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営業メールの効果を増大させるたった4つのポイント!書き方・コツ・メリット

最終更新日:(記事の情報は現在から1265日前のものです)
営業メールの効果がイマイチ出ない…とお悩みのあなた。書き方においてたった4つのポイントを意識するだけで、効果は劇的に変化します。また、文面を作成するうえで欠かせないチェックポイントや、文章作成サービスについても紹介します。

営業メールとは

営業メールとは、一般的な営業活動のように、会社や個人へ訪問するのではなく、電子メールを用いて営業活動を行うことです。

メールでの営業活動は相手と顔を合わせる必要がないため、双方の時間を調整せずに手軽に利用でき、多くの企業が活用しています。しかし、その分ビジネス機会を作ることも難しいなどのメリットとデメリットがどちらも存在します。

ここからは、営業メールのメリットとデメリットを紹介します。

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営業メールのメリット

営業メールのメリットは、主に時間や場所を気にすることなく、こちらの都合のよいタイミングで行えることです。

それに加え、受け取る側も都合のよいタイミングで確認できるため、相手の話を聞く時間を確保する必要がなくなります。

営業メールのデメリット

営業メールのデメリットは、メールを読まれたかどうかわからない、顔が見えないため互いにコミュニケーションが取りづらいことです。

しかし、これらのデメリットは工夫次第で払拭できるため、次で紹介する営業メールのテクニックを理解しましょう。

営業メール活用のポイント

営業メールを活用する際に気をつけるべき3つのポイントを解説します。

顧客側に役立つ情報を提供する

売りたい気持ちが先行してしまい、一方的に商品説明や売り込みを行っても、相手はメールに対して返信したい気持ちがわかないものです。自身が同じようなメールを受け取った時に読もうと思わないものは人にも読まれません。

あくまで顧客にとって役立つ情報を提供することで、相手が興味持ちビジネスチャンスにつなげられる可能性が高まります。

伝える内容を絞り、要旨をわかりやすくする

サービスや商品のことを知ってもらいたい気持ちが強すぎると、かえってメールの文量が多くなり、読みづらいメールになるので注意しましょう。

そのため、メールで提供する情報を絞り、伝えたいポイントだけを簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。

また「顧客に具体的にどういう行動をしてほしいのか」を明確にメッセージとして伝えることが重要です。

問い合わせ先や質問先をわかりやすくする

相手が興味を持ったとしても、こちらの連絡先や営業時間が不明であると、それだけでチャンスを失ってしまいます。

そのため、問い合わせ先や質問先をわかりやすくし、問い合わせからレスポンスにかかるまでの時間なども明記することで、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。

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営業メールの書き方のコツ

実際に営業メールを書くうえでの具体的なコツを4つ解説します。

タイトルがすべて

ビジネスマンは毎日のように大量のメールを受け取り、その中でも優先順位を決めてメールの確認と返信を行います。

そのため、メールのタイトルで相手に興味を持ってもらえなければ、ただの迷惑メールとして受け取られ、メールを開かぬままゴミ箱に捨てられてしまいます。

メールはタイトルが命であり、読み手がすぐ理解できる長さで明確なタイトルをつけることがポイントです。

構成を工夫する

メールを開いてもらえたら、次は読み手の興味をひくような構成にする必要があります。まず最初に目に止まる挨拶や本文の内容を工夫し、読みやすく理解しやすい流れで書くことがポイントです。

そのため、挨拶のあとにはメールを送った目的をはっきり伝えましょう。

表現や文面のバランスをとる

メールの文章を書くときのポイントとして、表現や文面のバランスをとることが重要です。
営業メールの表現は固すぎても砕けすぎるのもNG。両者のバランスをとることがポイントです。

特にテンプレートのようなメールの文章や言葉遣いでは、相手が読む気をなくしてしまう可能性が高いため、テンプレートのコピペは厳禁です。

本文は一文を短く簡潔にする

メールは受け取る側のことを考えると、一通のメールを読むために長い時間はかけられません。メールの文章は長すぎる表現や周りくどい表現を避け、1文1文を簡潔に短く書くことが重要です。

読みにくい文章はそれだけでメールを閉じるきっかけになるので、だれが読んでも読みやすい文章を心がけましょう。

営業メールにおける注意したいポイント

営業メールで新規開拓するときは、やみくもに仕事をくださいと書くだけでは成約は困難です。ここでは、営業メールでは次のポイントに注意しましょう。

送信時間に配慮する

メールの送信時間帯には気を配りましょう。メールは24時間好きなときに送付できますが、企業宛ての営業メールは相手の営業時間内に送信するのが理想です。

営業時間外の送付でもマナー違反とはいえません。しかし、テレワークの習慣化でスマートフォンで仕事のメールを確認している方も多いため、深夜に通知が鳴って迷惑をかける可能性もあることを考慮しておきましょう。

業務開始直後、昼休み、業務終了直前などの、メールが確認されやすい時間帯を狙って送信してみてください。

初めて送る場合は注意する

新規開拓の営業メールを初めて送信する際は、相手によい第一印象を与えられるよう、特に注意が必要です。文章に自信がない場合は、営業メールの例文を参考にしながら相手に失礼のないようなメールを作成するようにしましょう。

資料の添付忘れに気をつける

業務資料の添付忘れやファイルサイズが大きすぎて添付できないなどは、よくあるミスです。送付前に必ず添付資料を確認してミスなく送信するように心がけましょう。

メールの対応はすぐに行う

営業メールをした相手から返信があったら、できる限り素早く対応するようにしましょう。せっかく相手が興味を持ってくれたにもかかわらず、長時間返信をしないのは印象がよくありません。そのうち相手に忘れられてしまい、その後のビジネス進展が厳しくなります。

今後よい関係を築いていくためにも、関心を持ってもらっている間に連絡することが大切です。

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メール文例集サイト3選

最後に、営業メールを書くうえで参考になるメール文例集サイトを3つ紹介します。

メール例文.com

メール例文.comは、ビジネスシーンですぐに使える例文や、定型フレーズを場面ごとに分けて紹介しています。社外向けや社内向けなど、あらゆるビジネスシーンに合わせた使い分けできるので、メールの作成に困ったときにはとても役に立ちます。

文例テンプレート集

文例テンプレート集は、ビジネスメールや文書で使える時候の挨拶などを中心的に紹介しています。日本の文化では季節に合わせた挨拶を冒頭に入れることが、ビジネスマンとして当たり前にできなくてはいけないスキルの1つです。用途に合わせて簡単にウェブサイト内を検索できるので、必要なときに見たい文章を検索できます。

文例集総合インデックス

文例集総合インデックスは、ビジネス文書でよく使われる例文を探せます。お礼状や案内状などのニッチなシーンから、依頼状やお詫びの返信などの日常的に使われるものまで幅広く紹介されています。多種多様なシーンで使える例文を紹介しているので、ニッチなシーンでの例文を知りたい人におすすめです。

営業メールを駆使して効果的な営業を

営業メールについてと、効果的なメールのポイントと書き方のコツについて解説してきました。ビジネスマンとして営業メールの送り方は知っていて当然のことであり、なかなか効果が出ない人は文面を見直す必要があります。

今回紹介したコツやウェブサイトを参考にして、営業メールのコツをつかみ、効果的な営業法を身につけましょう。

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