Excelにグループウェア機能はある？業務スケジュール管理可能なツールを比較
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グループウェアとは
グループウェアとは社内における情報共有を円滑に進め、業務効率化を図るツールのことです。社内SNSやWeb会議、オンラインストレージ、ドキュメント管理などの機能を搭載しています。コミュニケーションの基盤を作るのに適しているほか、アプリ自作による運用改善も可能です。
Excelでグループウェアを代替する際の課題
Excelをグループウェアの代替として利用する際には、スケジュール表やガントチャートとしては可能です。ただし表計算ソフト本来の使い方ではないため使いにくいほか、情報の共有にはあまり適していないのが実情です。
表計算ソフト以外の用途では使いにくい
Excelは表計算が目的のソフトであるため、スケジュール管理やプロジェクト管理のツールとしては使いにくいです。たとえばスケジュールを確認しようとしても、時間の区切りがわかりにくい、長時間にわたる予定を表示しにくい、スマートフォンだと読みにくいなどの問題があります。
複数人での検索や編集がしにくい
情報の検索や共有をしにくいのは、Excelでグループウェアを代替する際の課題です。たとえば、Excelでスケジュール管理したい場合、ファイルを送信した時点のスケジュールであれば反映できますがそれ以降の変更を共有できません。また他従業員と同じタイミングで作業しても、もう片方のスケジュール変更へ反映できません。
Excelからグループウェアへ移行するメリット
Excelからグループウェアへ移行すれば、情報共有しやすくなる点が主なメリットです。グループウェアなら、各自が同じタイミングでファイルを編集したり、スマートフォンからスケジュールを閲覧したりできます。また、ビジネスチャットやWeb会議のようなコミュニケーションが可能な点も、Excelにはない利点です。
Excelからグループウェアへ移行するデメリット
Excelからグループウェアへ移行するデメリットは、従業員が慣れるまでに時間のかかることです。またExcelよりは費用が高い点もネックです。ただしコミュニケーション全体の改善が図れて、費用対効果に見合っているケースが多い点は考慮しましょう。
グループウェアの選び方
クラウドかオンプレミスか選ぶ
グループウェアを導入する際には、クラウドとオンプレミスの2つの導入方法があります。クラウドはサービス提供会社のサーバーへアクセスする形にて利用する形態で、初期費用が安くサーバー不要な点がメリット。オンプレミスは自社のサーバーへインストールする形態で、セキュリティ対策を調整しやすかったりオフラインでも使えたりする点がメリットです。
導入目的に沿った機能があるか調べる
グループウェア選定時には、要件に含まれている機能が搭載されているか調べましょう。たとえば、コミュニケーションをスムーズにしたいのであれば、メールやチャットを使えるグループウェアがよいです。もし機能がない場合には、アプリを自作できるグループウェアを検討してみましょう。
セキュリティ対策をチェックする
グループウェアは利用者が多いためセキュリティ対策にも慎重になるべきです。たとえば権限設定もそのひとつです。どの部署のどの役職の人にどれほどの権限をつけるのか調整します。IPアドレスやデバイスごとのアクセス制限も、不用意な情報漏えいを防ぐのに効果的です。
Excel運用から移行しやすいグループウェア3選
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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
Google Workspace - グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
Google Workspaceは、グーグル提供のグループウェアでGmailやGoogle ドライブなどまとめて導入できるサービスです。Googleのアカウントを使ってログイン連携すれば、他サービスを使う際のログインを同じアカウントへ統一できます。Excelの代わりにGoogle スプレッドシートを使うと、URLを送るだけでファイルを共有できて便利です。
サイボウズ Office - サイボウズ株式会社
サイボウズ Officeは、中小企業に適したサイボウズのグループウェアです。日本にて作られたグループウェアなため、「ワークフロー」機能による「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」といった申請を設計しやすいのが強みです。サイボウズ Office利用者が開発したアプリ、自作のアプリも利用できるため特有の運用がある企業でも浸透させやすいでしょう。
Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365は、ExcelやWordも利用できるマイクロソフトのグループウェアです。これまでExcelを利用していたのと同じ感覚で引き続きExcelを編集できます。そのため、Excelをメインに運用してきた企業にとって親しみやすいのが特徴です。スマートフォン版のExcelもあり、外出先での資料閲覧に便利です。
Excelからグループウェアに移行して業務効率化
グループウェアとは社内における情報共有を円滑に進め、業務効率化を図るツールです。今までExcelで共有してきた作業を、グループウェアに移行すれば業務効率化につながります。グループウェアを選ぶ際は、目的にあったサービスを選ぶことや、権限の設定範囲を確認することが大切です。
グループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。下のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできます。ぜひサービス選定の参考にしてください。
本記事で紹介しきれなかったサービスについては下の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしましょう。
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