請求書受領サービスとは？受取電子化のメリットや比較ポイント

請求書受領サービスとは

請求書受領サービスとは、取引先から送られてくる請求書を受け取り、データ化して管理できるサービスです。

請求書の受け取りや保存、データ化、仕訳、振込データの作成などの経理業務を効率化できるメリットがあります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正にも対応しています。

請求書受領サービスのタイプ

請求書受領サービスには、大きく分けて次の3つのタイプがあります。

• 請求書の受け取りとデータ化を代行してくれるサービス
• 請求書のデータ化を自動化してくれるサービス
• 取引先に請求書を登録してもらうサービス

請求書の受け取りとデータ化を代行してくれるサービス

紙の請求書の受け取りからデータ化まで代行してくれるサービスです。サービス側では、受け取った請求書をスキャンしてデータ化し、クラウド上に保存します。スキャン作業からの手間がかからないことや、請求書の原本の保管が不要なことがメリットです。

また、原本保管や一定期間経過したら破棄まで行ってくれるサービスもあります。

機能・サービス内容

機能・サービス	詳細
請求書受け取り	郵送、メール、Webポータルなど、さまざまな方法で請求書を受け取ります。紙の請求書もスキャンして電子化することで、デジタルデータとして管理します。
データ化	AI-OCR技術を利用して請求書の内容を自動的に抽出します。請求書のフォーマットに関わらず、必要なデータを正確に取り込めます。
データ検証と修正	抽出されたデータの正確性、一貫性やフォーマットの整合性を検証し、必要に応じて手動で修正します。
データベースの更新	データ化された請求書情報をデータベースに登録し、いつでもアクセス可能な状態にします。データのセキュリティを確保し、適切なバックアップを行います。
原本保管	紙の請求書の原本保管を行ってくれるサービス。多くはオプション提供。

メリット

• 手間のかかる作業をアウトソーシングできるため、社内リソースの節約が可能
• データの正確性と一貫性が向上し、エラーを減少させる

請求書のデータ化を自動化してくれるサービス

自社に送られてくる請求書のデータ化を自動化してくれるサービスです。

スキャンした紙の請求書や、メールに添付されたPDFの請求書をアップロードするだけで、AI-OCRを用いて、請求書の内容を抽出・データ化してクラウド上に保存します。

また、保存した請求書データは検索や閲覧が可能です。手書き文字や異なるフォーマットの請求書でも読み取りデータ化ができるため、これまで入力にかかっていた作業負担を軽減できます。

機能・サービス内容

機能・サービス	詳細
自動データ化	PDFやスキャン画像をアップロードするだけで、AI-OCR技術を利用して請求書のテキスト情報を正確に読み取り、デジタルデータに変換します。複数言語や異なるフォーマットに対応する技術を搭載しています。
データ抽出と分類	請求書の重要なフィールド（日付、金額、取引先情報など）を自動的に抽出します。データを適切に分類し、フォーマットに合わせて整理します。
自動仕訳	受領した請求書の内容を自動でデータ化し、会計ソフトに取り込むことで自動仕訳します。手動でのデータ入力ミスや漏れを防ぎ、経理業務の効率を向上させます。
振込データの自動作成	全銀協のフォーマットにもとづいた振込データを自動的に作成し、振込業務の負担を軽減します。
承認ワークフロー	請求書の承認プロセスを電子化し、関係者間で効率的に回覧・承認できます。

メリット

• データ入力の時間を大幅に削減し、生産性を向上させる
• 自動化によるエラーの減少で、データの正確性が向上する

取引先に請求書を登録してもらうサービス

取引先に請求書を登録してもらうことが前提となるタイプです。取引先は、紙の請求書を発行する代わりに、請求書受領サービス上で電子的に請求書を登録し、導入企業に送信します。

導入企業は、請求書受領サービス上で電子的に請求書を受け取り、データ化や仕訳・振込データの作成が自動で行われます。このタイプは、紙の請求書の発行や受け取りが不要なことや、直接データのやり取りができるため業務効率が向上することが大きなメリットです。

機能・サービス内容

機能・サービス	詳細
取引先用ポータル	取引先がアクセスできる専用のWebポータルを提供し、請求書を直接アップロードしてもらいます。
データ入力支援	取引先が請求書情報を入力する際に、入力補助機能やフォーマットのテンプレートを提供します。入力ミスを減少させるためのリアルタイムなチェック機能も搭載しています。
通知機能	取引先が請求書をアップロードした際に、企業の担当者に通知が送信されます。承認や支払いのステータス変更も通知されるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。
承認ワークフロー	取引先がアップロードした請求書を内部で自動的に承認プロセスに乗せる機能。承認ステータスをリアルタイムで確認できるダッシュボードを提供します。
支払い管理	請求書の支払い状況を追跡し、期日管理を支援します。

メリット

• 取引先がみずから請求書を登録することで、自社の手間が大幅に軽減される
• リアルタイムでのデータ確認や承認が可能になり、処理速度が向上する

請求書受領サービスの導入メリット

請求書受領サービスを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 経理業務の品質やスピードが向上する
• コスト削減
• 請求書データの仕訳や振込データの作成が自動化できる
• キャッシュフローの最適化
• インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正に対応できる

経理業務の品質やスピードが向上する

紙の請求書を受け取った場合、開封や確認、保管などの手間がかかります。また、紛失や破損のリスクも無視できません。請求書受領サービスでは、請求書を電子化してクラウド上に保存できるため、受け取りや保存の手間が省けます。クラウド上に保存された請求書データは、取引先名や日付などで簡単に検索できるため、必要な請求書をスピーディーに見つけだせるのもメリットです。

請求書受領サービスには、請求書の承認フローを自動化する機能もあります。各担当者への承認依頼が自動で行われるため、承認の遅延を防ぎ、支払いを迅速に進められるでしょう。リアルタイムで承認状況を把握できるため、プロセス全体の透明性が向上します。

コスト削減

請求書受領サービスを導入することで、請求書処理にかかる人件費や紙の請求書の印刷や郵送にかかるコストを削減可能です。紙の保管スペースも不要になるため、オフィスの効率的な利用が可能になります。ペーパーレス化の推進になり、環境負荷の軽減にも寄与する点もメリットです。

また、自動化されたデータ入力により、手動入力時に発生しがちなヒューマンエラーを大幅に低減可能です。請求書データの正確性が向上し、修正作業にかかる時間とコストを削減できます。

請求書データの仕訳や振込データの作成が自動化できる

請求書は取引先によって形式が異なります。異なる形式の請求書を項目を一つひとつ処理する作業は、時間がかかるうえ、入力ミスが起こることも否めません。

請求書受領サービスを導入することで、異なるフォーマットの請求書に対してもデータ化や仕訳、振込データの作成が自動化できるため、経理業務の効率化や精度向上につながります。リモートワーク環境でも請求書の受領や処理が可能になり、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。

キャッシュフローの最適化

請求書受領サービスを利用すると、すべての請求書情報がリアルタイムでデジタル化され、いつでもアクセス可能です。未処理の請求書や支払い予定を迅速に把握でき、キャッシュフローの管理が容易になります。適切なタイミングでの支払いが可能になり、キャッシュフローの最適化が実現します。

インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正に対応できる

インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令への適合はもちろん、法改正するたびに仕様を変更しなければなりません。請求書受領サービスを利用すると、法令に準拠した形式で請求書を電子化できるため、法改正の反映ミスや手間が省けます。最新の法令にもとづいた請求書管理を行うことにより、コンプライアンスリスクを軽減できます。

インボイス制度について詳しく知りたい方は、次の記事を参照してください。

請求書受領サービスの選び方のポイント

請求書受領サービスを選ぶ際には、次のポイントを比較して選ぶといいでしょう。

• 自動化レベル
• 受領できる請求書の形式や方法
• 請求書の原本の保管期間
• 請求書のデータ化の精度や速度
• 他サービスやシステムとの連携
• 料金プランとコスト
• データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ対策

自動化レベル

請求書の受け取りからデータ化、承認フローの管理まで、どの程度自動化できるかを確認しましょう。高度な自動化機能があるサービスは、手動作業を減らし、業務効率を向上させます。

請求書の承認フローを効率的に管理できる機能があるかもチェックしておきましょう。承認者の設定、承認ステータスの追跡、自動リマインダーなどの機能があると便利です。

受領できる請求書の形式や方法

サービスによって受領できる請求書の形式や方法が異なるため、自社の取引先や業務の特性に合わせて、受領できる請求書の形式や方法を確認しましょう。

たとえば、紙の請求書だけでなく、PDFのような電子的な請求書も受領できるか、郵送やメールや専用アプリなどの受領方法の対応範囲についても確認しておきましょう。

また、請求書受領サービスが、請求書以外の帳簿（領収書や見積書など）にも対応できるかどうかも重要なポイントです。これにより、より広範な業務の効率化が期待できます。

請求書の原本の保管期間

請求書の原本の保管期間についても確認しておきましょう。請求書の保管期間は法人の場合は7年間（赤字が出た年度の請求書は10年間）、個人事業主の場合には5年間とされています。

また、インボイス制度に対応した適格請求書の場合は、個人・法人問わず7年間保管しなければいけません。

法人の場合、10年の保管期間を設けている請求書受領サービスを選ぶと安心でしょう。

請求書のデータ化の精度や速度

請求書のデータ化の精度や速度は請求書業務においても重要なポイントです。たとえば、AI-OCR技術の精度や人手によるチェックの有無、データ化された請求書の確認や修正の方法や時間など、データ化における詳細を確認しておきましょう。

また、請求金額・請求日・支払先口座・税区分など、自社が必要とする情報を正確にデータ化できるかを確認することも重要です。請求明細もデータ化できるサービスなら、品目ごとの仕訳作業を自動化できるため、業務効率が大幅に向上します。

他サービスやシステムとの連携

請求書受領サービスには、他のサービスやシステムとの連携についても確認することをおすすめします。

たとえば、会計ソフトや支払いシステムとの連携ができると、請求書のデータ化や処理だけでなく、会計業務や振込業務などの経理業務の一元化や効率化にもつながります。

料金プランとコスト

請求書受領サービスの料金プランやコストも選定の際の重要な要素です。自社の予算に合ったプランを選び、コスト対効果を考慮することが必要です。また、無料トライアルを提供しているサービスもあるため、まずは試してみるとよいでしょう。トレーニングやサポートが不要なほどシンプルな操作性のサービスなら、導入後の定着を促進します。

データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ対策

請求書受領サービスを利用する場合には、自社のセキュリティ体制の水準に合った管理ができるサービスであるかについても確認が必要です。

具体的には、クラウド上に保存される場合のデータの暗号化やバックアップ、アクセス権限の管理やログの記録などに対応しているかを確認しておきましょう。

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次の記事では、口コミ評判で人気の請求書受領サービスを多く紹介しています。請求書受領サービスを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

請求書受領サービスの導入で経理業務を効率化

請求書受領サービスとは、取引先から送られてくる請求書を受け取り、データ化して管理できるサービスです。

請求書受領サービスには、請求書の受け取りとデータ化を代行してくれるサービス、請求書のデータ化を自動化してくれるサービス、取引先に請求書を登録してもらうサービスの3つのタイプがあります。

サービス導入を検討する際は、次のポイントを比較しながら選ぶとスムーズです。

• 自動化レベル
• 受領できる請求書の形式や方法
• 請求書の原本の保管期間
• 請求書のデータ化の精度や速度
• 他サービスやシステムとの連携
• 料金プランとコスト
• データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ対策

請求書受領サービスを導入して、経理業務の品質やスピードの向上を図りましょう。

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