楽楽精算 導入事例 入力が「1件5分」から「月5分」へ 機能とコストのバランスを評価
・従業員数 51〜100人
・経理・財務
・部長・課長クラス
導入前の課題：出張先から申請できず、月次決算に遅れも。紙とExcelの限界
―――まずは、楽楽精算導入前の経費精算業務における体制と、当時抱えていた課題について教えてください。
導入前は、Excelの申請フォームに各自が入力し、それを紙に出力して回覧・承認するというフローでした。 最大の課題は、「紙」であることによる物理的な制約と手間の多さです。申請者はネットで経路を検索して金額を手入力し、紙に出力してファイリングする必要がありました。
―――紙運用ならではの弊害は、具体的にどのような場面で起きていましたか？
例えば、出張中は申請が出せないため、オフィスに戻ってからまとめて処理する必要がありました。 その結果、月初の締めに間に合わず、翌月に数ヶ月分をまとめて申請する社員も出てきてしまい、会計上の経費計上が適切に行われないという問題が発生していました。対象者に改善を促すなど、社内的な対応にも追われていました。
また、経理担当者側でも、経路や領収書との突合を目視で行うため、1件あたり15分程度のチェック時間がかかっていました。さらに、会計システムへの入力も手入力だったため、1件あたり5分ほどの工数を要しており、経理部全体の負担になっていました。
決め手は「自社規定に合わせたエラーチェック」。機能とコストのバランスを評価
―――経費精算システム導入を検討されたきっかけと、どのように比較検討されたかを教えてください。
工数削減による業務効率化を目指し、4社ほどのシステムを比較検討しました。 Concur Expenseなどの高機能なシステムは費用が高額で、逆にジョブカン経費精算、[freee支出管理 経費精算Plus]などの安価なシステムは機能面で物足りなさを感じました。
―――その中で、楽楽精算を選定された決め手は何だったのでしょうか？
会社の規定に応じたエラーチェックを柔軟に設定できる点が最大の決め手です。 導入の主目的がチェック工数の削減だったため、自社のルールに合わせた自動チェック機能は必須でした。
また、クレジットカード連携が可能だった点や、導入実績が多くメジャーなサービスであるという安心感も選定理由の一つです。 費用面では、他社より少し高い部分もありましたが、機能の充実度を考えると十分に納得できる範囲でした。
会計入力が「1件5分」から「月5分」へ。申請者・経理双方の負担が激減
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
劇的な効率化が実現できました。 申請者は、交通系ICカードの取り込みやスマホでの領収書読み取り（OCR）などを活用することで、1件あたり数分で申請が完了します。 経理側のチェックも、事前に設定したエラーチェック機能のおかげで、1件あたり1分程度に短縮されました。
―――会計システムへの連携業務についてはいかがでしょうか？
以前は1件ずつ手入力で5分かかっていましたが、導入後は月次のデータをCSVで一括取り込みする運用に変わりました。これにより、1ヶ月分のデータ取り込み作業自体が5分程度で終わるようになりました。
―――全社的な削減効果としては、どのくらいの規模感になりますか？
会社全体で見れば、月間で数百時間の工数削減、労務費換算で数十万円程度の削減効果が出ていると推測されます。 ただ、金額的な効果以上に、申請者およびチェック担当者の心理的・実務的な負担が大幅に減ったことが一番の成果だと感じています。
定着の鍵は「マニュアルの視覚化」。今後はサポート体制の充実に期待
―――導入時、社内への定着で苦労された点はありましたか？
従来の「現金精算・即払い」から「銀行振込（月次払い）」への変更に対し、一部の社員から反発がありました。また、新しいシステム操作への不安の声もありました。
そこで、スクリーンショットを多用した視覚的に分かりやすいマニュアルを作成し、全社員向けの説明会では実際の操作画面を見せながら解説を行いました。また、エラーチェックのメッセージを分かりやすく修正するなど、運用しながら改善を重ねることで定着を図りました。
―――最後に、楽楽精算の総合評価と今後の期待について教えてください。
10段階で評価するなら7点です。 機能面とコスト削減効果には満足していますが、マイナス要因としてはユーザーインターフェース（見た目）が少し古い点と、サポート体制です。 導入後の電話サポートが有料となるため、現在はメールで問い合わせていますが、レスポンスに時間がかかることがあります。チャットなどでタイムリーに回答をもらえる体制があれば、より評価は高くなると思います。
今後は、新幹線の予約サービス（EXサービスなど）や、より多くのクレジットカードとの連携が進むことで、さらなる利便性向上につながることを期待しています。
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