簡単年調 導入事例 1,000人分の資料印刷からの解放 申告内容の確認まで委託できることが決め手に
・メーカー/製造系
・従業員数 1,001人以上
・人事総務
・部長・課長クラス
導入前は1,000名分の書類を休日出勤で印刷。資料の封入、回収、データ化で委託費用は約100万円に
―――まずは、簡単年調導入前の年末調整の業務フローと課題について教えてください。
それまでは紙で年末調整を行い、その後、紙からデータ化をして、給与ソフトのOBIC7に情報を取り込んで年末調整を行っていました。
―――紙の運用で、どのような点が課題だったのでしょうか？
わざわざデータ化しないといけないので、人手と時間がかかっていました。
特に印刷が大変でした。 従業員に配布する年末調整の資料を印刷するのですが、対象が1,000名ほどいるため時間を要します。コピー機を占拠して使えなくなってしまうため、平日の業務時間中ではなく、土日どちらかに出勤して1日かけて印刷していました。
―――印刷以外の工程はいかがでしたか？
印刷をかけたものは、一旦紙で折って封入をして従業員に配りますた。自社の人事部担当だけでは足りず、その時だけ他部署の人に手伝ってもらったり、業務委託を使用していました。 封入、回収、データ化については外部の委託さんを使っていて、約100万円ぐらいかかっていたと記憶しています。
―――回収やデータ化の作業にも課題があったのでしょうか？
はい。まず回収ですが、遠隔地に勤務している従業員もいるため、先方は出しているつもりでもまだ到着していないといった、配達の遅れで思ったとおりに回収ができないことがありました。 また、データ化の工程で、何回も何回も確認をしてデータにミスがないか確認していたのが、かなり時間をくって大変でした。
申告内容の確認まで委託できる唯一のサービスだったことが決め手に
―――年末調整ソフトの選定は、どのように進めましたか？
確か3社ぐらい比較していました。SmartHR、オフィスステーション、それと今回導入した簡単年調の3つです。
―――最終的に「簡単年調」を選んだ決め手は何だったのでしょうか。
従業員から出てきた年末調整の内容を「確認する」というフェーズも委託できるソフトを探していました。 そういったサービスを提供しているのが、簡単年調を提供しているエコミックだけでした。
―――導入後の業務フローを教えてください。
給与ソフトのOBIC7に入っている保険料のデータや扶養の情報などを、簡単年調のシステムに取り込みます。従業員へのアナウンスは、簡単年調のシステムからすべて行っています。
―――導入によって削減できた工数を教えてください。
削減できたのは、紙の印刷、配布、回収、データ化という部分になります。 紙の配布も回収作業もすべてなくなりましたので、ここはもうゼロです。印刷のために土日に丸一日出勤していた作業もなくなりました。
―――コストについては、どのように評価されていますか？
人件費は削減できましたが、ランニングで払う金額は以前より増えたと思います。ですが、紙でやっていた時代は多数の工数がかかって時間も取られてい たので、その部分が楽になったのが一番の効果だと感じています。
従業員からの使い方の質問はエコミックのサービスセンターへ案内。ただし年末調整の期間はつながりにくい
―――導入時の従業員の反応はいかがでしたか。
わざわざ紙で提出しなくてもいいということで、「楽になった」という従業員の声が多かったです。 ただ、初年度についてはやはり慣れない部分があり、操作方法や入力方法が分からないという声はありました。
―――どのように対応されたのですか。
そういった部分については、エコミックのサービスセンターに連絡するようにお願いをしていました。 社内では、変更内容をイントラサイトに載せながら「こういうふうに変わりますよ」というアナウンスを何回もしました。
―――サービスセンターの評判はいかがでしたか。
私どもの会社だけではなく、他の会社さんも利用されているので、やはり年末調整の期間になると問い合わせが殺到して、なかなかサービスセンターにつながらないという声がよくありました。
―――導入後のサポート体制はいかがですか。
半期に一度の状況報告がきっちりあるので、特に問題はありません。 一方で、サービスセンターにつながりにくい部分や、対応されている方の力量によって対応方法に良し悪しが出ているのではないかという点は少しきになります。
―――今後、システムや制度に期待することはありますか。
これはサービス側ではどうにもならない国の問題になりますが、データで提出した控除証明書などを、わざわざ紙で出さないといけないというのがなくなるといいですね。
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