高め効率的に仕事を進められるようになります。

常に最新にアップデートされる

プログラムは制度改正や不具合修正、アップグレードなどで不定期に更新が発生します。そのたびに手作業で更新を行うのは手間がかかるうえに、通常業務の妨げにもなるため、運用や管理面でコストが発生してしまいます。

一方、基幹システムをクラウド化すれば、作業者が逐一作業を止めてプログラムをインストールしなくても自動的に更新されるため、常に最新の状態で作業を行えるようになり、コスト削減が可能です。

セキュリティの問題も解決

自社運用で基幹システムを管理する場合、セキュリティの問題が付きまといます。特に最近は管理ミスによる情報漏えいやサイバー攻撃など、企業を取り巻くリスクが高まっていることもあり、膨大なコストをかけて対策を行うのは困難です。

一方、クラウドであればほとんどの場合独自の堅牢なセキュリティ対策を行っており、自社で対策を取るよりも安全で手間やコストを掛けずに最新のセキュリティで情報流出を防げるようになります。

外部との共有も楽々

基幹システムをクラウド化すれば、社外の関係者ともデータを簡単に共有できるようになります。

そのため、税理士に仕訳データやバックアップデータを送ったり、社会保険関連の申請を行うために社会保険労務士に個人情報や給与情報を送るといった作業の手間を省けます。

また、クラウドであれば常にデータを最新の状態に保てるため、データをそのまま電子申請できるようになります。

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ZACは、クラウドコンピューティングの利用形態に対応した基幹業務システムです。クラウドによるサービスの提供により、新たな設備投資・設備購入は不要となり、高度なIT知識をもった専任担当者も不要となります。利用する企業は、電気やガス・水道を利用するように、必要な設備を利用した分だけ支払えるようになり、初期コストを大幅に低減可能になります。

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GEN(ジェン)は、バックオフィス業務を効率化する中小向けのクラウドERPです。AI技術がノンプログラミングでのカスタマイズを可能にし、管理体系の変化や帳票の仕様変更も柔軟に対応できます。管理レベルは高く、運用ハードルは低くなるように複雑な仕様を一掃したことに加え、ECサイトのような親しみやすいUIを採用することで、多くのユーザーが満足する高い定着度を実現しました。現在は7つの業種にフィットするクラウドERPを提供しており、どんな業種でもほぼ思いどおりに利用できます。

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「NetSuite」については、以下の記事もご覧ください。

NetSuite(ネットスイート)の導入事例、基本機能・使い方 | クラウドERP解説 | ボクシルマガジン
「NetSuite(ネットスイート)」は、ERP、財務会計、CRMといった機能を持つクラウド型業務アプリケーション...

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基幹システムをクラウド化する際の選定ポイント

クラウドERPの選び方ガイド

クラウドERPを選ぶときのポイントとしては、以下の3つが挙げられます。

  • 会社の規模に合わせた適用範囲
  • 管理画面のUIが使いやすそうか
  • 導入目的に合っているかどうか

クラウドERPの選び方ガイドでは、より詳しいクラウドERPの選び方や、関連する時事ニュース、メリット・デメリット、導入事例、サービスの詳細などの情報を掲載しています。ぜひご覧ください。

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セキュリティに問題はないか

サイバー攻撃に対抗するために十分なセキュリティ対策をとることは、企業にとって重要視すべき命題です。そのため、自社運用と同レベル以上のセキュリティが担保されているかどうかを導入前に確認する必要があります。

たとえば、ISO 27001を取得しているかどうかを選定の基準にしたり、サイト上にセキュリティホワイトペーパーが公開されている場合は自社のセキュリティポリシーに合致しているかどうかを確認するようにしましょう。

カスタマイズできるかどうか

基幹システムをクラウド化する場合、企業が期待しているサービス要件を満たしていることは必要不可欠ですが、あとからカスタマイズができるか否かも選定する場合の重要なポイントとなります。

企業の基幹システムの中にはどうしてもシステムに合わせられないものがあり、それが企業の強みとなっている場合もあります。そのため、クラウド化した後でも柔軟にカスタマイズできるサービスを選ぶようにしましょう。

コストやUI

一般的に、クラウドサービスは多くの企業にサービスを利用してもらうため、最大限の効果が得られるよう標準化された性能や仕組みになっています。それまでに企業独自の運用を行っていた場合、システムに合わせることが難しい場合があります。

そのため、既存の基幹システムとの使い勝手の違いを検証し、UIなどは社員が使いやすいものを選ぶ必要があります。また、既存システムを運用する場合とクラウドを利用する場合のコストの差も比較し、検討するようにしましょう。

基幹システムの再構築とクラウド化を検討しよう

基幹システムはその名のとおり企業の業務の基幹を支えるシステムです。

しかし、一度構築してしまえば終わりではなく、外部環境の変化に応じて定期的に見直しをしなければなりません。

基幹システムを再構築するとなると、IT担当者だけでなく直接的に業務に関わる担当者や社外の利害関係者も巻き込んでの対応も必要となります。

近年は、基幹システム(ERP)をクラウド経由で利用するケースも増えてきています。
そのメリットは導入や運用保守に関わるコストの削減だけでなく、企業のBCP対策としても有効という点があります。これからERPの再構築を検討されるのであれば、その選択肢のひとつとしてクラウド化を検討するのもよいでしょう。

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