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クラウド契約におすすめのサービスを比較!

記事の情報は2022-05-31時点のものです。
クラウド契約はオンラインで完結する契約締結の方法で、契約書作成・締結の業務を効率化できます。印紙代がかからなかったり、契約締結までの時間が短縮できることが時間メリットです。 ボクシルではクラウド契約の特徴を説明し、メリット・デメリットやおすすめのサービスも紹介します。

クラウド契約とは?

クラウド契約とは、インターネット上で契約の締結や契約書の管理を行う方法で、電子契約とも呼ばれます。クラウド契約を扱うサービスの導入により、どの媒体からも必要な契約データにアクセスできるようになることが大きなメリットです。

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紙の契約とクラウド契約の違い

紙の契約とクラウド契約の最大の違いは、契約書に証拠能力を付与する方法です。

誰が契約書を作成したか証明する方法として、紙の契約は記名押印もしくは署名捺印が行われるのに対し、クラウド契約では「電子署名」という方法を用います。

電子署名は契約書の作成者を証明するとともに、改ざん防止の役割も果たすものです。証明には「認証局」という第三者機関の発行する電子証明書が用いられています。

契約書の送信側は情報を秘密鍵で暗号化し、公開鍵電子証明書を契約書に添付して送信します。受信者側は電子証明書が有効なものかどうかを認証局に確認し、電子証明書の有効性を把握したら公開鍵を使って情報を解読する、という仕組みです。

電子署名について、さらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

電子署名とは? 基礎知識と仕組みやメリット、電子サインとの違い
電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の真正性と非改ざんを証明する電子的な署名のことです。電子的に本人認証を...
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クラウド契約と紙の契約は、契約に要する時間も異なります。紙の契約は契約書を印刷して交付するか、もしくは郵送する必要があり、契約締結に1週間〜2週間程度を要することもありました。

一方で、クラウド契約はインターネットによるデータのやり取りで済むため、即時や当日に契約締結が可能です。

クラウド契約の法的効力

クラウド契約で作成した契約書も要件を満たせば法的効力があります。根拠となる法律は次の3つです。

法律名 制定 概要
電子帳簿保存法 1998年 従来紙でしか認められなかった契約書などの書類に関し、すべてまたは一部の電子データによる保存を認めたもの。
電子署名法 2001年 電子データにおける電子署名の効力を定めたもの。適切な電子署名には紙の契約書における署名押印と同じ法的効果を認めるとする法令。
e-文書法 2004年 従来紙で保管してきた契約書をスキャンして、データでの保管を認めたもの。

電子帳簿保存法が国税関係の文書に適用されるのに対し、e-文書法はさらに広く、民間事業者等においてこれまで紙での保存が義務付けられていた文書(一部を除く)に適用される法律です。

クラウド契約の利用状況

近年、国内企業におけるクラウド契約の利用状況は増加傾向にあります。2020年春のJEPDECの調査によると、従業員数50人以上の国内企業では約43%が電子契約化に取り組んでいるというデータが出ています。

また、総務省が発表した令和2年度の統計によれば、クラウドサービスを一部でも利用している企業は64.7%と過半数以上です。2013年のはおよそ33%だったため、2倍近く増加している状況です。

テレワークの普及にともないクラウドサービスの利用の増加が増えているため、クラウド契約は今後も広く普及していくと考えられます。

※出典:総務省|令和2年版 情報通信白書「企業におけるクラウドサービスの利用動向」(2022年5月10日参照)

クラウド契約の5つのメリット

クラウド契約の導入により、作成から保存までオンライン上で完結すること、業務が効率的になること、印紙代や印紙代などのコストが削減できることなど、多様なメリットを享受できます。

さらに、紙の契約書に比べて改ざんや紛失などのリスクが少ないという利点もあります。クラウド契約で得られるメリットを5つ紹介します。

作成から管理までオンラインで完結する

クラウド契約では、契約書の作成から契約締結、管理までオンライン上で完結することが大きなメリットです。

紙の契約書では、「郵便を受け取る」「押印する」といった作業のためにわざわざ出社しなければなりません。一方で、クラウド契約であればオンラインですべてが完了します。

業務効率化につながる

クラウド契約による2つ目のメリットは、業務の効率化です。印刷して封入・郵送するといった手間や時間のかかる作業がなくなり、一連の業務が簡略化されます。

契約書の内容に不備があった場合、紙の場合は作り直して印刷・封入など同じ作業を繰り返さなければならず非常に非効率でした。しかし、クラウド契約であれば修正は簡単で、再発行もすぐにできます。

コスト削減につながる

クラウド契約は紙の契約に比べコストがかかりません。オンラインでのやり取りになるので封筒代や郵便代がかからず、印刷や発送に伴う人件費もカットできます。

また、クラウド契約で作成した契約書は印紙代も必要ありません。印紙税の対象となる課税文書とは、「書面により交付されたもの」なので、クラウド契約の締結・送信はこのような課税文書にはあたらないからです。印紙代が不要になるだけでも、大きなコストカットにつながるでしょう。

また、クラウド契約なら保管スペースも必要ありません。これまで紙で保存していた契約書もスキャンをして電子データとしてまとめて管理でき、保管に関するコストも不要になります。

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改ざんや紛失のリスクが少ない

改ざんや紛失のリスクが少ないことも、クラウド契約のメリットです。物理的に保存する紙の契約書は、改ざんや情報漏えいや紛失などのリスクが高く、災害で消失する可能性もあります。

クラウド上に保存するクラウド契約の場合、アクセス権限を含めたセキュリティ対策を万全にすれば、リスクを大幅に減らせます。災害時でもデータが失われないように、提供会社がバックアップを取っているため、データ消失の可能性を最大限まで下げられます。

検索が容易になる

クラウド契約で保存した電子データは、検索も容易になります。紙で保存する場合、量が多くなるほど古い書類を探すのは大変です。

紙の契約書の場合、保管場所は普段利用している担当者だけが詳細を把握しているといった、属人的になりやすいデメリットがあります。担当が変わった場合、必要な書類が見つからないという問題も起こりかねません。

データ化されたクラウド契約なら、必要なキーワードの入力により誰でも簡単に検索できます。

クラウド契約の3つのデメリット

メリットの多いクラウド契約には、デメリットもあります。すべての取引先が対応できるわけではないことや、運用体制が変わるため慣れるまでに時間がかかるといった点があげられます。

クラウド契約の導入により考えられるデメリットを紹介します。

クラウド契約ができない取引先もある

自社でクラウド契約を導入しても、取引先がクラウド契約に応じてくれるとは限りません。紙の契約書からクラウド契約に変えることで業務の流れを変えなければならない企業、社内規定ですぐには導入できない企業も存在します。

クラウド契約システムでは、紙の契約書とあわせて一元管理できるサービスを提供しているところもあります。そのようなサービスを選んで運用するとよいでしょう。

紙と電子データの両方での契約を想定しておくことが重要です。

クラウド契約できない書類もある

一部の契約では、法令により契約書作成を書面で行うことが義務付けられています。それらはクラウド契約できないため注意が必要です。

これらは法律で「書面」という文言が使われ、紙による契約書作成が義務付けられている契約です。一例を挙げてみましょう。

  • 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
  • 宅建業者の媒介契約
  • マンション管理等の委託契約
  • 任意後見契約書

これらの契約は必ず紙の契約書を作成しなければならず、クラウド契約では対応できません。

契約が少ない場合はコスト増につながることも

契約数自体が少ない場合、クラウド契約サービスに支払うコストのほうが高くなる場合もあります。クラウド契約は、主に月額固定費または従量課金制を取っています。「契約数が多いのに従量課金のサービスを選ぶ」「契約数が少ないのに月額固定費になっている」という場合、余計なコスト増につながる可能性もあります。

クラウド契約サービスの導入で支払うコストと実際に得られるメリットを比較し、試算しましょう。

おすすめのクラウド契約サービス

クラウド契約のサービスは多くの会社が展開しており、提供している機能や料金はそれぞれです。契約の進め方や予算に合っていて、求める機能が搭載されているサービスを選ぶようにしましょう。

特に人気のある4つのクラウド契約サービスを紹介します。機能や料金などを比較検討しながら、導入する際の参考にしてください。

また、4サービス以外の詳細も知りたい方は、こちらから資料を無料でダウンロードしてご確認ください。

マネーフォワード クラウド契約 - 株式会社マネーフォワード

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  • 30人以下の企業であれば月額2,980円から利用可能
  • 契約の更新や解約時期をアラートで通知
  • 1か月無料のトライアルあり

マネーフォワードクラウド契約は紙の契約と電子契約を、共通の管理項目として一元管理できることが特徴です。契約更新や解約時期を知らせるアラート機能により、面倒な契約更新管理も必要ありません。契約書の閲覧権限も自由に設定できるなど、便利な機能が豊富です。

初心者向けの動画や解説記事などのコンテンツを多数用意しており、初期設定の代行も行ってくれる万全のサポート体制も特徴のひとつです。

クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社

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  • 日本の法律に特化した弁護士監修のサービス
  • 大企業での導入実績あり
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クラウドサインは、多数の大手企業に採用されているクラウド契約サービスです。クラウド契約の市場で2021年のシェアNo.1を獲得しています。100以上の外部サービスと連携できるのも優れたポイント。現在運用しているシステムとの連携で契約手続きがより便利になります。

セキュリティシステムも万全で、情報セキュリティマネジメントに関する国際標準規格「ISO 27001(ISMS)」の認証を取得しています。

※出典:クラウドサイン「 電子契約の国内標準クラウドサイン」(2022年5月10日閲覧)

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  • 契約書のワークフローを柔軟に設定
  • 紙の契約書も同時に管理できる
  • 口頭やメールの法務相談を同一システムで管理

ContractS CLMは、契約書の作成からレビュー、承認、管理まで、契約にまつわる業務を集約したクラウド契約サービスです。

電子契約の締結だけでなく、契約に関連する業務すべてを効率化できるのが特徴です。契約のワークフローは企業に合わせた柔軟な形に設定でき、法務相談のコメントや契約に関わる書類を契約書に紐付けることで、担当者がいなくても業務を共有できます。

ナレッジマネジメントの機能も充実しており、過去の相談内容や事業部とのやり取りをまとめ、いつでも検索が可能です。

クラウド契約管理

  • 基本料金、従量料金ともに業界最安水準
  • 導入後のサポートが手厚い
  • ユニークなURLを都度発行して不正アクセス防止

契約本数が少ない企業にお得なクラウド契約サービスです。基本料金は月額1万円で、毎月契約書10通までが料金に含まれます。11通目以降は従量制で、20通までは追加料金が月1,000円と格安です。

導入後のサポートも手厚く、オペレーターによる電話対応やリモートサポートで、クラウド契約のスムーズな導入ができるようにサポートしてくれます。

不正アクセス防止のためのセキュリティも万全です。文書データにアクセスするためにユニーク化されたURLが都度発行され、メールを受信した本人しか文書データを閲覧できない仕組みをとっています。

クラウド契約で契約業務を効率化しよう

電子契約とも呼ばれるクラウド契約は、従来までの紙面にて実施していた契約を効率化でき、テレワークにも対応できるサービスです。そんなクラウド契約の主なサービスは次のとおりです。

主な電子契約サービス

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