ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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オープンソースのワークフローシステムとは
オープンソースとは、ソースコードが公開されており、誰でも自由に使用・改変・配布が可能なソフトウェアを指します。
オープンソースであるため、企業や開発者はソフトウェアを特定のニーズに合わせてカスタマイズでき、高い柔軟性とコスト効率を実現できる点が特徴です。
そのため、自社に最適なワークフローシステムを構築できます。
クラウド型、オンプレミス型との違い
オープンソースのワークフローシステムは、クラウド型やオンプレミス型のワークフローシステムと次のような点で異なります。
クラウド型のワークフローシステムは、インターネットを通じて開発済みのサービスを利用するため、システム開発は不要です。
また、セキュリティ対策やアップデートなどは開発元企業が行うため、インフラの維持管理も不要です。
オープンソースのワークフローシステムは、汎用的なシステムを低コストで利用したい場合や、初期費用や開発リソースを抑えたい場合におすすめです。
一方、オンプレミス型のワークフローシステムは、企業のサーバーにパッケージソフトウェアをインストールして利用します。自社サーバーで運用するため、クラウド型と比べてセキュリティを要件に合わせやすいのが特徴です。
システム構築の柔軟性において、オープンソースのワークフローシステムはクラウド型とオープンソース型との中間といえるでしょう。
オンプレミス型よりも手軽に、クラウド型よりも柔軟に利用したい場合におすすめです。
ExcelやGoogleフォームで自作する場合との比較
Excelの「フローチャート」機能を用いれば、プログラミングスキルや専門知識がなくとも無料で簡易的なワークフローシステムを構築できます。
しかし、直感的な操作で簡単なプロセスマッピングは可能ですが、実際のタスク管理や自動化の範囲には限界があります。
また、「Googleフォーム」を用いれば、経費申請や承認申請などの簡単なワークフローを自作できます。しかし、Googleフォームはあくまで情報収集のツールです。
そのため、収集したデータをもとにした複雑な業務プロセスの複雑な条件の自動化には適していません。
オープンソースのワークフローシステムは、プロセスの自動実行、条件分岐、ロールにもとづくタスク割り当てなど、より複雑なワークフローの設計と実行する機能を搭載できます。
また、オープンソースによっては、プロセスの実行状況をリアルタイムで監視・分析する機能もあります。
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オープンソースのワークフローシステム6選
無料で使えるオープンソースのワークフローシステムを6つ紹介します。
GroupSession
- 国産グループウェアならではの日本企業の文化に合わせた柔軟な設定
- 紙で対応してきた業務も手軽にデジタル移行
- 高頻度なバージョンアップデート
GroupSession は、ワークフローをはじめスケジュール管理やメール、ファイル共有など、業務を効率化するための多機能な協働機能を提供しているサービスです。
国産グループウェアなので、電子帳簿保存法への対応や日本企業特有の文化に合わせて柔軟に設定できます。セキュリティにも配慮されているため、安心して業務の効率化を図れる点も魅力です。
オープンソース型のほか、クラウド型も利用できます。
Exment
- 業務用テンプレートを事前に搭載
- PHP(Laravel)とMySQLを採用し、レンタルサーバーでも動作する柔軟性
- シンプルな操作性
Exment は、無料でインストール可能なデータ管理Webシステムです。
ワークフロー設定のほか、データごとの設定を画面上で実施できる点も特徴です。シンプルかつ簡単な操作画面を備えており、情報の一元管理をWeb上で実現します。
有償のクラウド版や、保守サポートサービスも提供されています。
SHIRASAGI
- 数千人規模の組織に対応
- すべての機能が無料で提供
- 基本機能をより使いやすくカスタマイズ可能
SHIRASAGI は、コミュニケーションの向上を通じて、業務の効率化とコスト削減を実現する無料のオープンソースツールです。
大規模組織での利用実績があり、他システムとの連携も容易で、機能のカスタマイズも可能です。
とくに、紙ベースの稟議書の電子申請や承認作業がスムーズになる点が大きな魅力です。ペーパーレス化を推進し経費削減にも貢献するでしょう。
Tec STORK.
- ライセンスフリーで利用可能
- システム導入後のメンバー増員も無償
- 幅広い既存の業務システムとのデータ連携が可能
Tec STORK. は、既存の業務システムとのデータ連携による、実用的な拡張機能が特徴的なライセンスフリーのグループウェアです。
ワークフローはもちろん、掲示板や文書ライブラリ、会計システム、人事給与システムといった幅広い機能を兼ね備えています。ユーザー数が増えても追加のライセンス費用は発生しません。
n8n.io
- さまざまなアプリケーションとの統合が可能
- コードを書く必要可否に応じて両方でAPIを接続
- 瞬時に実行できるカスタムシナリオを構築
n8n.io は、APIを介した基本的なタスクの自動化から複雑なデータの操作まで、柔軟なワークフローの構築を可能にします。
コーディングの必要がある場合とそうでない場合の、両方に対応しているのが特徴です。
多くのアプリケーションやサービスと簡単に連携でき、自己ホストでの運用も可能です。エンジニアリングリソースを最適化し、リードの管理を自動化します。
CRMのカスタマイズを容易にするといった、ビジネスのさまざまな側面を効率化します。
Project Flogo
- JavaやNode.jsよりも軽量でリソースに制約のある環境でも動作
- リソース効率の良いイベント駆動型アプリケーションの構築ができる
- 100%オープンソースでカスタマイズ性に富んでいる
Project Flogo は、イベント駆動型アプリケーションの開発が可能なオープンソースのシステムです。
Go言語で作られており、高速なワークフローシステムを構築できます。アプリケーション統合やストリーム処理、機械学習モデルの推論など複雑な機能も提供しています。
無料と有料のワークフローシステムをコストパフォーマンスまで考慮して比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料も複数チェックして本当に適しているのを選択するのが本質的ではないでしょうか。
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オープンソースのワークフローシステムを導入する際の注意点
オープンソースのワークフローシステムは、導入や使用にあたっていくつかの注意点があります。紹介するポイントを理解し、オープンソースのワークフローシステムを最大限に活用しましょう。
サポートとメンテナンスが受けられない
オープンソースのワークフローシステムは、公式のサポートや保守サービスが提供されていないことが少なくありません。
そのため、システムのトラブルシューティングやアップデートなどは、ユーザー自身に委ねられる場合もあります。
大規模な導入や、複雑なカスタマイズを検討している場合は、専門知識をもった内部スタッフや外部の専門家を確保すると安心できるでしょう。
別途セキュリティ対策する必要がある
オープンソースソフトウェアはソースコードが公開されているため、潜在的なセキュリティリスクに注意しましょう。
不正なアクセスや、ぜい弱性を悪用した攻撃の可能性も懸念されます。定期的なセキュリティチェックや、ぜい弱性データベースの監視、セキュリティパッチの適用といったセキュリティ対策が別途必要です。
カスタマイズと互換性に影響を及ぼす場合がある
オープンソースのワークフローシステムは高いカスタマイズ性をもっています。しかし、カスタマイズが進むほど、将来的なアップデートや他のシステムとの互換性に影響を及ぼす可能性があるでしょう。
カスタマイズした機能が将来のバージョンアップで標準の機能と競合する場合や、他のアプリケーションとの統合が困難になる場合も考えられます。カスタマイズの計画と実装は、慎重に検討することが重要です。
ドキュメントと学習リソースが限られている
オープンソースプロジェクトは、ドキュメントが不足している、または最新ではない場合があります。
効果的な導入・運用のためには、フォーラムやコミュニティ、オンラインのチュートリアルなど、さまざまな学習リソースを活用する必要があるでしょう。
また、組織内での知識共有やドキュメンテーションの整備も、長期的な運用には不可欠です。
目的にあったタイプのワークフローシステムを選ぼう
ワークフローシステムは、業務のデジタル化や最適化に欠かせないシステムです。
オープンソースのワークフローシステムは無料で自作できる反面、高度な技術力が必要になるといった注意点があります。
導入する際は、オンプレミス型やクラウド型のワークフローも視野に入れつつ、ニーズに合ったものを選びましょう。
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