Web社内報ツールとは？導入メリットや選び方

Web社内報ツールとは

Web社内報ツールとは、インターネット上で社内報を作成・配信・閲覧できるサービスのことです。従来の紙媒体やPDF形式の社内報に比べて、多くのメリットがあります。

Web社内報ツールを利用することで、社内報作成の効率化・充実化、情報共有のスピード化、コミュニケーションの活性化などが期待できます。

Web社内報が注目される背景

Web社内報ツールが注目される背景には、働き方改革や柔軟な働き方が求められるなかで、社員のコミュニケーションや情報共有の方法も変化してきており、場所や時間にとらわれずに、社員同士のつながりを促進できるツールとして注目されています。

また、社員のエンゲージメント向上やDX化の推進の一環として、社内報の作成や配信を効率的に行い、情報共有ができる点でも導入を検討している企業が増えています。

Web社内報ツールの種類

Web社内報ツールには、大きく分けて特化型とポータルサイト型の2種類があります。

特化型

社内報の作成・配信・閲覧に特化したタイプです。社内報のテンプレートやレイアウト、画像や動画の挿入など、社内報作成に必要な機能が充実しています。また、社内報の配信や閲覧も、Web社内報ツール内で完結できます。

ポータルサイト型

社内報はもちろん、それだけでなく社内情報やコミュニケーションツールとして一元管理できるタイプです。社内報はポータルサイト型のWeb社内報ツール内の一機能として提供されるイメージです。

社内SNSや社内ポータルサイトなどのさまざまな情報を、一つのサービスで共有できるため、情報の伝達や受け取りがスピーディーになります。社内報に対してコメントやいいねなどのフィードバックを行えます。

また、社内SNSや社内ポータルサイトなどの機能を通じて、社員同士の交流やコミュニケーションの促進にもつながります。

Web社内報ツールの導入メリット

Web社内報ツールを導入することで、次のようなメリットが挙げられます。

• 社内報作成の効率化・充実化
• 情報共有のスピード化
• コミュニケーションの活性化

社内報作成の効率化・充実化

Web社内報ツールは、テンプレートやデザインが豊富に用意されているため、クオリティの高い社内報が簡単に作成できます。また、作成から配信、管理を自動化してくれるため、社内報の質や量を高めながら、手間や時間を大幅に削減できます。

さまざまなテンプレートやレイアウトを用意しておりの目的やテーマに合わせて、最適なデザインを選べます。また、テンプレートやレイアウトのカスタマイズも可能です。画像や動画の挿入も簡単にできるため、充実したコンテンツづくりができます。

社内報の内容をわかりやすく伝えるだけでなく、社員の興味や関心を高める点でも有効です。

情報共有のスピード化

Web社内報ツールの通知機能を使って社内報の配信や閲覧を通知することで、リアルタイムでの情報確認が可能になります。紙での社内報の場合には、発行までのタイムラグが発生したり、定期的なスケジュールにより最新の情報をすぐに伝えることがむずかしい懸念がありました。

Web社内報ツールであれば、作成してすぐに情報の共有を行えるため緊急や重要な情報の場合にも、迅速に伝えられます。また、ナレッジとしても溜められるため、個々による情報や知見の差がなくなり、認識を統一できます。

コミュニケーションの活性化

Web社内報ツールでは社内報を通じて社員同士のコミュニケーションの活性化を図れます。コメントやいいねなどのリアクションを表示できるほか、社内報に対する感想や意見交換も行えます。

また、社内報の作成を複数で行える共同編集機能もあり、社内報を通じて、社員のモチベーションやエンゲージメントを高めたり、部署や役職の壁を越えたコミュニケーションの促進を行えます。

Web社内報ツールを導入するデメリット

Web社内報ツールには多くのメリットがありますが、導入にあたっては注意すべき点も存在します。導入前に知っておきたいデメリットについて解説します。

導入・運用コストがかかる

Web社内報ツールを導入するには、初期費用や月額費用が発生します。加えて、ツールの運用には管理者のリソース確保も必要なため、コスト負担は小さくありません。

コスト負担を抑えるためには、必要な機能に絞ったツールを選定することが大切です。利用目的を明確にしたうえで、コストと機能のバランスを慎重に見極めましょう。

社員の利用促進に工夫が必要

Web社内報ツールは、導入すれば自動的に活用されるわけではありません。社員にとって使いやすく、かつ閲覧意欲を高める工夫がなければ、定着しにくい課題があります。

この問題を防ぐためには、コンテンツの充実やデザインの工夫が効果的です。たとえば、社員参加型の企画を取り入れるといった、双方向のコミュニケーションを意識した運用が求められます。

セキュリティリスクへの配慮が求められる

社内情報をWeb上で発信する以上、情報漏えいリスクは避けられません。特に高い機密性の求められる情報を取り扱う場合は、厳重なセキュリティ対策が不可欠です。

セキュリティリスクを最小限に抑えるには、ツールのセキュリティ機能を事前に確認することが重要です。アクセス制限や通信の暗号化など、必要な対策が整っているかを必ずチェックしましょう。

Web社内報ツールがおすすめの企業

Web社内報ツールは、すべての企業にとって必須ではありません。しかし、特定の状況にある企業にとっては、非常に効果的なツールです。導入に適した企業の特徴を紹介します。

社員数が多く情報共有に課題を感じている企業

社員数が多い企業では、情報伝達に時間がかかり、部署間で共有漏れが発生するケースが少なくありません。特に、経営層の方針や人事異動などの重要情報が、迅速に伝わらないリスクがあります。

このような企業にとって、Web社内報ツールは非常に有効です。情報を一括で発信できるため、伝達スピードが向上し、全社員への公平な情報共有が可能になります。

拠点や勤務形態が多様な企業

複数拠点を展開している企業や、リモートワークを導入している企業では、物理的な距離による情報格差が課題となりがちです。各拠点や在宅勤務の社員に均等に情報を届けるのは容易ではありません。

こうした環境下では、Web社内報ツールの活用が効果を発揮します。インターネット環境さえあれば場所に囚われずアクセスできるため、場所を問わずスムーズな情報共有が実現します。

社内コミュニケーションを強化したい企業

近年、従業員同士のコミュニケーション不足に悩む企業が増えています。部署間の連携が弱まったり、エンゲージメントが低下したりするケースも珍しくありません。

このような課題を抱える企業にとって、Web社内報ツールは有効な手段です。社員の活動紹介やインタビュー記事などを掲載することで、組織内のつながりを強化し、コミュニケーション活性化に貢献できます。

Web社内報サービスの選び方

Web社内報ツールを導入する際には、次のようなポイントに注意して選ぶとスムーズです。

機能は充実しているか

Web社内報ツールを選ぶ際には、機能の充実度について確認しましょう。社内報をいくら作成しても、気づいてもらえなかったり読まれなかったりしては、本来の目的を果たせません。

次のような機能があるツールを選ぶと、そのような懸念を回避できるでしょう。

• 通知機能
• 読まれるための機能

通知機能

通知機能とは、社内報の配信や更新をメールやアプリなどで社員に知らせる機能のことです。通知機能があると、社員が新しく投稿された内容の見逃しを防げます。また、通知機能は、配信対象や配信時間などを設定できるとより便利です。

読まれるための機能

社内報の内容や見た目を魅力的にする機能のことです。読まれるための機能が備わっているツールだと、社員の興味や関心を引きより良い内容へと改善できたり、社員のエンゲージメントを高めたりできます。

社員の部署や属性ごとに記事の出し分けを行ったり、読まれている記事をランキング形式で表示できたりするツールがあります。

操作性に優れているか

Web社内報ツールの操作性は、今後の社員のツール利用の定着につながるため重要なポイントです。作成や編集が簡単に行えることや、社内報の配信や管理をスムーズに行えることのほかにも、閲覧時にも直感で使用できるインターフェースかどうか確認しておきましょう。

操作性に優れているかを確認するには、実際に体験版やデモ版などを使ってみるとよいでしょう。

セキュリティは万全か

Web社内報ツール上では社内外のあらゆる情報を扱うため、外部からの不正な侵入や漏えいが起こらないよう、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶ必要があります。

SSLやTLSなどの暗号化通信が導入されているか、パスワードやワンタイムパスワードなどの認証機能が備わっているか、バックアップやリカバリーなどのデータ保全機能があるかを確認しておくと安心です。

対応デバイスは適切か

在宅勤務時や外出中でも確認できるよう、社内報の閲覧はPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも行えるかを確認しておきましょう。

リモートワーク時や出張時でも緊急の連絡や最新の情報がすぐに確認できるため利便性が高まります。

おすすめのWeb社内報ツール・サービス

次の記事では、口コミ評判で人気のWeb社内報ツール・サービスを多く紹介しています。Web社内報ツール・サービスを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

Web社内報ツールの導入でコミュニケーションの活性化や社員のエンゲージメント向上を図ろう

Web社内報ツールは、社内報業務の効率化や情報共有のスピード化、コミュニケーションの活性化などの多くのメリットが得られます。

Web社内報ツールには、特化型とポータルサイト型の2種類があります。Web社内報ツールを選ぶ際には、機能や操作性やセキュリティ対策などのポイントに注意して選ぶことが大切です。

社内の情報共有やコミュニケーションをより効果的に行い、業務の効率化を目指しましょう。

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