グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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掲示板機能とは？グループウェアで使うメリット
グループウェアは、業務の効率化や社内の情報共有をスムーズに行うための統合的なシステムです。チャット機能やスケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど企業活動を支える、さまざまな機能が備わっています。中でも、多くの企業で活用されているのが「掲示板機能」です。
掲示板機能とは、社内全体や特定のチームに向けて情報を一斉に共有できる仕組みです。お知らせや資料、画像などを手軽に投稿でき、閲覧者は内容に対してコメントを残したり、リアクションを返したりできます。
メールのように個別対応する必要がなく、重要な情報を広く確実に届ける手段として有効です。
気軽な情報共有・社内コミュニケーションが可能
掲示板を使えば、ちょっとした気づきや社内イベントの案内、業務に関する注意喚起などを気軽に発信できます。
コメント機能やリアクション機能があれば、投稿に対して双方向のやり取りも可能となり、形式にとらわれない自由なコミュニケーションが生まれやすくなります。
社内周知を効率化し、未読・見逃しを防げる
メールや口頭での伝達では情報の見落としや伝達漏れが発生しやすくなりますが、掲示板を活用すれば重要情報の一括送信が可能です。また、未読者の把握や通知機能を活用することで、情報の取りこぼしを防ぎやすくなります。
掲示に対するコメントや既読管理もできる
多くのグループウェアでは、掲示板に対するコメント機能や既読確認機能が搭載されています。投稿内容に対する意見や質問をリアルタイムでやり取りできるほか、誰がすでに情報を確認済みかの把握も可能です。
情報共有だけでなく、スムーズな対応や確認したいときにも役立ちます。
掲示板機能のあるグループウェアの選び方
掲示板機能のあるグループウェアを選ぶ際は、次のポイントを意識することが大切です。
- 掲示板の細かな機能は十分か
- 従業員にとって使いやすい仕様か
- 十分なセキュリティ対策が施されているか
掲示板の細かな機能は十分か
グループウェアの掲示板機能は、スムーズな情報共有やコミュニケーション活性化に役立ちます。ひとくちに「掲示板」といっても、グループウェアによって機能はさまざまです。掲示板の形式や主要機能、そのほかの便利な機能について理解を深めることが大切です。
掲示板形式
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| フォーラム形式 | 投稿者が情報を一方的に共有する形式。情報共有やお知らせに適している |
| スレッド形式 | 投稿に対して派生するコメントが可能な形式。議論や質問に適している |
主要機能
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 添付ファイル機能 | 画像や資料を共有できる |
| 既読機能 | 誰が情報を閲覧したかがわかる |
| アンケート機能 | 意見収集や意思決定に役立つ |
その他便利な機能
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| カテゴリ分け | テーマや部署ごとに情報を整理できる |
| 投票機能 | アンケートや意見収集に役立つ |
| コメント機能 | 情報に対する意見や質問を投稿できる |
| いいね機能 | 有益な情報に「いいね」を押せる |
| 通知機能 | 新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる |
| 検索機能 | 過去の投稿やコメントを簡単に検索できる |
従業員にとって使いやすい仕様か
掲示板の使いやすさも、グループウェアを選ぶうえで大切です。次のような項目があげられます。
- インターフェースに優れているか（画面が見やすいか）
- 少ないクリック数で目的のページにたどりつけるか
- 業務フローに応じてレイアウトや機能を調整できるか
- PC以外のデバイスでも操作性や視認性が高いか
従業員の中には、ITツールに慣れていない方や、新しいツール導入に抵抗がある方もいます。労力をかけずにグループウェアを使えるかが重要です。
なお、グループウェアはオフィス外で閲覧する場面も多いため、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどモバイル対応しているかも確認しましょう。
十分なセキュリティ対策が施されているか
グループウェアでは、個人情報や社内の機密情報などを多く取り扱っています。そのため、システム側に不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が施されているか重要です。たとえば、次のような対策があげられます。
- 不正アクセスを防ぐ「データ暗号化」の機能
- 操作内容を記録できる「ログ管理」の機能
- 閲覧や編集可能な従業員する「アクセス権限」の設定
グループウェア運営には、外部からの不正アクセスだけでなく、従業員によるデバイスの紛失や管理不足による情報漏えいなど「社内リスク」も潜んでいます。
たとえば「アクセス権限」を細かく設定していれば、従業員による情報漏えいをブロック可能です。社外と社内の両方から防御できる機能が揃っているか、事前に確認しましょう。
掲示板機能のあるグループウェアの機能・料金比較表
掲示板機能のあるグループウェアの機能、料金比較表を紹介します。
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
掲示板機能のあるグループウェア9選
掲示板機能のあるグループウェアを紹介します。システムによって特性や機能は異なるため、比較検討して選ぶことが大切です。
Garoon
- ソフトウェア開発大手であるサイボウズのグループウェア
- 掲示板では公開先やステータスを細かくカテゴライズできる
- 投稿内容に対してコメントや気軽なリアクションも可能
Garoonは、国内のソフトウェア開発大手である「サイボウズ株式会社」が提供するグループウェアです。シンプルで使いやすいインターフェースが魅力で、メッセージやスケジュール管理、施設予約、出欠管理、備品管理など、さまざまな機能を搭載しています。
「掲示板」では、全社、部署、組織、拠点、目的など細かいカテゴリー設定が可能です。気になるカテゴリーはユーザー自身で設定できます。掲示内容は「すべて」「掲示開始待ち」「公開中」「期限切れ」の4パターンに絞り込めます。
また、掲示板ではテキストだけでなく画像やファイル添付も可能です。掲示板を見た方はコメントを打ったり、「確認しました」のリアクションができたりします。
J-MOTTOグループウェア
- 幅広い機能を搭載しており拡張性や連携性も高いグループウェア
- 掲示板では宛先や配信内容、公開日、配信時間なども細かく設定できる
- 画像のアップロードやテキストの自由な装飾も可能
J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が運営するグループウェアです。スケジュールやワークフロー、プロジェクト管理など豊富な機能を搭載しており、拡張機能や外部サービスとの連携もできます。
J-MOTTOでは、社内の伝達事項やお知らせを掲載できる「インフォメーション（掲示板）」機能を搭載しており、宛先や配信内容などのカテゴリー設定や公開日、配信時間なども柔軟に設定可能です。
テキストのみならず画像のアップロードにも対応しており、目立たせたいテキストに色を加えたり、サイズを変えたりといった装飾もできます。
NI Collabo 360
- 豊富な機能がありデバイスを問わず利用できるグループウェア
- 掲示板を「ルーム（部屋）」で分類してルームごとに必要な情報を届けられる
- 投稿内容は「新着情報」や「閲覧回数ランキング」などでラベル付けされる
NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。豊富な機能を搭載しており、社内PCやスマートフォンなどデバイスを問わずアクセスできます。
強みは、社内の意見交換の場として使える「ナレッジ・コラボレーション（掲示板）」機能を搭載していることです。掲示板を「ルーム」と呼ばれる部屋ごとに分けており、必要な情報をルーム単位で配信や管理できます。
投稿された内容は、「新着情報」や「閲覧回数ランキング」などラベル付けされ、トップ画面に表示可能です。投稿は時系列で表示されるため、「投票機能」によって社内コミュニケーションのさらなる活性化が期待できます。
サイボウズ Office
- サイボウズが運営する中小企業向けのグループウェア
- 誰でも簡単に利用できるインターフェースが魅力
- コメントや「いいね！」のリアクション、アクセス権限設定も柔軟
サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が運営する中小企業向けのグループウェアです。「誰でもかんたんに使える」をコンセプトとしており、メッセージやスケジュール共有、ワークフロー、ToDoリストなど使い勝手を追求した機能が豊富に揃っています。
掲示板機能では、社内全体や部署などカテゴリを設定し、簡単な操作で投稿可能です。テキストだけでなくファイル添付や掲示期間も設定できます。投稿に対するコメントや「いいね」などのリアクションも可能です。
掲示内容のアクセス権限も柔軟に設定できるため、セキュリティの強化にもつながります。
desknet's NEO
- クラウド版とパッケージ版の両方を提供している
- PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用できる
- 掲示板は「リッチテキストエディター」で自由に編集可能
desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが運営するグループウェアです。クラウド版とパッケージ版の両方を提供しており、1ユーザーあたりのコストを抑えやすい点も魅力です。数名から数万人規模まで企業規模を問わず活用できます。
「使いやすさ」にこだわっている同ツールには、ビジネスシーンで役立つ機能が多数搭載されており、PCやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで利用可能です。
また、掲示板機能では全社や部署など場所に応じた情報を簡単に掲載できます。「リッチテキストエディター」によってテキストだけでなく、写真や画像もそのまま添付、編集できます。
お知らせや告知などの情報を共有した後、上司や担当者から承認を得られる機能も搭載していることも特徴です。
WaWaoffice for Workspace Organizer
- スケジュールや回覧板、ToDoなどの機能をもつグループウェア
- 掲示板ではカテゴリーやアクセス権限、指示属性の選択などが可能
- 安価な価格で手軽にスタートできる
WaWaoffice for Workspace Organizerは、株式会社アイアットOECが運営するグループウェアで、多くの企業への導入実績があります。メールやスケジュール、回覧板、ToDoリストの作成など機能を搭載しているのが特徴です。
掲示板機能では、カテゴリーやアクセス権限、指示属性の選択などの選択ができます。カテゴリーの階層は無制限で設定でき、リッチテキスト入力に対応しているため、WordやExcelからのコピー&ペースト、期限の切れた掲示の非表示も可能です。安価な価格で手軽にスタートできます。
Zoho Connect
- 経営層と現場従業員をつなげる機能が充実している
- 社内全体やグループの議論の場として「フォーラム（掲示板）」を使える
- 従業員は興味のあるカテゴリーをフォローして自由に閲覧できる
Zoho Connectは、ゾーホージャパン株式会社が提供する社内コミュニケーションツールです。売上や社長からのメッセージを共有できる組織ウォールをはじめ、従業員から意見を吸い上げられる投票機能、ワークロードの閲覧機能、ファイル共有機能を搭載しています。
掲示板としては「フォーラム」機能が搭載されており、組織全体やグループごとの議論の場として活用可能です。リッチテキストを採用しているため、画像や動画の埋め込みもスムーズにできます。
フォントや書式もフレキシブルに設定できます。従業員は、興味のあるカテゴリーをフォローして、「自分のフィード」で好きなカテゴリーを閲覧可能です。
GroupSession
- 視認性&操作性に優れたインターフェースが特徴
- 掲示板はツリー形式で表示され情報のすばやい伝達を実現
- キーワードや対象を簡単に絞り込める高い検索性
GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェアです。スケジュールや施設予約、ファイル共有、日報など多くの機能を搭載しており、優れたインターフェースによって直感的に利用できます。
掲示板機能では、フォーラムがツリー形式で表示され、新着投稿や書き込み時間も確認可能です。社内やグループに伝えたい情報をすばやく効率的に周知できます。キーワードや検索対象を絞り込むことで、知りたい掲示内容にたどり着けるでしょう。
ほかにも予約投稿やフォントの装飾、不具合やトラブル対応履歴などナレッジも蓄積可能です。
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック）
- Google Workspace を拡張し情報共有を最適化
- 柔軟な権限設定で適切な情報共有を実現
- 双方向機能で社員のコミュニケーションを活性化
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック）は、Google Workspaceを拡張できるクラウド型グループウェアです。円滑な情報共有とコミュニケーション活性化の支援に特化しています。
社内掲示板「rakumo ボード」では、Googleサイトでは難しいボードごとの権限設定を実現可能です。
また、「グッジョブ！」機能やコメント、未読／既読確認機能を使い、情報伝達を確実にすることで、社員のコミュニケーションを促進します。Googleサイトとの連携で、独自の社内ポータルを容易に構築できるため、課題解決にもおすすめです。
グループウェアに搭載される掲示板機能の詳細
グループウェアにおける掲示板機能の詳細は下記のとおりです。一口に掲示板といっても、どこまでの機能を求めるかで対応できるサービスが限定されるため、比較検討する前に整理しておきましょう。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| カテゴリ分け | テーマや部署ごとに情報を整理できる機能は、情報の検索性を向上させます。 |
| 投票機能 | アンケートや意見収集に役立ちます。従業員の声を集めて経営改善に役立てる「ボトムアップ型」の企業におすすめの機能です。 |
| コメント機能 | 情報に対する意見や質問を投稿できる機能は、コミュニケーションの活性化に役立ちます。 |
| いいね機能 | 有益な情報に「いいね」を押せる機能は、情報の評価や注目度の指標になります。 |
| 通知機能 | 新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる機能は、情報の見逃しを防ぎます。 |
| 検索機能 | 過去の投稿やコメントを簡単に検索できる機能は、必要な情報を見つけやすくします。 |
掲示板機能のあるグループウェアの注意点と対処法
グループウェアの掲示板には注意点もあります。とくに、次のポイントには注意しましょう。
情報過多になる可能性がある
掲示板によって情報伝達がスムーズになりますが、投稿頻度が多いと情報過多になり、従業員も疲れてしまいます。「また何か投稿されている」と、掲示板自体を見なくなる従業員も出てきます。
情報過多を防ぐためにも、投稿頻度のルールを定めたり、カテゴリ分けやタグ付けによって情報を整理したりなどの工夫が必要です。「必ず見るべき情報」「見なくても困らない情報」など優先度をつけ、従業員に飽きられないようにしましょう。
セキュリティリスクが拭えない
掲示板では、多くの社内情報を扱います。大人数でシステムを利用する以上、セキュリティリスクもあります。社外からの不正アクセスだけでなく、社内からの情報漏えいリスクも0ではありません。
セキュリティ対策として、次のポイントを意識しましょう。
- アクセス権限の設定による情報の限定公開
- パスワードポリシーの策定による強固なパスワード設定
- データの暗号化による情報保護
- ログ管理による不正操作検知
- 定期的なぜい弱性診断によるセキュリティ対策の強化
グループウェアのセキュリティ機能に加えて、トラブルが起きた場合のベンダーの対応内容も確認しましょう。
導入や運用にコストがかかる
多くのグループウェアには掲示板機能が実装されています。しかし、グループウェアの導入や運営にはコストがかかります。初期費用や月額費用、サポート費用などシステムに関するコストはもちろん、定着のための社内教育のコストも考慮しなければなりません。
グループウェアの導入、運用の直接的なコストに加えて、付随してどのようなコストがいくらかかるのか、具体的に検討する必要があります。トータルコストを踏まえたうえで、本当に費用対効果があるのか判断しましょう。
掲示板を搭載したグループウェアを導入しよう
掲示板を搭載したグループウェアを選ぶ際には、「本当に必要な機能が揃っているか」「誰にとっても使いやすいか」などに注目しましょう。
掲示板を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。
掲示板を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、目的や予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。
BOXILとは
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