オンプレミス型のおすすめ人事評価システム2選！クラウドとの違いは？
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オンプレミス型の人事評価システムとは
社内でサーバーを設置してシステムを構築し、人事評価システムを運用する形態のことです。
オリジナルのシステムを構築して運用するため、パッケージ型やクラウド型と比べカスタマイズが容易で、独自の評価制度にマッチしたシステムを作れます。
なお、人事評価システムとは、評価業務に関するプロセスを自動化するシステムのことです。システム上で評価業務をすべて完結できるようになるため、従来行われている紙やExcel（エクセル）の評価シートを使った管理と比べ、業務効率化やミスの削減などの効果を実現できます。
人事評価システムのオンプレミス型とクラウド型の違い
人事評価システムの導入形態の種類として、オンプレミス型の他にクラウド型があります。クラウド型とオンプレミス型の違いとしては、導入の仕方や管理・運用方法などが挙げられます。
クラウド型とは、ベンダーが提供するサービスをインターネット経由で利用する導入形態です。ソフトウェアやデータはクラウド上にあるため場所を問わずアクセスできるほか、環境構築や保守管理・メンテナンス・アップデートなどを行う負担がなく、低コスト・短期間で導入できます。
一方で、オンプレミス型は、サーバーを設置してシステム運用を行う形態です。システムの構築や保守管理に専門知識や高額な費用が必要になるものの、ニーズに合わせてシステムの調整が可能な柔軟性をもっているのが大きな特徴です。
オンプレミス型の人事評価システムのメリット
オンプレミス型の人事評価システムのメリットをクラウド型と比較しながら解説します。
クラウド型と比べて、オンプレミス型には次のメリットがあります。
カスタマイズ性が高い
ベンダーが提供するシステムをオンライン上で利用するクラウド型とは異なり、自社で用意したサーバー上にシステムを構築するため、社内の評価基準や業務フローに合わせて、システムを自由に調整できます。
たとえば、特定の業界に特有の評価項目を追加したり、多数の評価シートを作成したりも可能です。
「評価基準が独特で汎用性の高いシステムでは対応できない」といった課題を抱える場合でも、要件に合わせてカスタマイズし、マッチした評価方法を構築できます。
処理速度が速い
社内のローカルネットワークを使用して通信する仕組みのため、外部要因による通信障害や遅延が少なく、膨大なデータもスピーディーに処理してくれます。
一方で、クラウド版はインターネット経由で操作をするため、速度の低下や接続状態などによっては遅延が発生します。
そのため、遅延を回避して業務のパフォーマンス低下を防ぎたい場合、また接続障害のようなトラブルがあっても迅速に対処できる体制が整っている企業であれば、オンプレミス型のほうがメリットは大きいでしょう。
セキュリティの充実
社内にサーバーを設置するため、第三者への情報漏えいや外部からの不正アクセスを抑止できるのはもちろん、セキュリティ対策を独自のポリシーに合わせて構築できます。
一方で、クラウド型はセキュリティ対策をベンダーに依存するため、組織の要件に沿った運用を行えない場合があるほか、外部からの攻撃による情報漏えいリスクが高まる点に注意が必要です。
このようにオンプレミス型の人事評価システムは、カスタマイズ性や処理速度、セキュリティ面に優れています。ニーズや目的にマッチするかを考慮しながら、導入形態を選ぶようにしましょう。
オンプレミス型の人事評価システムのデメリット
次に、クラウド型と比較した、オンプレミス型人事評価システムのデメリットは次のとおりです。
システム構築に時間がかかる
契約後すぐに利用開始できるクラウド型と比べ、オンプレミス型は機器の購入からシステム構築まで行わなければいけないため、導入までに時間を要します。
具体的な導入期間は企業規模や要件によっても異なりますが、機器の調達・設定・カスタマイズ・動作確認などに長期間を要し、導入・稼働開始までに半年以上の時間が必要なこともあります。
そのため、短期間で導入したい場合は適していない導入形態といえるでしょう。
初期費用が高い
システム構築に伴い、初期費用が高額になりがちなのもデメリットのひとつです。
クラウド型はベンダーが提供するシステムを利用するため、導入時に機器やソフトウェアなどの購入費用が発生せず、初期費用を抑えられます。
一方で、オンプレミス型は導入時にハードウェアの購入費用やソフトウェアのライセンス料、システム構築費用などが必要となり、初期費用として数百万円かかる場合も多いです。このような高額な初期費用は、とくに中小企業にとっては大きな負担になりかねません。
運用保守・メンテナンスが必要
クラウド版は運用・保守管理、障害対応をすべてベンダーが行うことに対し、オンプレミス型は社内でサーバーを管理しなければならないため、クラウド型と比較して管理の手間がかかってしまいがちです。
たとえば、保守・更新・セキュリティ対策など、専門的な知識やスキルを必要とする作業が発生します。
従業員の増減や組織の変更に対応するためには、社内でシステムを改修したり、サーバーを増設したりする必要もあるため、余計に時間やコストがかかる場合もあるでしょう。
セキュリティやバックアップも社内で対応しなければならず、不正アクセスやウイルス感染などのリスクも高くなります。
災害・障害リスクがある
災害対策に強いデータセンターで運用され、災害時の早期復旧にも適しているクラウド型と比べ、自社サーバーで運用するオンプレミス型は、災害や障害時のリスクが高まります。
たとえば、自然災害によるサーバーの破損で人事データが消失したり、障害時に機能が停止してしまったりする恐れがあります。さらに、災害や障害の発生時には復旧対応も必要です。
こうしたリスクに備えるためには、バックアップシステムの導入やデータの同期を行うなどの対策を行う必要があります。
クラウドの人事評価システムのメリット
一方で、オンプレミス型と比較したクラウド型の人事評価システムのメリットとしては、次のものが挙げられます。
短期間で導入できる
オンプレミス型と異なり、導入時にサーバー環境やシステム構築を行う必要がないため、導入準備に手間をかけず、短期間で導入できます。
サービスの契約後、すぐにシステムにログインし利用を開始できるサービスが多いため、必要なときにスピーディーに導入が可能です。
人事評価制度の導入・運用には、制度設計や評価シートの作成などの作業が必要となり、大きな負担がかかります。導入準備にリソースを割きたくない場合や迅速に導入したい場合などには、クラウド型の導入が向いているでしょう。
導入コストが抑えられる
クラウド型のシステムには初期費用無料のサービスが多いほか、機器の購入や環境構築も不要なため、初期費用を抑えて導入できます。
ランニングコストとして月額料金が発生するものの、月額費用には運用・保守・メンテナンスやアップデートなどにかかる費用も含まれています。
オンプレミス型のように、運用保守やメンテナンスのための人件費やサーバーの機器の維持管理コストは発生しません。そのため、コストの予想がしやすいのもメリットです。
データ共有がしやすい
社外からのアクセスが制限されるオンプレミス型に対し、クラウド型はクラウド上でデータを管理するため、リモートワークや社外からでも評価結果やフィードバックなどのデータを確認しやすい点もメリットです。
不明瞭な評価基準や納得感のない評価結果は、不満やモチベーション低下につながることもあります。しかし、データをリアルタイムで反映しすぐに確認できる環境なら、より評価基準の透明性が高まり、不満の防止や解消につながるでしょう。
バックアップやバージョンアップが自動で行われる
社内でメンテナンスが必要なオンプレミス型とは異なり、クラウド型はデータのバックアップやバージョンアップなどは自動で実施されます。
メンテナンスが不要で常に最新のバージョンを利用でき、また重要な人事データが消失しても復元できるため安心して利用できます。
クラウド型の人事評価システムのデメリット
オンプレミス型と比較した、クラウド型人事評価システムのデメリットは次のとおりです。
細かいカスタマイズが難しい
クラウド型は基本的にパッケージ化された機能が提供されるため、ニーズに合わせたカスタマイズが困難です。
独自の評価基準をもつ場合や独自の評価項目を作成したい場合などには、ニーズに合わせて柔軟なカスタマイズが可能なオンプレミス型のほうが向いているでしょう。
インターネットがないと利用できない
社内ネットワークで接続しインターネット環境がなくても利用できるオンプレミス型に対し、クラウド型はインターネット環境がない場所やネットワーク障害が発生した場合は利用できません。
また、サービスによってはメンテナンスの際に一時的に利用できなくなる場合もあるほか、障害の発生時にはベンダーに対応を依存するため、社内で状況をコントロールできない点もデメリットです。
セキュリティリスクの懸念がある
人事評価システムには機密データや個人情報などを保存する場合が多く、セキュリティ面でのリスクが懸念されます。
サーバーで運用し外部からの攻撃を受けにくいオンプレミス型と比べ、クラウド型のシステムは不正アクセスやサイバー攻撃の対象となりやすく、情報漏えいのリスクがあります。
そのため、事前にベンダーのセキュリティ対策についてチェックしたり、社内のセキュリティ意識を強化させたりする必要があるでしょう。
オンプレミス型の人事評価システムに向いている企業
オンプレミス型の人事評価システムは、社内のサーバーにシステムをインストールすることで、外部からの不正アクセスやデータ漏えいのリスクを低減できます。そのため、機密性の高い情報を扱う企業や、セキュリティポリシーに沿ってシステムを管理したい企業に向いています。
また、オンプレミス型のシステムでは、ニーズに合わせてシステムの機能やデザインを変更できるため、独自の人事評価基準やフローを構築したい企業や他社と差別化したい企業にもおすすめです。
オンプレミス型の人事評価システムの選び方
オンプレミス型の人事評価システムを導入する際は、いくつかの重要な観点を押さえる必要があります。最適なシステムを選ぶための具体的なチェックポイントを紹介します。
評価制度に合わせて柔軟にカスタマイズできるかを確認しよう
人事評価の運用は企業ごとに異なるため、システム側に柔軟なカスタマイズ性が求められます。評価項目やプロセスの違いに対応できない場合、運用に支障が出る可能性もあります。
システム選定時には、評価基準の設定方法やワークフローの調整範囲を確認しましょう。自社の制度と照らし合わせながら、必要な柔軟性があるかを見極めることが重要です。
自社内で運用・管理できるITリソースがあるかをチェック
オンプレミス型は、社内でサーバーやネットワークの管理が必要なため、一定のITリテラシーが求められます。人的リソースが不足していると、トラブル対応や運用保守が滞る可能性があります。
導入前には、IT担当者の人数やスキルレベル、既存の社内インフラ状況を確認することが大切です。不足がある場合は、ベンダーによる支援体制の有無もあわせて確認しましょう。
セキュリティ要件や監査対応に見合った仕組みが備わっているか
人事評価システムでは、個人情報や評価内容といった重要な情報を扱うため、高いセキュリティ水準が求められます。とくに自社内で管理を行うオンプレミス型では、設計段階から万全な対策が必要です。
選定の際には、アクセス権限の設定機能やログ管理、暗号化の有無などを確認しましょう。社内のセキュリティポリシーや監査要件に適合するかどうかを事前にチェックすることも欠かせません。
他の社内システムと連携しやすい設計かどうかも重要
人事評価の結果は、人事管理や給与システムとも連動させることで、より効率的に活用できます。連携が難しい場合、二重入力やデータ整合性の問題が生じる恐れがあります。
システム選定時には、CSVやAPIなどのデータ連携機能の有無や、対象となる他システムとの互換性を確認しましょう。スムーズに情報連携できる環境を整えることで、業務全体の効率が高まります。
オンプレミス型のおすすめ人事評価システム2選
オンプレミス型のおすすめ人事評価システムを紹介します。それぞれの機能や強みを比較しながら、社内の業務や評価フローに適するものを選んでみましょう。
人事評価だけでなく、育成計画やデータ分析などタレントマネジメント機能を備えたものもあるため、導入目的に応じて適切なものを検討しましょう。
One人事は、オンプレミス型とクラウド型から選べる人事評価システムで、人事戦略に必要なさまざまな機能を網羅しています。目標管理や人事評価、キャリア・スキル管理、研修管理、サーベイなどの機能を搭載しているのが特徴です。各機能はパラメータ化されているため、制度変更にも柔軟に対応できます。
また、人事情報モジュールと連携して、人事データベースを効果的に活用できます。オンプレミス型の利用料金は、人数や仕様規模に応じて変動するため、問い合わせが必要です。
人財成長支援システム モノドン
人財成長支援システム モノドンは、社内の制度や業務に合わせて自由にシステムを構築できるセミオーダー型の人事評価システムです。キャリアパス機能やチャット機能、相対評価機能などを搭載しています。
キャリアパス（スキルパス）機能では、役割ごとに必要な技能や知識を提示し、社員の自己実現と組織力の強化をサポートします。提供タイプは、クラウド型とオンプレミス型から選択可能です。
導入形態ごとの特徴を比較してサービスを選ぶ
オンプレミス型の人事評価システムは、高いセキュリティと柔軟なカスタマイズ性が魅力です。セキュリティポリシーに沿って厳重に管理したい企業や、人事評価基準やフローに合わせてシステムを変更したい企業におすすめです。
一方で、クラウド型と比較してコストや手間がかかってしまうため、コストと予算のバランスを考えて選ぶ必要があります。
人事評価システムの導入を検討する際には、ニーズや予算に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは人事評価システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。
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