AI-OCRには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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AI-OCRとは
AI-OCRとは、AI（人工知能）技術で紙の請求書や注文書、申込書、PDFなどの文字や項目を自動認識し、データ化できるツールです。
文字認識、帳票レイアウトの自動解析、金額や日付などの項目抽出、CSV・Excel形式でのデータ出力などの機能がついています。紙の請求書や注文書を見ながらの手入力や、複合機の標準OCRでの読み取りといった、手間のかかる業務を効率化できます。
なぜ紙の請求書を見ながらの手入力は限界なのか？無料システムでこう変わる
今あなたの会社で起きている「毎日届く請求書や注文書をひたすら手入力し、月末月初は残業が当たり前になっている」「金額や日付の入力ミスが後から発覚して、取引先への謝罪や差し戻し対応に追われてしまう」といった状況は、あなたの管理能力の問題ではなく、紙の請求書や注文書を見ながら手入力していること自体の限界です。
なぜなら、手入力の最大の敵は、紙やPDFに書かれた内容を人が目で追いながら、同じ情報を何度もPCに打ち込む非効率な作業だからです。処理する帳票の枚数が増えていけばいくほど、人間が手作業で確認できる量はいずれ限界を超え、入力漏れや打ち間違いといったミスが必ず発生します。
無料のAI-OCRならこの状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。
| あなたの課題 | 紙の請求書や注文書を見ながらの手入力 | 無料AI-OCR |
|---|---|---|
| 手入力の山で毎日残業 | 届いた請求書や注文書を1枚ずつ見ながら手入力するため、月末月初は担当者総出で残業になる。 | 請求書をまとめてスキャンすれば自動でデータ化され、担当者は確認と例外対応が中心になり、残業が大幅に減る。 |
| 数字・日付の入力ミス | 金額や日付、口座番号などを人が打ち込む以上、どうしても打ち間違いが発生し、差し戻しや再発行が増える。 | AI-OCRが金額や日付を自動抽出し、画面上で目視確認するだけでよくなるため、入力ミスのリスクを大きく減らせる。 |
| 過去の書類探しに時間がかかる | 紙ファイルや共有フォルダ内のPDFをひとつずつ開いて探す必要があり、目的の請求書を見つけるまでに毎回時間がかかる。 | 読み取ったデータを日付や取引先名で検索できるようになり、欲しい請求書をすぐに絞り込める。 |
| テレワークと相性が悪い | 紙原本やスキャナがオフィスにしかなく、入力作業のためだけに出社せざるをえない。 | スキャンしたデータをクラウド経由で共有できるため、自宅からでも請求書の確認・処理が行える。 |
| コスト | システム費用は0円だが、人件費と残業代が膨らみがち。 | ツール利用料0円のまま、手作業の工数と残業代を削減できる。 |
これをふまえると、紙の請求書や注文書を見ながらの手入力から、いち早く無料のシステムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使えるAI-OCRにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。
無料で使えるAI-OCRの選び方
無料で使えるAI-OCRを選ぶ際には、ユーザー数、月間の処理枚数（OCR枚数）、サポート体制などに注意して選びましょう。
【ユーザー数】チーム全員で「無料」で使えるか？
無料で使えるサービスを選ぶときに重要なのはユーザー数の制限です。
管理者1人だけが無料で利用できても、部下を含めた現場の業務改善にはつながりません。紙の請求書や注文書を見ながらの手入力から脱出するには、請求書や注文書のデータをチーム全員がリアルタイムで共有できる必要があります。
ユーザーローカル 手書きOCRツールのように、ユーザー数の制限がなく誰でも無料で利用できるサービスであれば、経理や営業事務など複数の担当者が同じ仕組みを使いながら、部署が一丸となって処理を分担できます。
【機能の制限】自社の月間処理枚数に対応しているか？
業務ツール導入時は、ユーザー数に加え「月間の処理枚数」や「使える機能」の制限確認が必要です。
無料プランの多くは「月30件まで」のような利用上限が設けられています。処理する帳票の枚数が多い企業の場合はすぐ上限に達し、以前の非効率な業務に逆戻りします。自社で毎月どれくらい請求書や注文書を処理しているのか、大まかな枚数感は把握しておきましょう。
ユーザーローカル 手書きOCRツールは、OCRの利用枚数や利用期間に制限なく使える完全無料のサービスです。
YOMLLは、月30件までと上限はあるものの、請求書や領収書のテンプレートが用意されており、明細行まで高精度に読み取れるといった強みについては制限がありません。
【サポート体制】無料でも問い合わせ先はあるか？
IT専任担当者がいない会社では、無料プランでも最低限の問い合わせ先があるサポートをおすすめします。
システムの専門家ではない担当者が多いため、初期設定や突然のトラブル時に頼れる窓口がないと、せっかく導入したAI-OCRが「誰も触れないツール」になり、業務が停止しかねません。
YOMLLはメールでの問い合わせサポートが用意されており、フリープラン利用時でも不明点を質問できます。
ユーザーローカル 手書きOCRツールのように、基本はヘルプページを見ながら自力で設定する前提のサービスもあるため、「自分たちだけで設定できそうか」「何かあったときに誰に聞けるか」は事前に確認しましょう。
おすすめのOCR・AI-OCR2選
無料で使えるおすすめのOCR・AI-OCRを紹介します。
無料で使えるOCR・AI-OCRの比較表
| 項目 | ユーザーローカル 手書きOCRツール | YOMLL |
|---|---|---|
| ユーザー数 | 法人・個人問わず誰でも利用でき、ユーザー数の上限なし。 | 公式サイトにユーザー数上限の記載なし（1アカウント単位で利用）。 |
| 機能制限 | 利用回数や帳票枚数の上限はなく完全無料。ただし読み取り対象は申込書をはじめレイアウトが決まった手書き帳票に特化。 | フリープランは月30回まで。利用できるのは用意されたビジネス書類フォーマットのみで、独自フォーマット作成は不可。 |
| サポート | ヘルプページやQ&Aは用意されているが、個別の問い合わせ窓口は基本なし（詳細なサポートは要問い合わせ）。 | サポートについては要問い合わせ。 |
| その他の制限 | API連携や外部システムとの自動連携機能はなし。読み取り枠の設定など初期設定は利用者自身で行う必要がある。 | 無制限のオリジナルフォーマットの作成は有料プランから。一般的なビジネス書類フォーマットは利用可能。 |
ユーザーローカル 手書きOCRツール – 株式会社ユーザーローカル
ユーザーローカル 手書きOCRツールは、申込書や申請書、試験答案用紙など「枠が決まった手書き帳票」の読み取りに特化したクラウド型OCRです。
ディープラーニングによる手書き文字認識エンジンを搭載しており、ブラウザからPDFやJPEGをアップロードして読み取りエリアを指定するだけで、手書き文字を自動でデータ化できます。
サービス全体が無償提供されているのが大きな特徴で、利用回数や帳票枚数の上限は公式には設けられていません。
複数枚の書類を一括で読み取り、結果をExcelやCSVとしてダウンロードできるため、紙の申込書などを一度にデータ化したいケースに向いています。
一方で、API連携やワークフロー機能などは備えておらず、あくまで「データ化まで」を担うツールです。
ユーザーローカル 手書きOCRツールは、有料プランを持たない完全無料のサービスです。帳票レイアウトの定まった手書き書類をデータ化したい中小企業や団体が、まずはコストをかけずにOCRを試してみたい場合に適しています。
将来的にAPI連携や独自システムとの連動が必要になった場合は、別の有料AI-OCRや基幹システム連携ツールを組み合わせる、といった発展ステップを検討するとよいでしょう。
ユーザーローカル 手書きOCRツールを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 法人・個人問わず誰でも利用可能で、ユーザー数の上限なし。 |
| 機能制限 | 利用回数や帳票枚数の上限は公式には設定なし。ただし、読み取り対象は申込書や申請書などレイアウトが決まった手書き帳票が中心。 |
| サポート | 基本的にはWeb上のヘルプページやQ&Aを見ながら自己解決する想定。個別の問い合わせ窓口や導入支援メニューは公表されておらず、詳細は要問い合わせ。 |
| その他の制限 | API連携や外部システムとの自動連携機能はなし。読み取り枠の設定や帳票ごとのテンプレート作成はユーザー自身で行う必要があり、運用ルールの設計は自社側で工夫する前提。 |
YOMLL
YOMLLは、「あらゆる書類を、あなた専用フォーマットでOCR」をコンセプトにしたクラウド型AI-OCRです。
最新のAIモデルを組み込み、文字認識だけでなく文脈理解まで行うことで、明細行を含む請求書などの複雑な帳票も高精度に自動抽出できます。社内検証では明細抽出精度97.7％<sup>※</sup>をうたっており、多言語対応や独自フォーマットの自動生成など、柔軟性と精度の両立が強みです。
フリープランでは、月30回までAI-OCRを利用できます。月額0円のままユーザーローカル 手書きOCRツールの詳細はこちら、請求書や領収書などに使いやすい標準的なビジネス書類フォーマットが利用でき、読み取った結果をCSVとしてダウンロード可能です。
一方で、オリジナル帳票フォーマットの作成はできず、「まずは標準フォーマットの書類で精度や使い勝手を確認したい」といった用途に向いています。
もし月30回の制限を超えて利用したくなった場合は、月額1,980円からのライトプランへ移行できます。月300回までの処理が可能になり、フリープランでは使えない「オリジナルフォーマットの作成」が解放されます。
さらに上位プランでは月1,500回まで処理できるプロプランも用意されており、読み取る帳票が増えたりフォーマットが多様化したりしても対応しやすい料金体系です。
※出典：YOMLL「あらゆる書類を、あなた専用フォーマットでOCR。」（2025年12月12日閲覧）
YOMLLを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 公式サイト上にフリープランのユーザー数上限の記載はなし（1アカウントでの利用が基本想定）。複数人で使う場合はアカウント共有などの運用が必要。 |
| 機能制限 | フリープランは月30回まで。利用できるのは用意されたビジネス書類フォーマットのみで、独自フォーマット作成は不可。 |
| サポート | サポートについては要問い合わせ。 |
| その他の制限 | 無制限のオリジナルフォーマットの作成は有料プランから。一般的なビジネス書類フォーマットは利用可能。 |
無料プランと有料プランの違い
無料プランと有料プランの違いは、紙の請求書や注文書を見ながらの手入力から電子化するだけの「お試し」か、体制見直しやシステム連携なども含めた「業務の根本解決」かにあります。
無料プランはコスト削減のための「守り」で、機能やサポートが限定されています。
一方、有料プランは業務全体を効率化し、売上拡大や残業削減につなげるための「攻め」です。大量の帳票処理やオリジナル帳票フォーマットへの対応、基幹システムとのAPI連携やSSO対応などの有料版のメリットが提供され、サポートも充実しています。
| 比較軸 | 無料プラン（お試し・守り） | 有料プラン（本格運用・攻め） |
|---|---|---|
| 目的 | コストをかけずに電子化する | 業務効率を最大化する |
| 機能 | 制限あり（基本機能のみ） | 全機能開放（オリジナル帳票フォーマット対応や明細行の自動抽出、API連携やRPA連携など） |
| データ・ユーザー | 制限あり | 無制限（または大規模対応） |
| サポート | チャットやメール中心 | 電話やWeb会議サポート |
もし、事業を拡大していく想定なのであれば、早い段階から有料のシステムを導入していく方が、長期的な費用対効果は高いといえます。
有料プランへの移行目安
企業の状況やシステムに求める機能によっては、無料版では業務を回しきれないケースが出てきます。次のような課題を感じ始めたら、有料システムへの移行を検討すべきタイミングです。
ユーザー数や月間処理枚数（OCR枚数）の上限に達した場合
最もわかりやすい目安は、無料プランの制限を超える場合です。
ユーザー数が増えたり、月間の処理枚数（OCR枚数）が上限に達したりすると、新しい請求書や注文書を読み取れず、入力作業が止まってしまいます。有効期限や枚数の残りを気にしながら運用している状態であれば、制限を気にせず利用できる有料プランへの移行が必要です。
オリジナル帳票対応やシステム連携が必要になった場合
無料プランでは、高度な機能がロックされていることが一般的です。
たとえば、自社独自レイアウトの帳票を登録してAIに学習させる機能や、明細行まで自動抽出する機能、会計ソフトや基幹システムとのAPI連携、シングルサインオンなどが必要になった場合は、有料版への乗り換えを検討しましょう。
完全無料のAI-OCRは少ない
完全無料で利用できるAI-OCRは少ないです。本格的に運用する場合、無料プランではなく、有料プランを検討することになるでしょう。
その際に役立つのが無料トライアルです。無料トライアルでAI-OCRの精度や操作性を確認し、自社に合うものを選んで有料プランへの移行を検討しましょう。
AI-OCRのトライアル時にチェックすべきポイント
最適なAI-OCRを選定するために、無料トライアル時に注目すべき主なポイントは次のとおりです。
認識の精度
AI-OCRシステムの大きな特徴は、高度な認識精度にあります。無料トライアルでは、さまざまな文書を通じてこの精度を実際に検証できます。
たとえば、認識が難しいとされる手書きのノートや書類、異なるフォントで印刷された複雑なレイアウトをもつ文書、特定の業界用語や専門用語が多用される文書など、さまざまなタイプのデータを試し、システムがどれだけの範囲をカバーできるかを確認しましょう。
具体的なテストとして、手書きのメモからの情報抽出、細かい文字が密集している請求書の処理、技術仕様書内にある専門用語の認識率などを評価することがおすすめです。
また、日本語以外を取り扱う場合、読み取り可能な言語もチェックしておきましょう。
使用している帳票が読み取れるか
企業が取り扱う帳票や文書は、形式が多岐にわたります。無料トライアル期間中には、自社で扱う文書がどの程度正確に読み取れるかを確認することが重要です。
たとえば、経理部門で使用される請求書や領収書、営業部門での契約書や見積書など、各部門で頻繁に使用される帳票をピックアップし、読み取り精度をテストしましょう。
これにより、AI-OCRシステムが実際の業務プロセスにおいてどの程度効果的に機能するか、また特定の文書形式における改善が必要かどうか判断しやすくなります。
操作性
利用者にとって操作性が問題ないかも重要です。無料トライアルを活用することで、システムのセットアップから日々の使用、結果の確認に至るまでの一連の流れを体験できます。
たとえば、システムを使用する際の設定プロセスの簡便さ、日常的な文書のスキャンやデータ抽出作業の手軽さ、認識結果のレビューと修正の容易さなどを評価します。
また、不明点や問題が生じた際に利用できるサポート体制も大切です。たとえば、オンラインヘルプやFAQ、カスタマーサポートへの連絡手段などもチェックしておきましょう。
操作性とサポート体制の両方がユーザーフレンドリーであることも、長期的な導入成功につながるでしょう。
費用対効果の検証
無料トライアル期間を活用して、具体的な業務プロセスにおける効率化やコスト削減の可能性を検証することが欠かせません。
例として、トライアル期間中に処理した文書の量と種類、それにかかった時間、従来の手作業による処理との比較などを記録し、分析します。また、システム導入による時間削減やエラー減少による間接的なコスト削減も評価に含めるべきです。
これらのデータをもとに、システムが提供する価値と対するコストを比較し、投資の正当性を検証しましょう。費用対効果の分析は、経営層への提案や将来の予算計画において、重要な根拠となり得ます。
無料トライアルがあるAI-OCR10選
次に無料トライアルがあるAI-OCRを紹介します。
＼サービス資料で比較／
invoiceAgent
- 企業間でやり取りする帳票の集約管理、配信を一括管理
- 請求書や領収書の主要項目を自動解析しデータ化
- AI-OCRエンジンを読み取るフィールド単位で切り替え可能
invoiceAgentは、文書管理や電子契約などにも対応できる電子帳票プラットフォームです。商取引でやり取りされる請求書といった帳票を管理でき、受信からデータ化、配信まで一元管理できます。
活字や手書き文字を読み取れ、位置指定型と項目指定型の2通りの読み取り設定が可能です。複数のOCRをひとつの項目に対し設定すれば、OCR結果の比較が可能になり、確認や修正作業にも役立ちます。
DynaEye
- 文字認識精度99.2%※
- 2つのOCRエンジンを使用して確認作業を効率化
- オンプレミス環境での利用により、安全なセキュリティを実現
DynaEye は、高度なAI-OCR技術を活用して、手書き文字や活字など幅広い文字認識を実現したサービスです。
オンプレミス環境で動作するため、個人情報を含むデータの安全性も高いです。2つの異なるOCRエンジンを用いることで、データ入力の確認作業を大幅に効率化します。
また、定額制で利用枚数の制限がないため、予算管理がしやすく、業務の繁忙期でも安心して使用できます。直感的な操作性により誰でも簡単に帳票定義を作成できる点も、DynaEyeの特徴のひとつです。
※出典：PFU「DynaEye 11 | オンプレミス環境で高精度な文字認識を実現するAI-OCR 」（2025年12月12日閲覧）
SmartRead
- 高精度で文書の自動認識・読み取りを実現
- 複数文書の自動仕分けや後続システムとの連携をサポート
- 直感的な操作画面で、導入・運用・全社展開がスムーズ
SmartRead は、次世代AI-OCRを駆使して文書データ化をより速く、より簡単にするサービスです。高精度に文書を自動認識します。
複数文書の自動仕分けや、RPAやデータ連携ツールとのスムーズなAPI連携機能を備えており、文書処理業務の効率化につながります。さらに、誰でも使いやすい操作画面を構築しており、導入から運用、全社展開までをスムーズに行えるように設計されているのも特徴です。
スマートOCR
- 高精度な文字認識と全自動変換
- 非定型帳票に対応した高度なデータ抽出方法
- 管理、連携、セキュリティ機能も充実
スマートOCR は、スキャンまたは撮影された紙の文書や帳票の画像データからテキストを抽出する、クラウド型の業務効率化支援ソリューションです。
AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票の読み取りにも対応した高精度の認識を実現します。
また、ユーザーの声をもとに改良を続ける操作画面や、スマホアプリとの連携など操作性も充実しています。
LINE WORKS OCR
- 読み取る対象に合わせ選べる3種類のAI-OCR
- 手書き文字や縦書き、チェックボックス、状態の悪い画像も読み取り可能
- 初期費用無料、枚数に応じた料金体系
LINE WORKS OCR は、汚れやシワのある紙の文字、手書き文字などを高精度で読み取るAI-OCRサービスです。Webブラウザから画像やPDFをアップロードするだけで、テキストデータを作成でき、必要なデータだけを指定し取り出せます。
申し込み書やアンケート向けの「Template OCR」、請求書やレシートなどに特化した「特化型OCR」、書類や画像内の文字表を形を保持したままデータ化できる「General OCR」の3種類を提供しています。
PATPOST
- 生成AI-OCRと大容量ストレージをセットで提供
- 文書の読み取りから項目抽出までAIがサポート
- 抽出項目のCSV出力が可能
PATPOSTは、契約ID数に応じた固定料金で利用できる文書管理システムです。フォーマットを問わずアップロードした文書を読み取り、生成AIが指定の項目を抽出します。
手書き文書や写真、画像なども、AIがページを丸ごとテキスト化するため、書類の中身に含まれる単語をもとに全文検索も行えます。さらに、抽出データはCSV形式で出力でき、表形式の情報はExcelにそのまま貼り付け可能です。
AISpect
- ドラッグ＆ドロップで簡単操作、多様な帳票を高精度にデータ化
- 活字や手書き文字を高度に認識し複合機のずれにも強い
- 標準版・カスタマイズ版など用途で選択可能
AISpect は、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で紙文書をデータ化できるAI-OCRです。
活字や手書き文字を高精度に読み取り、請求書や領収書、図面など多様な帳票に対応します。
標準版に加え、カスタマイズ版や生成AI版も提供し、業務効率化とコスト削減に貢献します。RPA連携やセキュリティ機能も備えた、幅広いニーズに応えるAI-OCRです。
RECERQA Scan
- 非定型帳票を高い精度で自動データ化
- フォーマット設定不要で直感的に利用開始
- 生成AIがデータ活用や業務フロー全体を支援
RECERQA Scan は、従来のAI-OCRでは対応困難だった非定型帳票の読み取りに特化し、高精度で読み取り可能な次世代AI-OCRです。
フォーマットごとの設定が一切不要で、読み込みたいPDFを3枚までアップロードするだけで24時間以内に解析してくれます。
生成AIネイティブの強みを活かし、表記揺れの自動補正やマスタ変換、書類の自動仕分け、さらには基幹システムへの連携やチェック作業の自動化まで可能とし、アナログ情報を活用できるデータ資産へと変革します。
LINE WORKS PaperOn
- 受領から連携・保管まで文書処理工程をひとつで完結
- LINE WORKS連携で現場からスマホ撮影し書類のデータ化可能
- AIとマスタ連携を活用し、読み取り後のデータ変換、修正を自動化
LINE WORKS PaperOn は、高水準のAI OCR機能を搭載した文書処理自動化サービスです。
紙帳票の読み取りからデータ変換、システム連携、保管までをワンストップでカバーし、文書処理業務を集約できます。
注文書や日報などフォーマットが異なる非定型帳票や手書き帳票にも対応し、モバイル版LINE WORKSアプリからの画像アップロードが可能です。読み取り後のデータ自動修正やマスタ連携機能により、業務に必要な形式への変換も自動で行え、後続作業の効率化を実現します。
COGENT AI SmartRead PLUS+
- AIとプロの協働で高い信頼性のデータを提供
- 金融機関実績を持つ厳重なセキュリティ体制で運用
- 書類の引き取りからデータ活用まで作業を一切不要化
COGENT AI SmartRead PLUS+ は、最先端のAIと業務に精通したオペレーターの協働（ヒューマンインザループ）により、信頼性の高いデータ提供を実現するサービスです。
取引先で異なる非定型文書にも完全に対応できます。
厳重なセキュリティ環境で、機密性の高い文書のデータ化業務も懸念なく、データ処理全体を委託できます。
オプション活用で、書類引き取りからスキャン、データ加工まで一任できるため、データ化作業は完全に不要です。API連携機能も充実しており、RPAや既存システムとのデータ活用を推進できます。
デモ体験ができるAI-OCR
つづいてデモ体験ができるAI-OCRを紹介します。
AI よみと～る
- 96.71％※の読み取り精度
- 直感的で使いやすいブラウザベースの利用者画面
- RPAツールとの連携で入力や読み取り結果の活用を自動化
AI よみと～る は、手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化するAI技術を用いたAI-OCRです。手書き文字や異なるフォーマットの書類でも、高い精度で読み取りできます。
業務プロセスの自動化を支援するRPAツールとの組み合わせにより、入力作業の自動化からデータの活用までをスムーズに行えます。直感的な操作で使いやすく、ITに詳しくない人でも容易に導入・利用できる点も特徴です。
無料デモでは、オペレーターがサンプル帳票でデモを行う「オペレーターデモ」と、使用している帳票でみずからOCRデモを行う「セルフデモ」を体験できます。
また、本利用する際には12か月の最低利用期間がありますが、有料のトライアルプランも用意されており、30日間30,000円、読み取り金額は18,000円までで試せます。
※出典：NTT東日本「(手書き文字認識・読取・データ化)｜AI-OCR・帳票処理サービス｜法人のお客さま｜NTT東日本 」（2025年12月12日閲覧）
FlexiCapture
- 高度なAI技術によるデータ抽出と処理
- 定型から非定型文書まで処理できる幅広い対応能力
- 柔軟な導入オプションでオンプレミス・クラウドどちらでも利用可能
FlexiCapture は、AIと自然言語処理（NLP）、機械学習、そして高度な文書処理機能を組み合わせた文書キャプチャプラットフォームです。
定型文書だけでなく、複雑な非定型文書からもデータを正確に抽出・分類し、処理できます。
また、導入オプションが複数用意されており、導入しやすいクラウド型、セキュリティリスクが低いオンプレミス型のどちらでも導入可能です。
AI-OCRの導入ステップ
AI-OCRシステムの導入プロセスを具体的なステップに分けて説明します。
STEP1. 紙を使っている業務の洗い出しや必要工数など現状把握をする
導入前の最初のステップは、紙ベースで行われている業務の洗い出しと、それにかかる工数やコストの現状把握です。
たとえば、経理部門での請求書処理、人事部門での従業員情報の管理、営業部門での契約書の管理など、紙文書が多用されている業務を特定します。
これらの業務状況を分析し、現在のプロセスで発生している時間ロスやヒューマンエラーの頻度を把握することが、AI-OCR導入の正当性を評価する基盤となります。
STEP2. 導入すべき業務の選定をする
現状把握が完了したら、AI-OCRを導入することで効果が見込める業務を選定します。とくに紙文書の量が多く、手作業によるデータ入力や管理に多くの時間が費やされている業務を優先的に選びましょう。
導入効果を最大化するためには、プロセスの改善ポテンシャルが高い業務や、デジタル化によって他の業務プロセスにもポジティブな影響を与える業務を選ぶことがポイントです。
STEP3. 導入するAI-OCRシステムの選定をする
前述のステップで特定した業務に適した認識精度、処理速度、学習機能があるシステムを選定します。また、システムの選定時には、無料トライアルを利用して実際の文書でテストし、結果を評価基準に含めることが重要です。
STEP4. スキャナーの選定をする
AI-OCRを最大限に活用するためには、適切なスキャナーの選定も重要です。文書の種類や量、処理速度などを考慮して、高解像度で迅速に文書のデジタル化ができるスキャナーを選びましょう。
また、文書のサイズや形状に応じて、フラットベッドスキャナーやADF（自動給紙装置）付きスキャナーなど、使用目的に合ったスキャナーを選定することが望ましいです。
STEP5. 導入したAI-OCRシステムとスキャナーの設定をする
システムとスキャナーの導入後は、OCRシステムとスキャナーの設定を進めます。
スキャナーの解像度やスキャン速度の設定、特定の文書形式に対するテンプレートの作成といった、導入する業務の特性に合わせて細かな設定調整を行い、システムの精度と効率を最適化します。
STEP6. 実運用に向けたマニュアルを作成する
AI-OCRシステムとスキャナーの設定が完了したら、実運用に向けてのマニュアル作成に着手しましょう。
このマニュアルには、文書のスキャン方法やデータの確認・編集手順、エラー発生時の対処法など、日常的な操作からトラブルシューティングまでの情報を網羅します。
STEP7. 全社的に展開しながら効果検証・改善を繰り返していく
最終ステップでは、AI-OCRシステムの全社的な展開と効果の検証、必要に応じた改善を繰り返しましょう。
実運用を通じて得られるフィードバックやデータをもとに、プロセスのさらなる最適化やAI-OCRシステムの精度向上に努めます。
また、新たな業務への適用拡大やシステムアップデートなど、継続的な改善を行いながら、DX化を推進していきましょう。
AI-OCRを導入する際の注意点
AI-OCRを導入するにあたり、いくつかの注意点があります。次のポイントに留意しながら、導入を検討しましょう。
すべての文字を完璧に読み取れるわけではない
AI-OCRの技術は非常に進歩していますが、すべての文字を100%正確に認識できるわけではありません。とくに、手書き文字や特殊なフォント、文書によっては認識精度が落ちることもあります。
たとえば、古い手書きの書類や、筆圧が弱い文字、または重なって書かれた文字は認識が難しくなることもあるでしょう。
クラウド型のサービスが多く、セキュリティ対策を求められる
多くのAI-OCRサービスはクラウドベースで提供されており、文書データをインターネット経由で送受信します。これにより、セキュリティの問題が生じる可能性もあります。
たとえば、機密情報が含まれる文書を処理する場合、データの暗号化やサービスプロバイダのセキュリティポリシー、コンプライアンス基準を十分に確認することが重要です。また、企業内部でのアクセス権管理や、データ管理ポリシーの整備も、セキュリティ対策の重要な部分となります。
クラウド型のAI-OCRに不安がある場合は、オンプレミス型のAI-OCRを検討するのもよいでしょう。
サービスによっては縦書きに対応していない
日本語を含むアジア言語の文書では、縦書きのテキストが使用されていることもあります。しかし、すべてのAI-OCRサービスが縦書きテキストに対応しているわけではありません。
縦書き文書の認識が必要な場合は、サービスがこの要件を満たしているかを事前に確認する必要があります。
文書や帳票の文字サイズが小さすぎると認識できないこともある
AI-OCRシステムは、適度な大きさの文字サイズの場合に効果的に機能します。文字サイズが非常に小さい文書や帳票では、認識精度が低下する可能性もあるでしょう。
たとえば、細かいプリントの請求書や、注釈が小さな文字で記載されている技術文書などが該当します。このような文書を処理する場合、事前にAI-OCRの最小認識文字サイズを確認し、必要に応じて文書のフォーマットを調整するか、より高性能なOCRソリューションの選定が必要になります。
無料トライアルで自社に合うAI-OCRを見極めよう
無料トライアルを利用することで、実際の業務におけるAI-OCRシステムのパフォーマンスを事前に評価できます。
自社のニーズに最適なシステムを見極め、AI-OCRの導入を進めていきましょう。
AI-OCRは次の記事でも詳しく紹介しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
