freeeサイン
導入事例 Aさん
- 男性 30代前半
- 教育出版系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：数百件の紙契約によって生じた収入印紙・郵送費の負担と、契約管理の煩雑さ
―――電子契約システムを導入する前は、どのように契約に関連する業務を行っていましたか。
取引先からいただく契約書の中身を確認して、印刷・製本し、各役員の決裁を得たうえで、代表取締役社長に押印を依頼し、郵送で契約書をやり取りする流れでした。
―――当時、特に大きいと感じていた課題は何でしたか。
取引先からの契約書の到着遅延に加え、稟議や押印の停滞、郵送の遅延などが重なり、契約の完了までに長い期間を要していたことが課題でした。
また、収入印紙代や郵送費がかさんでいることも課題だと感じていました。
特に影響が大きかったのは、出版にあたって著作者に契約書を送る際、件数が200件から300件に及ぶ場合です。
レターパックで発送していましたので、件数分のレターパックの費用が毎回かかっていました。契約完了までに1週間から2週間程度を要していました。
収入印紙については、1件あたり2,000円から4,000円の収入印紙を必要とする契約が、年間30件から40件ほどあり、それだけでも大きな負担でした。
―――契約書の管理面でも課題がありましたか。
契約書の枚数が増えてくると必要な保存スペースがかなり大きくなってしまうこと、また対象となる契約書の保管場所を把握しにくい点にも不便を感じていました。
紙での保存と確認のフローはできていたのですが、担当部署の担当者が交代した際などに、過去の契約の流れをひとつひとつ紙で追わなければならないのが大変でした。
―――導入のきっかけは何でしたか。
取引先から電子契約での締結を求められることが増えてきたことです。法人契約の際に、電子契約に関する案内メールが複数回届くようになっていました。
印刷会社と契約を結ぶ際に電子契約を求められたのが特に印象に残っています。それを機に、社内で紙の保存・確認フローを見直す協議を行い、電子契約システムの検討を本格化しました。
費用・機能のバランスと電子帳簿保存法対応が決め手。3社を比較してfreeeサインを選択
―――どのような体制で選定を進めたのですか。
まず現時点で必要な要件を整理して、その要件を満たすと考えられる複数のシステムを選定し、実際にトライアル版を利用したり、システムの説明を受けたりしながら比較しました。
私はリーダーとして実務を担当し、料金やサポート体制も比較し、最終的な決裁は役員である上長が行いました。
―――比較したサービスはどのようなものでしたか。
クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、freeeサインの3サービスを比較しました。
―――freeeサインを選んだ決め手は何でしたか。
費用面と機能面のバランスを最も重視していました。freeeサインでは電子契約を行うだけでなく、経理業務で必要となる電子帳簿保存法にも対応していました。
また、過去に紙で契約していた書類についても、スキャンしてデータ化し、保存することが可能で、追加費用が基本的にかからない点も、費用と機能のバランスがよいと感じた大きな理由でした。
費用面では、アカウント数が増えると本来なら費用が上がるところ、交渉によって費用を大幅に抑えられたことも、メリットだと感じました。
妥協した点は特になく、導入前に知っておきたかったことも特にありませんでした。導入時の案内でかなり細かく教えていただいたので、想定外のことはありませんでした。
Wikiを活用して「よくある質問」を取りまとめ、定着を図る
―――導入後の周知・定着はどのように進めましたか。
社内サイトに導入のお知らせと運用マニュアルを掲載し、実際に使用する際には私が各部署の担当者に操作方法を説明していきました。
マニュアルを見ても不明点や質問が多く寄せられていたので、それらをWiki形式でまとめて「よくある質問」として載せることで、定着を図りました。
―――ユーザーからはどのような反応がありましたか。
過去に締結した契約書を検索・閲覧しやすくなったという声が多く寄せられました。
特に印象に残っているのは、契約書に複数の関連書類が付随している場合、紙で管理していたときには、すべての書類を一度に取り出して確認しなければ全体の流れを把握できなかったという点です。
一方、freeeサインでは主契約書と関連書類を紐づけて管理できるため、全体の流れを容易に把握できるようになったという声がありました。契約の担当者が交代した際に特に多く寄せられました。
押印依頼を半日程度に短縮。20件の契約処理が紙の場合の1～2日から、1日以内へ短縮
―――導入後、契約業務の流れはどのように変わりましたか。
現在はWordやExcel、PDFなどのデータで契約書を作成して、それをfreeeサインに取り込み、メールで先方に送信して締結・保存まで完了する流れです。freeeサイン上での操作だけで言えば、1時間程度で終わります。
担当部署の実務担当者が契約書の内容を作成し、私の所属部署が内容を確認して体裁を整えたうえで電子データ化し、契約締結までの一連の流れを担うという役割分担になっています。
―――導入前後での工数変化はいかがでしたか。
1日に20件ほどの契約対応をする場合で比較すると、紙だと1～2日かかっていた処理が、freeeサインでは1日もしくは半日程度で行えるようになりました。特に工数削減が大きかったのは押印依頼のプロセスです。
紙だと役員が会議や外出で不在のときに直接渡せず、相応の時間を要していましたが、freeeサインではシステム上で確認できるため、席を外していても、外出先や会議中でも即座に確認が取れる形になりました。
20件あれば押印依頼だけでほぼ1日かかっていたものが、半日程度で終わるようになっています。
―――費用対効果についてはどのように評価されていますか。
収入印紙が不要になったことの効果が大きいです。
1件あたり2,000円から4,000円の収入印紙を年間30件から40件ほど購入していましたが、基本的に不要になり、郵送費の削減や人的な工数の削減も合わせて、費用に見合っていると感じています。
freeeサインは10段階で10と評価しています。費用面と機能面のバランスがよく、電子帳簿保存法への対応や過去書類の保存といった点も含めて、現時点で不満な点はありません。
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