IT資産管理ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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IT資産管理システムとは
IT資産管理システムとは、ハードウェアやソフトウェア、ライセンス・バージョンなどを正確に把握し、適切に管理するためのシステムです。IT資産は大切な固定資産であるため、棚卸時の照合を確実に行うことはもちろん、正確でセキュアな管理が必要になります。
IT資産管理とは
IT資産とは情報処理を目的に所有する資産のことで、IT資産管理ではこれらを管理します。具体的には、パソコンやスマートフォンといった端末、オンプレミスのサーバーやLAN構築のためのネットワーク機器、プリンターやスキャナなどの周辺機器がIT資産に該当します。また、各端末にインストールされているOSやソフトウェアもIT資産の一部です。
次の記事では、IT資産管理についてよりくわしく解説しています。
IT資産管理の対象
ハードウェア・周辺機器
コンピューター本体やスマートデバイス、プリンターやスキャナー、メモリ・ハードディスクなどの周辺機器を含む、ハードウェア全般です。
ソフトウェア・ライセンス
IT資産として存在するすべてのハードウェアで利用されているソフトウェアが対象になります。ソフトウェアのライセンスをだれが利用しているのか、利用されていないライセンスはあるのかを把握します。また、バージョンアップの状況やセキュリティホールの修正プログラムも確認が必要です。
ネットワークインフラ
Ethernetケーブルやハブを含めた、ネットワークインフラも管理が必要です。
IT資産管理システムがもつ機能
IT資産管理システムがもつ代表的な機能を簡単に紹介しておきます。
ネットワーク検知機能
Wi-Fiをはじめとしたネットワークに接続されたハードウェアを検知して情報収集します。端末ごとの分類や不正接続のシャットアウトができる場合もあります。
ソフトウェア管理機能
収集した情報をもとにソフトウェアを特定し、ライセンスの管理や登録ができます。
ソフトウェア配布機能
アプリケーションやOSのセキュリティホールを修正したり、アップデートファイルを配布したり、自動インストールするためのスクリプトを設定したりできます。
リモートコントロール機能
メンテナンスやアップデートをリモートコントロールにて行う機能で、ヘルプデスク設置の際に有効です。
IT資産管理システムの導入目的
IT資産管理システムは管理業務を効率化するほか、 内部監査 や法令遵守にも重宝します。
ムダなIT資産の見直し
異動や入退職によって変化するIT資産の使用状況を見直します。使用状況を管理できていれば、「退職者の使用していないコンピューターがあるのに、入社した従業員用に新たなコンピューターを購入してしまう」状況を回避でき、IT資産を有効に活用できます。
セキュリティリスク回避
セキュリティ対策をしている企業であっても、 情報漏えい の事例は後を絶ちません。原因のほとんどが、外出先での端末置き忘れや紛失によるものです。IT資産管理システムなら、紛失時に機密情報をロックできるほか、許可されていないデバイスの使用を制限できます。
コンプライアンス違反回避
コンプライアンス違反は、IT資産管理システムでの監視により、故意であるかないかにかかわらず排除および防止可能です。たとえば、許可なく企業所有のコンピューターに、ファイル共有ソフトをインストールしてしまう従業員がいるかもしれません。
IT資産管理システム導入のメリット
IT資産管理システムを導入するメリットには、次の3つが挙げられます。
業務効率化
IT資産管理を行うことで、パソコンをはじめとしたIT資産を適切に把握し、効率的な運用が可能になります。
IT資産管理システムを導入すると、情報収集を自動化し効率化できるため、デバイスの状態やソフトウェアの状況を効率的に把握できます。
担当者が手作業で、一台ずつパソコンのOSやバージョンや、不要なソフトウェアがないかを確認する必要がありません。作業にかかる時間を削減でき、人為的ミスの防止にもつながります。
セキュリティ体制の強化
迅速なぜい弱性への対応が可能になり、セキュリティを強化できることもメリットです。
IT資産管理システムを利用することで、管理対象のパソコンのアップデート状況を一覧で確認でき、必要に応じて一斉にアップデートが可能です。パッチの適用漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
IT資産の有効活用
IT資産管理システムの導入により、無駄なコストを削減し、IT資産を有効活用できるようになります。
IT資産管理システムなら、使用していないパソコンやライセンスを容易に把握でき、不要な商品の購入を防げます。また、使用していないライセンスの解除も判断できるようになるでしょう。IT資産管理システムの導入により、IT資産を適切に活用できるようになり、コストの削減につながります。
IT資産管理システムのデメリット
IT資産管理システムを導入する際には、次のようなデメリットもあります。
社内ネットワークに接続されているデバイスが対象
IT資産管理システムは、社内ネットワークに接続されたパソコンの管理を対象としています。そのため、ネットワークに接続していないデバイスは、情報収集の自動化ができません。
IT資産管理を適切に行うためには、普段利用していないパソコンや電源を入れていない予備機も含めて、社内の全デバイスを把握する必要があります。
そのため、情報収集ができないデバイスも含めて把握し、管理可能な体制を整える必要があります。
セキュリティポリシーの策定が必要
IT資産管理システムを利用するには、自社の情報セキュリティポリシーを策定する必要があります。
たとえば、セキュリティポリシーで「USBメモリは使用しない」「許可したソフトウェア以外は利用しない」といった規定を定めた場合には、禁止行為を制御可能なシステムの選定が必要です。
どのようにシステムを利用するかを明確にしなければ、適切な活用はできません。まずは、セキュリティポリシーを定め、適切なシステムを選定する必要があります。
IT資産管理システムにてテレワークでもリスク回避を
IT関連機器は、使い方の統一が難しく、とくにテレワークやリモートワーク環境では、個人の裁量によるケースが多くなりがちです。
しかし、情報漏えいの原因のほとんどが従業員による不注意だとするならば、なんらかの対策は必須であるといえるでしょう。
ネットワーク経由でIT資産の正確な情報を収集、管理し、制限をかけられるIT資産管理システムは、ガバナンスやコンプライアンスを守っていくのに最適なシステムといえます。
データの重要性が高まるなか、どのような企業でもIT資産管理システムが必要となってくるでしょう。この機会に導入を検討してみましょう。
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