掲示板を搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

掲示板を使えるグループウェアとは？

グループウェアとは、社内コミュニケーション活性化や業務効率化のための機能が実装されたシステムです。たとえばチャットやファイル共有、ワークフロー、スケジュール管理など機能は多岐にわたります。

その中でも、多くのグループウェアに実装されているのが「社内掲示板」です。1人が多数に対して情報共有する機能で、テキストや画像、資料などを簡単に共有できます。掲示板を閲覧した人は、情報に対して「いいね！」や「コメント」などのリアクションが可能です。

掲示板機能のあるグループウェアの選び方

掲示板機能のあるグループウェアを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。

• 掲示板の細かな機能は十分か
• 従業員にとって使いやすい仕様か
• 十分なセキュリティ対策が施されているか

掲示板の細かな機能は十分か

グループウェアの掲示板機能は、スムーズな情報共有やコミュニケーション活性化に役立ちます。ひと口に「掲示板」といっても、グループウェアによって機能はさまざま。まずは掲示板の形式や主要機能、その他の便利な機能について理解を深めましょう。

掲示板形式

項目	内容
フォーラム形式	投稿者が情報を一方的に共有する形式。情報共有やお知らせに適している
スレッド形式	投稿に対して派生するコメントが可能な形式。議論や質問に適している

主要機能

項目	内容
添付ファイル機能	画像や資料を共有できる
既読機能	誰が情報を閲覧したかがわかる
アンケート機能	意見収集や意思決定に役立つ

その他便利な機能

項目	内容
カテゴリ分け	テーマや部署ごとに情報を整理できる
投票機能	アンケートや意見収集に役立つ
コメント機能	情報に対する意見や質問を投稿できる
いいね機能	有益な情報に「いいね」を押せる
通知機能	新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる
検索機能	過去の投稿やコメントを簡単に検索できる

従業員にとって使いやすい仕様か

掲示板の使いやすさも、グループウェアを選ぶうえで大切なポイントです。たとえば次のような項目があげられます。

• インターフェースに優れているか（画面が見やすいか）
• 少ないクリック数で目的のページにたどりつけるか
• 業務フローに応じてレイアウトや機能を調整できるか
• PC以外のデバイスでも操作性・視認性が高いか

従業員の中には、ITツールに慣れていない人、そもそも新しいツール導入に抵抗がある人などがいるでしょう。そういった従業員でも労力をかけずにグループウェアを使えるかが重要です。グループウェアは、オフィス外で閲覧する場面も多いため、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどモバイル対応しているかも確認しましょう。

十分なセキュリティ対策が施されているか

グループウェアでは、従業員の個人情報や社内の機密情報を多く扱います。そのためシステム側に、不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が施されているかも重要です。たとえば次のような対策があげられます。

• 不正アクセスを防ぐ「データ暗号化」の機能
• 操作内容を記録できる「ログ管理」の機能
• 閲覧や編集可能な従業員する「アクセス権限」の設定

グループウェア運営には、外部からの不正アクセスだけでなく、従業員によるデバイスの紛失や管理不足による情報漏えいなど「社内リスク」も潜んでいます。たとえば「アクセス権限」を細かく設定していれば、従業員による情報漏えいをブロック可能です。社外と社内の両方から防御できる機能が揃っているか、事前に確認しましょう。

掲示板機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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掲示板機能のあるグループウェア8選

掲示板機能のあるグループウェアを紹介します。システムによって特性や機能は異なるので、比較検討し、自社に合ったものを選定しましょう。

• ソフトウェア開発大手であるサイボウズのグループウェア
• 掲示板では公開先やステータスを細かくカテゴライズできる
• 投稿内容に対してコメントや気軽なリアクションも可能

Garoonは、国内のソフトウェア開発大手である「サイボウズ株式会社」が提供するグループウェアです。シンプルで使いやすいインターフェースが魅力で、メッセージやスケジュール管理、施設予約、出欠管理、備品管理などさまざまな機能を搭載しています。

「掲示板」では、全社、部署、組織、拠点、目的など細かいカテゴリー設定が可能。気になるカテゴリーはユーザー自身で設定できます。掲示内容は「すべて」「掲示開始待ち」「公開中」「期限切れ」の4パターンに絞り込めます。掲示板ではテキストだけでなく画像やファイル添付も可能。掲示を見た人はコメントを打てたり、「確認しました」のリアクションができたりします。

• 合計26の機能を搭載しており拡張性や連携性も高いグループウェア
• 掲示板では宛先や配信内容、公開日、配信時間なども細かく設定できる
• 画像のアップロードやテキストの自由な装飾も可能

J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が運営するグループウェアです。スケジュールやワークフロー、プロジェクト管理など合計26機能を搭載しており、拡張機能や外部サービスとの連携もできます。

J-MOTTOでは、社内の伝達事項やお知らせを掲載できる「インフォメーション（掲示板）」機能を搭載。宛先や配信内容などのカテゴリー設定や、公開日・配信時間なども柔軟に設定できます。テキストのみならず画像のアップロードにも対応。目立たせたいテキストに色を加えたり、サイズを変えたりといった装飾も可能です。

• 合計36種類の機能がありデバイスを問わず利用できるグループウェア
• 掲示板を「ルーム（部屋）」で分類して各ルームごとに必要な情報を届けられる
• 投稿内容は「新着情報」や「閲覧回数ランキング」などでラベル付けされる

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。36もの豊富な機能を搭載しており、社内や社内、PCやスマートフォンなどデバイスを問わずアクセスできます。

同ツールでは、社内の意見交換の場として使える「ナレッジ・コラボレーション（掲示板）」機能を搭載。掲示板を「ルーム」と呼ばれる部屋ごとに分け、必要な情報をルーム単位で配信・管理できます。

投稿された内容は、「新着情報」や「閲覧回数ランキング」などラベル付けされ、トップ画面に表示。投稿は時系列で表示されるためわかりやすく、「投票機能」によって社内コミュニケーションのさらなる活性化が期待できます。

• サイボウズが運営する中小企業向けのグループウェア
• 誰でも簡単に利用できるインターフェースが魅力
• コメントや「いいね！」のリアクション、アクセス権限設定も柔軟

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が運営する中小企業向けのグループウェアです。「誰でもかんたんに使える」をコンセプトとしている同ツール。メッセージやスケジュール共有、ワークフロー、ToDoリストなど、使い勝手を追求した機能が豊富に揃っています。

掲示板機能では、社内全体や部署などカテゴリを設定し、簡単な操作で投稿が可能。テキストだけでなくファイル添付や掲示期間も設定できます。投稿に対するコメントや「いいね」などのリアクションも可能です。掲示内容のアクセス権限も柔軟に設定できるため、セキュリティの強化にもつながります。

• クラウド版とパッケージ版の両方を提供している
• PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用できる
• 掲示板は「リッチテキストエディター」で自由に編集可能

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが運営するグループウェアです。クラウド版とパッケージ版の両方を提供しており、1ユーザーあたり月額400円から利用可能。数名から10,000人規模まで企業規模を問わず活用できます。

「使いやすさ」にこだわっている同ツール。ビジネスシーンで役立つ機能が多数搭載されており、PCやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで利用可能です。

掲示板機能では、全社や部署など場所に応じた情報を簡単に掲載できます。「リッチテキストエディター」によって、テキストだけでなく、写真や画像もそのまま添付・編集が可能です。お知らせや告知といった情報を共有した後、そのまま上司や担当者から承認を得られる機能も搭載しています。

• スケジュールや回覧板、ToDoなど14種類の機能をもつグループウェア
• 掲示板ではカテゴリーやアクセス権限、指示属性の選択などが可能
• 1つのIDあたり月額400円から利用できる

WaWaoffice for Workspace Organizerは、株式会社アイアットOECが運営するグループウェアです。1,500社以上の導入実績があり、メールやスケジュール、回覧板、ToDoリストの作成など14の機能を搭載しています。

掲示板機能では、カテゴリーやアクセス権限、指示属性の選択などが可能。カテゴリーの階層は無制限で設定できます。リッチテキスト入力に対応しており、WordやExcelからのコピー&ペースト、期限の切れた掲示の非表示も可能です。1つのIDあたり月額400円からとコストパフォーマンスにも優れています。

• 経営層と現場従業員をつなげる機能が充実している
• 社内全体やグループの議論の場として「フォーラム（掲示板）」を使える
• 従業員は興味のあるカテゴリーをフォローして自由に閲覧できる

Zoho Connectは、ゾーホージャパン株式会社が提供する社内コミュニケーションツールです。売上や社長からのメッセージを共有できる組織ウォールをはじめ、従業員から意見を吸い上げられる投票機能、ワークロードの閲覧機能、ファイル共有機能などさまざまな機能を搭載しています。

掲示板としては「フォーラム」機能が搭載されており、組織全体やグループごとの議論の場として活用可能。リッチテキストを採用しているため、画像や動画の埋め込みもスムーズです。フォントや書式もフレキシブルに設定できます。従業員は、興味のあるカテゴリーをフォローして、「自分のフィード」で好きなカテゴリーを閲覧可能です。

• 視認性&操作性に優れたインターフェースが特徴
• 掲示板はツリー形式で表示され情報のすばやい伝達を実現
• キーワードや対象を簡単に絞り込める高い検索性

GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェアです。スケジュールや施設予約、ファイル共有、日報など多くの機能を搭載しており、優れたインターフェースによって直感的に利用できます。

掲示板機能では、フォーラムがツリー形式で表示され、新着投稿や書き込み時間も確認可能。社内やグループに伝えたい情報をすばやく効率的に周知できます。キーワードや検索対象を絞り込むことで、知りたい掲示内容もすぐにたどり着けます。他にも予約投稿やフォントの装飾、不具合・トラブル対応履歴などナレッジも蓄積可能です。

グループウェアに搭載される掲示板機能の詳細

グループウェアにおける掲示板機能の詳細は下記となります。一口に掲示板といってもどこまでの機能を求めるかによって対応できるサービスが限定されるので、比較検討する前に整理しておきましょう。

機能	詳細
カテゴリ分け	テーマや部署ごとに情報を整理できる機能は、情報の検索性を向上させます。
投票機能	アンケートや意見収集に役立ちます。従業員の声を集めて経営改善に役立てる「ボトムアップ型」の企業におすすめの機能です。
コメント機能	情報に対する意見や質問を投稿できる機能は、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
いいね機能	有益な情報に「いいね」を押せる機能は、情報の評価や注目度の指標になります。
通知機能	新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる機能は、情報の見逃しを防ぎます。
検索機能	過去の投稿やコメントを簡単に検索できる機能は、必要な情報を見つけやすくします。

グループウェアで掲示板を使うメリット

グループウェアで掲示板を使うメリットとして、次のものがあげられます。

• 社内コニュニケーションが活性化する
• 業務のノウハウやナレッジが蓄積される
• 最新情報を一斉に共有できる
• 意思決定がスピードアップする

社内コニュニケーションが活性化する

掲示板機能を使うことで、社内コミュニケーションが活性化します。電話やメールでのやり取りでは、仕事感が強くなったり、伝達にタイムラグが生まれたりと、カジュアルなコミュニケーションが難しいのが実情です。

グループウェアの掲示板では、1人が全員に対して一斉に情報を共有できるうえ、閲覧した人は「いいね」や「コメント」でリアクション可能です。

掲示板のリアルタイムなやり取りによって、従業員同士の会話のきっかけが生まれ、社内コミュニケーション円滑化につながります。

業務のノウハウやナレッジが蓄積される

掲示板は社内広報として使うだけでなく、業界のトレンドや成功事例、ミス共有など、組織成長につながる情報共有の場としても活用できます。投稿内容はシステム側で自動的に保存されるため、社内のノウハウやナレッジとして蓄積可能です。

グループウェアによっては送信先を自由に設定できるものも。部署ごと、役職ごとに送信先を変更し、それぞれの場所で適切なノウハウやナレッジが蓄積されるような活用方法もあります。

最新情報を一斉に共有できる

掲示板では、業務に関するノウハウから気軽な情報までを、すべての対象者に一斉配信できます。紙ベースやメールでの情報共有では、閲覧できていない従業員がいたり、情報検索ができなかったりと、伝達にロスが生まれやすいです。

その点グループウェアでは、情報の一斉配信・一元管理が可能なうえ、内容がスレッド上で自動保存されるため、過去の内容もすぐに検索できます。

また、部署や役職、プロジェクトごとに情報を共有したり、特定のユーザーグループに限定公開したりできます。必要な情報を必要な従業員にのみ届けられることは、セキュリティ対策にもなり得ます。

意思決定がスピードアップする

掲示板では情報が一斉共有されるため、必要な情報が従業員にスピーディーに行き渡ります。掲示板を質問や意見、悩みなどを気軽に投稿し、回答を得ることも可能です。

情報が伝わるスピードが速いため、意思決定や問題解決もスピードアップします。すばやい意思決定ができれば、事業の成長もさらに加速するでしょう。

掲示板機能のあるグループウェアのデメリット

グループウェアの掲示板にはメリットがある反面デメリットもあります。とくに次のポイントには注意しましょう。

情報過多になる可能性がある

掲示板によって情報伝達がスムーズになりますが、投稿頻度が多いと情報過多になり、従業員も疲れてしまいます。「また何か投稿されている」と、掲示板自体を見なくなる従業員も出てくるでしょう。

情報過多を防ぐためにも、投稿頻度のルールを定めたり、カテゴリ分けやタグ付けによって情報を整理したりといった工夫が必要です。「必ず見るべき情報」「見なくても困らない情報」など優先度をつけ、従業員に飽きられないようにしましょう。

セキュリティリスクが拭えない

掲示板では多くの社内情報を扱います。大人数でシステムを利用する以上、セキュリティリスクが拭えません。社外からの不正アクセスだけでなく、社内からの情報漏えいリスクも考えられます。セキュリティ対策として、次のポイントを意識しましょう。

• アクセス権限の設定による情報の限定公開
• パスワードポリシーの策定による強固なパスワード設定
• データの暗号化による情報保護
• ログ管理による不正操作検知
• 定期的なぜい弱性診断によるセキュリティ対策の強化

グループウェア自体にどのようなセキュリティ機能があるかに加えて、万が一のトラブルが起きた場合のベンダーの対応内容も確認しましょう。

導入や運用にコストがかかる

多くのグループウェアには掲示板機能が実装されていますが、そもそもグループウェアを導入・運営するのにコストがかかります。初期費用や月額費用、サポート費用などシステムに関するコストはもちろん、定着のための社内教育のコストも考慮しなければなりません。

グループウェアの導入・運用の直接的なコストに加えて、付随してどのようなコストがいくらかかるのか、具体的に検討する必要があります。

トータルコストを踏まえたうえで、本当に費用対効果があるのか判断しましょう。

掲示板を搭載したグループウェアを導入しよう

掲示板を搭載したグループウェアを選ぶ際には、「本当に必要な機能が揃っているか」「誰にとっても使いやすいか」などに注目しましょう。

掲示板を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

掲示板を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、目的や予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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