ホテル業界向けRPAおすすめ比較！解決できる課題
RPAツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ホテル業界で活用できるRPAの機能
RPAは人間の手で実行してきた定型業務を、ソフトウェアロボットにより自動化する試みであり、また自動化を実現するツールを指す言葉です。一連の操作をロボットが代行することで、大幅な業務効率化が可能になり、ミスも減らせるようになります。
デスクトップ上の一連の操作を記録し、忠実に再現する機能を中心として、RPAにはシステムとの連携やスクレイピングの機能も実装されています。さらにシステムへの自動入力や、顧客からの問い合わせの対応なども可能です。
ホテル業界は顧客管理に関して定型業務が多いため、RPAの導入は非常に効果的です。スタッフの予約や顧客管理などの事務作業にかかる時間を短縮し、よりホテルにとって重要な業務に時間を充てられるようになるでしょう。
働き方改革の実現を担うツールとしても、広く認識されはじめています。
RPAシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事を確認してみましょう。
ホテル業界の業務効率に関する課題
ホテル業界では人手不足を背景として、スタッフの業務過多や、働き方改革に関する課題を抱えています。多くの面で非効率な業務に悩むホテルが多いので、日常業務を振り返り、解決すべき課題は何か確認してみましょう。
人手が足りずスタッフの負担が大きい
ホテル業界は全体として人手が足りない傾向にあり、スタッフの業務負担が大きくなりがちです。長時間労働が慢性化しているところも多く、アルバイトのスタッフでも、時間外労働が頻繁に発生しているケースもあります。
ホテル業界は経費の割合が高く、利益率が低い業界であるため、給与を引き上げるのが難しい業界です。それに加え、サービス業における単純労働をしたくないと考える人も増えています。これらの理由から、人手不足が起こり、労働者の時間外労働が増えています。
非効率な業務が目立つ
ホテル業界のスタッフが抱える業務は多種多様です。手順の決まっている業務は多いものの、非効率な部分もあり、組織の課題として認識されています。
紙ベースでの台帳管理をはじめ、顧客の予約や管理方法もシステム化されていないケースが珍しくありません。業務の属人化により、スタッフによって生産性に差が出やすいのも問題です。
IT化の遅れ
大規模なホテルは業務の多くをシステム上でこなしていますが、小規模なホテルや個人経営の宿泊施設などは、IT化が遅れている傾向にあります。
IT化が進んでいないと差し込み業務に時間をとられる場合も多く、スタッフの負担が増えてしまう可能性があります。
組織の働き方改革の推進のためにも、デジタル技術の活用は欠かせません。積極的に管理システムを導入し、組織のDXを推進するとともに、RPAを活用した自動化により、生産性の向上を目指すのが効果的です。
ホテル業界の課題をRPAで解決できる理由
ホテル業界ではスタッフの不足や非効率な業務により、既存のスタッフの負担が大きくなり、十分な顧客サービスを提供できないケースが少なくありません。
このような課題は、RPAシステムにより解決できる可能性があるので、理由をRPAの機能とともにみていきましょう。
定型業務の自動化でスタッフの負担を軽減
RPAはデスクトップ上の作業を記録し、ソフトウェアロボットが忠実に再現する機能を持っており、手順が決まっている業務の自動化が可能です。
ホテルスタッフは対応しなければならない業務が多く、宿泊予約に関連した細々とした作業に時間を要する場合も多いです。そのため、RPAによる自動化が業務効率化に大きく役立つでしょう。
業務プロセス全般を改善できる
パソコン上の定型業務であればほとんどを自動化できるので、RPAは業務プロセス全般にわたって作業時間を短縮できます。複雑な業務でもうまく単純作業に落とし込んで自動化すれば、スタッフが重要な仕事に割り当てられる時間が増えるでしょう。
定型業務をこなす時間が減り、顧客対応に多くの時間を使えるようになります。結果としてホテルの評判も高まり、売上アップにもつながるでしょう。
他のシステムの効率的な運用につながる
既存の業務プロセスの改善に加えて、他の管理システムとともにRPAを導入すれば、組織のDXを大幅に推進できます。顧客対応からスタッフの勤怠管理・売上計算といった、幅広い分野のIT化を強力に推進できるでしょう。
ホテル業界ではアナログ的な仕事の進め方が、いまだ残っているところも多くあります。そこでRPAを導入して業務自動化の効果を実感できれば、デジタル技術に懐疑的だったオーナーでも、積極的にDXを推進する可能性があります。
事実、RPAの運用をきっかけとして、本格的にDXを推進し始めたホテルも少なくありません。
ホテル業界におすすめのRPAツール
ホテル業界におすすめの、ホテル業界で導入実績のあるRPAツールを紹介します。
RPA BizRobo!は、時間や手間のかかる単純作業を自動化し、スタッフの業務時間を短縮できるRPAツールです。業界のパイオニア的なシステムとして知られており、使いやすい操作画面と安心の価格体系が魅力です。
デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の運用形態があり、専門知識がなくても、ソフトウェアロボットの作成ができます。ホテル業界にも導入例が多く、小売業界やIT業界・不動産業界などでも広く活用されています。
手軽に始められるタイプから部署・チームでの運用に向いたもの、全社的に導入がおすすめの製品の3種類から選択可能です。
RPAロボパットDXは、すべての導入企業が専任の担当者とカスタマーサクセスチームによる支援を受けられるRPAツールです。組織のDXを実現するための、3か月の導入支援サポートもあります。
ひとつのライセンスで複数の端末を利用でき、プログラミング不要でソフトウェアロボットの作成が可能です。アプリケーションやシステムを選ばず自動化できるので、さまざまな業務が絡みがちな、ホテル業界の業務効率化にも役立ちます。
1か月単位での契約も可能なので、繁忙期のみ導入するのもよいでしょう。
robopはさまざまな業務の自動化が可能なデスクトップ型RPAツールです。毎日の売上・経費の集計をはじめ、システムやアプリケーションへのデータの転記作業、部門・拠点をまたぐデータの照合などを自動化できます。
各種SaaSとシームレスな連携ができます。さらにアシスタント機能により、誰でも簡単にソフトウェアロボットを作成できます。サービスベンダーから導入・運用に関して充実したサポートを受けられるので、初めてRPAを導入する企業も安心です。
保険業界や医療業界で導入事例があり、ホテルでの運用にも適しています。
BizteX cobit - BizteX株式会社
BizteX cobitは、インストール不要で簡単に導入できるクラウド型のRPAです。Webサイトからの情報収集をはじめ、スプレッドシートの更新や、ブラウザを使った定型業務の自動化に活用できます。
複数人でのソフトウェアロボットの同時開発や同時実行が可能で、簡単にロボットを作成できます。加えて、上記の「robop」と同様に、サービスベンダーの丁寧なサポートを受けられます。
ファイルのダウンロード・アップロードや、メールの送受信の自動化にも対応しているので、ホテルでの導入もおすすめです。
WinActorは、NTTグループにより開発・提供されている国産のRPAソリューションで、RPAの代表的なシステムとして広く知られています。
Windows端末上のアプリケーションの自動化を図るRPAであり、基本的には対応できるアプリケーションに制限はありません。多くの業務を自動化でき、ノンプログラミングでソフトウェアロボットを作成できます。
NTTグループの卓越したサポートを受けられるため、初めてRPAを導入する組織でもスムーズな運用が可能です。
30日間のトライアルライセンスが利用可能なので、まずは気軽に導入して操作性を確認してみましょう。
UiPath StudioX - Ui path株式会社
UiPath StudioXは、世界的に知名度の高いRPAシリーズで、数多くの有名企業に導入されています。国内でもRPAの先駆けとして知られており、技術コミュニティを通じて、多くの機能に関する情報を得られるのが特徴です。
さらにAIサービスとの連携性も高く、ロボットの開発から管理まで専用ツールが提供されています。海外ベンダーの製品ではありますが、日本語でのサポートも充実しているので、特に運用に困ることはないでしょう。
RoboTANGOは、繰り返し発生するパソコン業務を簡単に自動化でき、組織の業務効率化とコストの削減に寄与するRPAツールです。ひとつのライセンスを共有して利用でき、遠隔地にある拠点同士の連携もできます。
録画機能でソフトウェアロボットを作成できるので、ホテルスタッフでも問題なく運用できるでしょう。サービスベンダーによるサポートが充実しており、不明点をすぐに解消できるのも魅力です。
旅行業者やインテリア業者、機械メーカーなどに導入されており、順調に導入例を増やしています。
EzRobot - 株式会社RPAソリューションズ
EzRobotは業務手順をシステムに登録するだけで、簡単に業務自動化を実現できる中小企業向けのRPAツールです。多くのアプリケーションの操作が可能で、インターフェースもわかりやすいので、業界・業種を問わず広く活用できます。
学習コンテンツや自動化テンプレートが充実しており、経験豊富なベンダーのスタッフによるサポートを受けられます。ITリテラシーが低めのスタッフでも問題なく運用が可能です。
独自の基幹システムの自動化にも対応しており、すでに顧客管理や会計業務などに、管理システムを導入しているホテルにもおすすめです。
ホテルがRPAの導入を成功させるポイント
ホテル業界でRPAを効果的に活用するには、業務内容や現場環境に即した導入・運用の工夫が欠かせません。RPA導入を成功させるために意識したいポイントを紹介します。
対象業務を明確にしてから導入を検討する
まずは、自動化に適した業務を洗い出すことが重要です。毎日決まった時間に発生する定型業務や、手作業による入力・転記が多い作業などを優先的に選びましょう。
導入前に対象業務を明確にすることで、現場の混乱を避けながら効率的に運用できます。必要な機能や処理内容が絞り込めるため、ツール選定もスムーズになります。
フロント・バックヤードそれぞれの業務に合ったRPAを選ぶ
フロント業務とバックヤード業務では、RPAに求められる機能や役割が異なります。チェックイン対応の補助にはシンプルで反応が早いもの、会計や予約管理には安定性や精度が高いものがよいでしょう。
各業務の性質に応じたRPAを導入すれば、スタッフの負担を減らしながらサービス品質の維持にもつながります。現場のニーズに合致していれば、定着率も高まります。
小規模から始めて段階的に広げる
最初から多くの業務にRPAを導入しようとすると、想定外のトラブルが起きやすくなります。まずは一部の業務で試験的に導入し、効果を確認してから徐々に適用範囲を広げる方法が有効です。
段階的な導入により、トラブルが発生した場合でも原因を特定しやすく、改善もしやすくなります。成功体験を積み重ねることで、社内での理解や協力も得やすくなります。
現場スタッフと連携して運用体制を整える
RPAを現場でうまく活用するには、実際に業務を担うスタッフとの連携が欠かせません。導入段階から現場の声を取り入れ、運用ルールや手順を共有することが大切です。
スタッフの協力が得られれば、トラブル時の対応もスムーズです。日常業務とRPAの役割を明確に分担できれば、全体としての業務効率が向上します。
他のシステムとの連携を見据えて設計する
RPAは単体で完結するツールではありません。予約管理システムや顧客管理システムなど、他の業務ツールと連携できるかどうかも重要なポイントです。
システム間の連携を前提に導入を進めれば、データの二重入力や確認作業が減り、業務全体の効率が大きく向上します。将来的な拡張にも柔軟に対応できます。
トラブル時の対応フローを事前に決める
RPAツールはソフトウェアである以上、トラブルや動作不良が発生する可能性があります。そのため、異常時の対応フローを事前に決めることが重要です。
対応フローを整備しておけば、担当者が迷わず対応でき、業務の混乱を最小限に抑えられます。現場の信頼性を保ちながら、RPAを安定的に運用しやすくなります。
ホテル業界向けRPAツールでスタッフの生産性を向上しよう
RPAは手順が決まっている作業の自動化に役立つ技術で、パソコン端末はもちろん、サーバーに導入することで業務の自動化を図れます。
ホテル業界は慢性的な人手不足に陥っているところが多く、非効率な業務により、スタッフの負担が増大しているケースも少なくありません。
RPAツールを導入すれば、スタッフの作業にかかる手間を軽減でき、より重要な仕事に時間を割けるようになるでしょう。管理システムとうまく連携すれば、組織内のDXを強力に推進できます。
導入するRPAツールを選ぶ際には、導入コストや機能性はもちろん、実際の使い勝手も確認する必要があります。
無料トライアル版やデモ版が利用できる製品も多いので、積極的に活用しましょう。
さらに、サービスベンダーによるサポート体制にも注目が必要です。環境やニーズに合った製品を慎重に選ぶ必要があります。
なお、ホテル業界ではRPAに関連して、次のようなサービスも導入されています。こちらも検討してみましょう。
