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会議の司会進行、うまくできますか？
これまでは会議といえば出席して発言するだけだった人も、司会を任されるようになったらどうすればよいでしょうか？昇進や異動、部下や後輩の加入など、あなたのポジションや環境が変わると、会議を仕切って進行させる役を任されるようになるでしょう。
会議の司会にもコツがありますが、決して難しいものではありません。今回は、司会進行でぜひ使ってみたいおすすめの方法や例文を7つ紹介します。
会議で使える司会進行のノウハウ・例文を7つまとめました
ポイント1：会議の目的を明確にする
会議は目的があって行われるものです。そしてその目的に沿った進行を行わないと、会議の最後になって「あれ？会議の結論がないぞ」といった事態になってしまいます。
まずは、会議の目的をきちんと理解しておくことです。
たとえば、ある問題点についての会議で司会をする場合、その会議は「問題点を出席者で共有する」のが目的か、「問題点の深掘りをするブレーンストーミング」なのかを考えます。あるいは、「問題解決の道筋をつけながら、すぐに対処すべきことを決める」のかなど、目的を正確に理解しておくことが重要です。
初めてのことで分からないという場合は、上司や同僚、そのテーマに詳しい人に「今度の会議では何がポイントになりそうですか？」と聞いてみるのがよいでしょう。
また、会議の目的を明確にするうえで便利なのが「アジェンダ」です。アジェンダは会議の議題をまとめておくもので、事前にアジェンダを作成して共有しておけば、会議中に議論がずれてしまっても方向修正しやすくなります。
無料でダウンロードできるアジェンダのテンプレートも用意していますので、気になる方は下の記事よりご確認ください。
ポイント2：進行の組み立てを考える
会議の目的が分かれば、その目的に合った会議の進行の仕方・組み立てを考えましょう。
ブレーンストーミングといった意見やアイデアを出すだけの会議であれば、会議の最初から最後まで、活発に意見を出し合ってもらうことだけを行い、結論を出さないというのが組み立てになります。
新規事業や新しい提案といった会議の場合は、「提案者による発表」「出席者による討議・質疑応答」「総括」「今後のアクション」という組み立てになります。討議や質疑応答は、提案があまり練られていないようであれば、少し長めに取りましょう。
ポイント3：司会進行の台本を考える
組み立てが決まると、次は関係者の役割をイメージして「台本」を考えましょう。
あなたがどのタイミングで司会をするのかはもちろんですが、出席者の誰にいつ、どんなことを発言してもらいたいのかをイメージすることです。
提案者による発表、社長や幹部による総括、というところはわかりやすいでしょう。
問題を議論する場合は、関係部署から広く出席者が集まるでしょうから、各部署から発言してもらうとよいでしょう。
ポイント4：台本通りにいかない会議は目的に戻る
会議を1万回司会してすべて成功させる、そんな人が世の中にいるとは思えません。大なり小なり会議の中で想定外のことが起きて進行がストップしてしまうことはあるでしょう。
そんなときに、司会のあなたはどうしますか？最も効果的なのは「会議の目的に戻る」ことです。
議論が白熱してしまい、会議のテーマから外れた発言が飛び交う。そんなときは「すみません、確認させていただきたいのですが、会議の目的は○○でしたよね？」と出席者に確認を求めるような表現で発言してみましょう。
ポイント5：会議で司会をはじめる基本例文
会議の司会には、必ずといっていいほど使うフレーズがあります。会議が始まり慌ててしまった場合でも、最初に決まり文句を入れることで落ち着きを取り戻す時間を作ることができます。
会議を始めるときは、「本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。今日は、○○について議論する（提案をしてもらう）、という場にしたいと思います。」
出席者に時間を意識してもらいたい場合は「本日の会議は○時○分までとなっておりますので、よろしくお願いいたします。」丁寧な言葉づかいがポイントです。
ポイント6：会議の途中や最後での基本例文
会議の途中で登場する基本例文をご紹介します。
質疑応答の時間になったら、「では次に、質疑応答に移ります。」や、「ではご意見やご質問をお願いいたします。」
さらに議論や発言をしてもらいたい場合は、「他にご意見やご質問はございますか？」や、発言してほしい人がいる場合には、「○○さん、何かございますか？」という表現で問いかけてみましょう。
そして、会議の最後には「本日の会議は以上になります。皆さま、ありがとうございました。」で締めくくります。
ポイント7：「うまく司会できるか」より出席者にどうしてほしいかを考える
最後は、心構えについてです。
特に緊張しやすい人やあがり症の人は、「うまく話せるかな」「失敗しないかな」といった心配をしてしまいます。会議を成功させたい!という思いがあるからこそなのですが、会議の進行がスムーズに進まないといった事態になりがちです。
このような場合はぜひ、「うまく司会できるか」より「出席者にどうしてほしいか」と考えながら話してください。
例えば、「今日の会議の目的は」と話し始めたら、うまく説明できるかどうかを気にするのではなく、「目的を出席者みんなに覚えてもらおう」と考えることです。
会議の司会進行において重要な要素のひとつが「議事録」です。なぜなら、会議進行中に出た意見をまとめる必要があるものの、複数の意見を正確に記憶しておくことは難しいからです。しかし、司会をしながら議事録を作成するのは大変でしょう。
そこで便利なのが議事録作成ツールです。
議事録作成ツールは、会議中の音声をもとに自動で文字起こしをするサービスが多く、会議中の議事録作成の負担を減らせます。また、アジェンダの事前共有機能や会議後のToDo管理機能などがあり、会議前後の作業も効率化できます。
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また、次の記事では議事録作成ツールの機能やメリット、ツール一覧をまとめて紹介しています。
会議の司会進行のポイントまとめ
今回は、司会を任されたときの会議進行のポイントや例文について7つご紹介しました。組み立てや台本を考えるなど、いずれも基本的なことばかりで、誰もがあらかじめ準備できるものです。
また、幅広く応用ができますので、さまざまなテーマの会議に使えます。
司会進行は会議にとって重要なことですが、もっと大事なのは「会議が目的を果たす」ことです。それに意識を向けながら司会をしてみましょう。
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