Web社内報のメリットと成功事例 | 紙との違い - おすすめツール・アプリ

Web社内報とは

社内報とは、会社の理念・方針の共有、全社的な情報共有、コミュニケーションの活性化のために活用される媒体です。

従来の社内報は紙媒体を使って社員に配布したり掲示板に貼りだしたりして情報共有する手法が中心でしたが、技術革新によって現在では紙ではなくパソコンやスマートフォンで閲覧できるWeb社内報を導入する企業が増加してきています。

紙の社内報との違い

紙媒体の社内報にはWeb媒体と比較して次のようなデメリットがあります。Web社内報ならばコスト面や情報更新の問題も解決できます。

冊子の印刷や配布のコスト

紙媒体の場合、冊子の印刷や配布にコストがかかります。従業員の数が多く、事業所の数が多い企業は社内報を行き渡らせるだけでも手間がかかるでしょう。

情報更新にかかる時間

紙媒体はリアルタイムでの情報更新ができないため、共有する情報の新鮮度はWeb媒体の社内報が勝ります。

さらに閲覧数や読了率が測定できないので、社内報の改善PDCAを回すのも難しいでしょう。

社内報をWeb化するメリット

紙媒体の社内報をWeb化することによっていくつかのデメリットを克服できます。社内報をWeb媒体にするメリットは次のとおりです。

• 社内報のコンテンツ幅が広がる
• 情報共有がスムーズになる
• コミュニケーション活性化につながる

それぞれのメリットについて説明します。

社内報のコンテンツ幅が広がる

Web社内報なら、情報をA4用紙1枚に収めなければならないといった、ボリューム制限を受けません。読みやすいように情報をコンパクトにまとめる必要はありますが、必要に応じたボリュームで自由に社内報を作成できます。

また、音声や動画といった紙媒体では共有できないコンテンツもWeb社内報であれば共有できます。コンテンツの提供方法にこだわるのであれば、紙社内報よりもWeb社内報がおすすめです。

情報共有がスムーズになる

紙の媒体の場合、社内報のコンテンツ自体が完成しても印刷や掲示・配布などの作業をはさむため、従業員に情報が共有されるまでに少し時間がかかります。また、一度印刷した情報の更新や修正はできません。

Web社内報ならば印刷・配布などの工程を経ずにリアルタイムで情報共有でき、記事の修正も迅速に対応可能です。また、過去の記事の確認や検索も可能になるため必要な情報の抽出が簡単に行なえます。

＞＞情報共有のメリットとは | 質向上・促進で準備したいポイントはこちら

コミュニケーション活性化につながる

Web社内報システムを利用した場合、ユーザーの閲覧・熟読率などが分析できるため、従業員のニーズに合ったコンテンツを作成できます。また、記事へのコメントやグッド機能を活用すれば、Web社内報を通じて従業員同士のコミュニケーション活性化が期待できます。

社内報自体にコミュニケーション機能があるのはもちろんのこと、Web化することによってさらに深いコミュニケーションが可能です。

＞＞社内コミュニケーション活性化の事例と方法はこちら

社内報をWeb化するデメリット

Web社内報には次のようなデメリットがあります。

• スマートフォンやパソコンがないと閲覧できない
• 取り扱う情報によっては情報流出の注意が必要
• 魅力のあるコンテンツや更新頻度が高くないと閲覧率が下がる

社内報をWeb媒体にすることにより多くのメリットが得られます。しかし、上記のようなデメリット、もあるので、各企業のニーズに合わせた媒体選びが重要です。

社内報の成功事例

社内報を活用して社内のコミュニケーション活性化や情報共有に成功した、マクロミルとエン・ジャパンの事例について紹介します。

マクロミルの事例

マクロミルでは、紙・Webの両媒体を使って社内報を配布しています。Web媒体の「NOW」では6枚の写真を使ってニュースといった即時性の高い情報を提供し、紙媒体の「ミルコミ」では経営陣の想いや社員の本音といった、丁寧に伝えたい情報を魅力的に伝えられるように提供しています。

もともとは紙だけで社内報を毎月発行していましたが、毎月発行だとサイクルが短い、コンテンツ改善のPDCAを回せず情報伝達速度が遅いという問題がありました。

そこで紙の社内報の発刊を四半期に一度にPDCAを回せるようにし、かつ入社3年以内に社員に会社のミッション・バリューなどの価値観を伝える媒体として変更、全社員向けのニュース性の高い情報をWeb媒体に移行しました。

出典：社内広報が組織を強くする！戦略と意思のあるインターナルコミュニケーションの在り方

エン・ジャパンの事例

エン・ジャパンの社内報「エンソク！」は、社内だけではなく誰でも見られるようWeb上に公開されています。

あえて、社内報をWeb上に一般公開することにより、従業員の家族や就職を考えている方にも会社の雰囲気やどのような従業員が働いているかを明確にできるので、ロイヤリティアップや求職者の入社意欲向上の効果が期待できます。

メディア内には1,000記事以上が掲載されており、毎日更新と情報が充実しています。また、あえて社員個人の意見を反映させた記事作りを大切にしており、会社の見解・方針を伝えるメディアではなく、エン・ジャパンが大切にする「正直・詳細な情報」を大切にしたありのままの情報公開を行っています。

出典：en soku!とは社外にも公開中！エン・ジャパンの社内報

おすすめWeb社内報ツール

Web社内報システムを一から構築するのは手間がかかるため、既存のWeb社内報ツールの導入して運用したほうがいいでしょう。おすすめのWeb社内報ツールを紹介します。

• 情報配信した社内報の効果を確認できる
• 制度設計から導入、浸透、改善までの伴走サポートあり
• スタンプ投稿可能で気軽に扱える

TUNAGUは、職場のコミュニケーションを活性化するツールです。社内報として経営者の思いや必要な情報、社員や部署の紹介を簡単に発信でき、会社の「今」を届けるのに役立ちます。社内SNSと一緒に運用することで会社と従業員、従業員同士のつながりを強化。経営陣と従業員の距離を縮め、遠隔拠点の従業員とのコミュニケーションも活発になります。

料金プラン

利用料金	無料トライアル
要問い合わせ	−

• 社内ナレッジの一元管理が可能
• タイムラインやお知らせ通知で情報の見逃しを防止
• いつでも・どこでもほしい情報がすぐに見つかる

NotePM（ノートピーエム）は、情報の蓄積や共有に優れたナレッジ共有ツールです。

社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能です。高機能エディタやテンプレート機能で、Web上にドキュメントを簡単に作成できます。ページ作成・更新にともなう「タイムライン」がホーム画面に表示されるほか、お知らせ通知や閲覧履歴の管理などで、必要な情報の見逃しを防ぎます。また、ファイルの中まで検索できる全文検索を備えており、スマートフォンやタブレットからでも操作できるので、いつでも・どこでも、ほしい情報をすぐに見つけられます。

料金プラン

利用料金	無料トライアル
1,000円/月〜	○

• コミュニケーション活性化とタスク管理の効率化を両立
• タスク内でメッセージをやり取りできる
• 40以上のツールとの連携可能

monday.comは、社内コミュニケーションを活性化させながら、タスクやプロジェクトの管理ができるシステムです。それぞれのタスク内でメッセージのやり取りができ、タスク単位で情報を共有できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。

相談しやすい環境をつくり、難しいタスクを協力しながら進めることで行き詰まり感を解消し、チームワークの向上にも役立ちます。ほかにも、クラウドストレージとの連携による情報共有や、タスクごとの稼働時間の計測など、チームの業務改善に役立つ機能が充実したシステムです。

料金プラン

プラン	利用料金
ベーシック	900円
スタンダード	1,100円
プロ	1,800円
エンタープライズ	要問い合わせ

※無料トライアルあり
※年間プラン（ユーザー当たりの月額費用）

• Web社内報で社員の反応を可視化できる
• アンケート機能を活用して現場の声を反映
• 「企業が伝えたい」「社員の求める」を両立した配信

TSUTAERU（ツタエル）は、専門知識不要で、誰でも簡単にWeb社内報が運用できる社内報クラウドサービスです。直感的な操作性により、最適なタイミングで企業が伝えたい情報と社員が求める情報の発信や共有ができます。社長のインタビューや他部署からの発信、企業理念、福利厚生といった情報を正確に共有するこで、社員のモチベーション向上や社内全体のコミュニケーション活性化を目指せます。社内報を閲覧した社員からの反応や人気コンテンツの把握、アンケートの実施など、Web社内報ならではの機能で、社員の状況把握が手軽に行えます。

料金プラン

利用料金	無料トライアル
44,480円/月〜	-

• PDFや動画を手軽にアップロードできる
• マルチデバイス対応でいつでもどこでも見れる
• コンテンツごとの閲覧制限も可能

e-Distribute（イー ディストリビュート）は、誰でも簡単に情報をアップロードできるWeb社内報です。テキストはもちろん、PDFファイルや動画ファイルのアップロードにも対応しています。すでに存在している資料や情報を、そのまま誰でもアップロードできるので、インナーコミュニケーションの活性化に役立ちます。複雑な手順の業務のような、言葉で説明しづらいことも簡単に伝えられます。コンテンツごとに、ユーザーや公開期間を指定した閲覧制限をかけることも可能です。手軽な情報共有と、万全のセキュリティを両立します。

料金プラン

利用料金	無料トライアル
49,800円/月〜	-

• 専用のアプリがある
• 動画機能、アンケート、コメント機能、グッドボタンなど便利な機能が充実
• セキュリティログ機能、IPアドレス制限などセキュリティも万全

Solanowaは専用スマートフォンアプリが用意されているWeb社内報システムです。編集者、読者の両方にとって必要な機能が盛り込まれており、紙の社内報では不可能なコミュニケーションを実現できます。もちろん、IPアドレス制限に代表されるようなセキュリティも強固です。

料金プラン

利用料金	無料トライアル
不明	なし

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社内報におすすめのツールやシステムについて詳しく知りたい方は次の記事をご覧ください。

企業に合った社内報の運用を

社内報といえば紙のイメージが強いですが、徐々にWeb社内報を活用する企業も増加しています。Webならばニュース性の高い情報をリアルタイムで伝達でき、コミュニケーション活性効果も期待できます。

ただし、必ずしもWebが優れているわけではありません。インタビュー記事など読者に読み込ませたいコンテンツを提供するならば紙の方が情報を伝達しやすく、スマートフォンなどのデバイスも必要ありません。

よって、各企業の目的や用途に合わせて媒体を選択した方がいいでしょう。ちなみに、Web社内報を活用する場合はゼロから構築すると膨大な費用がかかるため、専用ツールを活用したほうが安価に導入できます。

ボクシルとは

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