数を打つのではなく”1人に刺す”　AIと泥臭い運用で成果を改善する採用代行「ウィルオブ・パートナーのRPO」

スカウトの送信、候補者との日程調整、応募対応に面接の設定。採用担当者の1日は、手を動かす業務であっという間に埋まっていきます。本来向き合うべき採用戦略や候補者体験の設計に、手が回らない。そんな悩みを抱える人事部門は少なくないでしょう。

こうした課題に対し、AIによる効率化と、電話やショートメールまで使う泥臭いフォローを組み合わせ、面接実施率を30%から70%へ引き上げるといった成果を上げているのが、株式会社ウィルオブ・パートナーが提供するRPO（Recruitment Process Outsourcing、採用代行）サービスです。

今回は、同社 RPO事業責任者の小林祐樹氏に、サービスの全体像から成果事例、AIと人の役割分担、そして今後の展望まで詳しくお話をうかがいました。

＜お話をうかがった方＞
株式会社ウィルオブ・パートナー
RPO事業責任者
小林祐樹氏

スカウトから面接対応まで実務を代行　リファラルやアルムナイまで一気通貫で伴走

――まずは、ウィルオブ・パートナーが手がけているサービスについて教えてください。

小林氏：弊社が提供しているのは、企業の採用活動を支援するRPOです。スカウトの送信、候補者との日程調整、面接対応、母集団形成、歩留まり改善、広告の出稿運用といった採用実務を、採用のプロが代行しています。

ウィルグループが長年人材採用に携わってきたノウハウと、弊社ならではのリファラル採用（社員の紹介による採用）支援で培った採用プロセス全体の知見。この2つを掛け合わせ、採用チャネルの選定から運用まで一気通貫で伴走している点が特徴です。

――採用代行を掲げるサービスは他にもある中で、御社ならではの違いはどこにあるとお考えですか。

小林氏：大きく3つあります。

1つ目は、リファラル採用のコンサルティング支援で累計1,000社以上を支援してきた実績です。そこで得た深い企業理解と、伴走型の支援スタイルが土台になっています。

2つ目は、人材サービス大手のウィルグループ、なかでも親会社であるウィルオブ・ワークが20年にわたって培ってきた採用ノウハウを提供できる体制です。弊社の社員は、半数がウィルオブ・ワークの出身でもあります。

3つ目は、対応できるチャネルの幅です。媒体、エージェント、ダイレクトリクルーティング（企業が候補者へ直接アプローチする採用手法）に加えて、リファラル採用やアルムナイ採用（退職者の再雇用）まで一気通貫で支援できる、数少ないRPOサービスだと考えています。

AIと“泥臭い”運用の両輪　面接実施率が30%から70%になった事例も

――伴走型という言葉自体はよく聞きますが、御社の場合、日々の支援のどんな場面にそれが表れているのでしょうか？

小林氏：一般的には、採用の実行の部分で指示通りに動くBPOにとどまる企業も多いかと思います。弊社はツールを使いながら、採用を最大化するための手段や方法そのものを代行しています。

例えばスカウト代行では、送信作業だけを請け負うのではありません。候補者の職務経歴書から具体的なスキルを拾い、1通ずつ文面に手を加えています。「数を打つ」のではなく「1人に刺す」。ここにはこだわりを持って取り組んでいます。

お客様とのミーティングやレポートは基本的に週次で、返信率、面接実施率、採用数といったKPIを見ながらすぐにPDCAを回していく。この動きの早さが、伴走している実感につながっているのではないかと感じています。

――1通ずつ職務経歴書を読み込んで書き分けるとなると、相当な手間がかかりそうですね。

小林氏：そこはAIを活用しています。候補者と求人のマッチングをAIで行い、経験やスキルの面で必須条件と歓迎要件を明確に定義することで、そもそも送るべきターゲットなのかを判断する。この定義と判断が非常に重要です。そのうえで、その方のレジュメを読み込んでスカウト文面をカスタマイズしています。

AIを使うことで時間も短縮できますし、精度も上がっています。結果としてスカウト返信率や、そこからの面接実施率も向上しています。

――AIで絞り込んで、人が仕上げる。その役割分担にたどり着いた背景には、何かきっかけがあったのでしょうか？

小林氏：リファラル採用のご支援を通じて、人事の皆様が本来注力すべきコア業務ではなく、ノンコア業務に多くの時間を割かれている現状を、私たちは間近で見てきました。だからこそ、人事の方々にはコア業務へ集中していただきたいという思いを持っています。

リファラル採用で培った本当に重要な採用ノウハウと、AIを掛け合わせる。それによって、単なる工数代行ではなく、採用成果を最大化するパートナーとしてコミットする。この姿勢を大切にしています。

――実際に、その組み合わせで成果が出た事例はありますか？

小林氏：飲食店を経営する企業様で、応募対応、日程調整、面接代行を行っているのですが、面接の実施率がもともと30%だったところを、70%まで引き上げた実績がございます。

このお客様は、工数が減っただけでなく採用数そのものが増えたことで、広告の応募単価も下げることができました。全体で見ると、広告費そのものを下げることにもつながっています。非常に喜んでいただいて、「まさにパートナーにふさわしい」というお言葉をいただいたのが印象に残っています。

スカウト代行においても、返信率が上がっている企業様が7割になります。

――30%から70%、2倍以上の改善です。何がその差を生んだのでしょう。

小林氏：スピードと数が大きかったと考えています。

応募してすぐに対応してくれる会社と、応募してもなかなか対応がない会社を比較した場合、候補者の方は当然すぐに対応してくれる会社に対して安心感を持ちますし、選考への不安もなくなっていきます。ですので、応募が入ったあとは即時で対応できる体制を整えています。

加えて、つながらない候補者の方や返信がない方に対しても、別途電話やショートメールを使ってご連絡することで接続率を上げています。効率化のご要望はもちろんありますが、面接実施率という点では、泥臭く連絡していくことも非常に重要な要素だと考えています。

ノンコア業務を代行し、人事担当者は面接やアトラクトに集中　採用成果の改善に

――ご相談に来られる企業は、どのような状態にあることが多いのでしょうか？

小林氏：よくあるのは、スカウト業務や面接の日程調整といった、時間のかかる採用オペレーションに人事担当者の工数が取られてしまっているケースです。

特に従業員数500名以上の企業様では、すでに何らかのRPO企業を利用されているケースがほとんどですが、価格や柔軟性、成果に課題を感じていらっしゃるところも多いです。また、母集団形成がうまくいかず、複数の採用チャネルをうまく使い分けられていないというお悩みもよくうかがいます。

また、選考数を優先するあまり事務的な面接になり、面接から内定への歩留まりが悪化しているという企業様から、面接内容そのもののコンサルティングをご依頼いただくこともあります。

――工数が取られている、というのは具体的にどのくらいの状態ですか？

小林氏：スカウト業務や日程調整は、採用オペレーションの冒頭部分にあたります。この冒頭部分は、頭を使うというよりも〜手を動かすことに時間を要します。ここに人事の方が時間を投資してしまうと、中盤から後半にあたる面接やアトラクト（候補者の入社意欲を高める働きかけ）、内定に向けた候補者体験に時間が取りにくくなります。

実際に「面接やアトラクトに時間を割きたいのに、ノンコア業務に時間を取られて内定率が下がってしまっている」というお話をいただいたこともありました。最も時間を取られている企業様ですと、ノンコア業務で1日が終わってしまうという人事の方もいらっしゃいます。契約しているスカウト送信枠を使いきれず、母集団形成にも支障が出てしまっているというケースもありました。

――1日がノンコア業務で終わってしまうというのは、かなり深刻ですね。そうした企業には、何から着手されるのですか？

小林氏：まず、人事の方が1日の業務の中で何にどれぐらい時間を使っているのか、その分析からスタートすることがあります。1日の過ごし方を確認しながら、不要な業務や代行できる業務を切り分け、本当に取り組むべき業務に注力できるよう体制を整えていきます。具体的な事例では、約6時間分の業務は代行できるという判断になった企業様もいらっしゃいました。

――6時間、ほぼ1日分ですね。空いた時間で、採用成果自体はどう変わったのでしょうか？

小林氏：導入後の業務時間削減率は、最大で60%を超えています。そして削減した分の時間を、採用オペレーションの中盤から後半に投資していただくことで、採用成果は1.7倍まで上がりました。

――工数が減っただけでなく、成果が1.7倍。こうした改善が出やすい企業には、共通する特徴はありますか？

小林氏：傾向としては、年間を通して大人数を採用し続ける企業様や、採用予算を多く持っている企業様ですね。ノンコア業務も増える傾向にあるので、そこを代行することでコア業務の厚みが増してくる、という印象を持っています。人事部の人数が多く、多くの部署を抱えている企業様にも多いと思います。

全国に支店を展開されているSES（システムエンジニアリングサービス）の企業様の事例もそうでした。顧客の案件によって採用するスキルや勤務条件が変わる企業様で、各エリアの人事の方が広告やスカウト、日程調整、面接実施までを分担されており、現場との連携だけでも非常に工数がかかっている状態でした。

そこを弊社が請け負うことで、人事の方は調整のみに時間をかけられるようになり、面接やアトラクトの時間を多く取れるようになった。結果として採用数を向上させることができた事例です。「プロに任せることによって精度も上がるし、自分たちの本来やりたい業務への集中ができるので、本当に助かっています」というお言葉をいただきました。

丸投げではなく二人三脚　1〜2分で埋まるシートが伴走の精度を支える

――一方で、任せる側にも準備が必要そうです。企業側で意識しておくべきことはありますか？

小林氏：私たちにお任せいただく分、逆に企業様からは情報をきちんと渡し続けていただくこと。ここを意識していただけると、成果が大きく変わります。

スカウト文面のパーソナライズも面接後のフィードバックも、企業様の内部にしかない情報がベースになります。「この候補者に会ってみてどうだったか」「今回のポジションで本当に響くポイントは何か」といった生の情報を、些細なことでも共有していただけると、私たちはすぐに次の一手に反映できます。

逆に「任せたので、あとはお願いします」と情報の共有が止まってしまうと、どうしても文面や戦略が一般的なものに戻ってしまい、伴走型ならではの精度は出しにくくなります。丸投げではなく二人三脚で走っていただくことが、サービスを最大限活かす一番のポイントです。

――そこまで一緒に走ってくれるのは心強いですね。一方で、依頼する側としては「任せた以上はお願いしたい」という気持ちも出てきそうですが、そこはどうすり合わせているのですか。

小林氏：実際、そこが導入時のハードルの1つになります。お任せいただく以上、丸ごと巻き取ってもらえるんですよね、という期待を最初はお持ちになっている場合もあります。ですので契約前の段階で、どんな情報をどのくらいの頻度でいただきたいかを具体的にすり合わせ、キックオフ時点で認識のズレが起きないようにしています。

もう1つのハードルは、費用対効果への不安です。特にスカウト代行は単体で見ると成果が見えにくく、本当にこの金額に見合うのかと慎重になられる企業様が多いです。ただ、ペルソナ（想定する候補者像）のインタビューを通すと、スカウトには一次認知の役割もあることがわかります。スカウトを見て認知し、後日ご自身で応募される、もしくはエージェントから紹介があったときに「以前見た企業だな」と思って応募に至るケースがあるんです。

契約締結後、即日から運用を開始できる体制を整えているのも、立ち上がりのスピード感で不安を払拭したいという思いからです。

――お願いする側からすると、事前に「何をどれくらい出せばいいか」まで決めておいてもらえるのは助かりますね。運用が始まってからも、情報を出し続けてもらうための工夫はあるのでしょうか？

小林氏：一番効果的なのは、キックオフの段階でフィードバックの「型」を一緒に作ってしまうことです。

「情報を共有してください」とだけお願いしても、企業様側も何をどこまで書けばいいのかわからず、工数がかかって結局続かなくなってしまいます。そこで私たちは、候補者と会ったあとに1〜2分で埋められる簡単なフィードバックシートをご用意しています。よかった点、気になった点、温度感だけをチェックしていただく形です。

二人三脚というと聞こえはいいですが、実際には企業様に負担をかけずに、情報だけは絶やさない仕組みを用意することが大切だと考えています。

――1〜2分で終わる形なら、忙しい現場でも続けられそうです。ほかにも、企業側の手間を増やさないための工夫はありますか？

小林氏：さまざまな媒体を使うため応募者情報の連携で工数が発生することもあるのですが、共通のアカウントを管理し、クラウド上で作業をすることで、進捗がすぐに見える状態を作っています。

候補者の個人情報をお預かりする以上、セキュリティ面も重要です。弊社はPマーク（プライバシーマーク）を取得しており、社内外のルール整備はもちろん、社員教育もしっかりと行っています。

AIが効率化するほど人の価値は際立つ　候補者に選ばれる時代の採用CXまで設計する

――ここまでうかがっていると、実務の代行という枠を超えた関わり方をされている印象です。サービスを作るうえで、最も大事にされている思想は何でしょうか？

小林氏：単なる作業代行ではなく、企業様の採用活動そのものに深く入り込む伴走支援でありたいと考えています。

スカウト代行1つ取っても、単純にスカウトを送るだけではありません。応募から入社に至るまでの採用CX（Candidate Experience、候補者体験）を一緒に設計することを大切にしています。「会社が候補者を選ぶ時代」から「候補者に選んでいただく時代」に変わってきているからこそ、工数代行というオペレーション業務の中にも、この視点を意識して設計しています。

――生成AIの普及は、この領域にも大きく影響しそうです。市場の変化をどう見ていらっしゃいますか？

小林氏：大きく2つの変化を見ています。

1つは、生成AIによってスカウト文面の作成や候補者対応の一次スクリーニングなど、定型的な業務がどんどん効率化されていく流れです。これ自体は歓迎すべき変化で、私たちも積極的に取り入れていきたいと思っています。

もう1つは、AIで効率化できる範囲が広がるほど、逆に人が介在する価値がより際立つようになるということです。候補者一人ひとりの温度感を見極めたやり取りや、フィードバックを通じた信頼関係の構築は、AIだけでは代替しきれません。実際、AIによる効率化が進んでいるにもかかわらず、採用代行・アウトソーシング市場全体としては伸び続けているというデータもあります。業務が減るのではなく、やるべきことの質が上がっている、というのが実感に近いです。

――効率化が進むほど市場が伸びているというのは、直感に反する動きで興味深いです。

小林氏：加えて、労働人口の減少や採用競争の激化を背景に、企業様が使う採用チャネルは今後さらに多様化していくはずです。媒体、エージェント、スカウトといった従来型のチャネルだけでは母集団形成が頭打ちになりやすく、リファラル採用やアルムナイ採用のような、社内外のつながりを起点にしたチャネルの重要性が増していくと見ています。

だからこそ、複数のチャネルを横断して最適化できる支援へのニーズは、今後さらに高まっていくはずです。歩留まり改善や採用プロセス設計といった、より付加価値の高いコンサルティング領域への展開も、引き続き進めていきます。

――最後に、採用に課題を抱えている企業のご担当者へメッセージをお願いします。

小林氏：スカウトの設計や送信、日程調整や応募対応、面接対応といった採用オペレーションに追われ、本来注力すべき採用戦略や候補者体験の向上に手が回っていない。そんな人事担当者様、企業様にこそ、ぜひ弊社を頼っていただきたいです。

単なる工数代行ではなく、経験や知識をフルに活かし、採用を成功に導くパートナーとして伴走します。無料での個別相談会も随時実施しておりますので、まずはお気軽にご相談いただければと思います。