中小企業に最適な議事録作成ツール7選｜選び方やメリット、主な機能

最終更新日：2025-06-23

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中小企業におすすめの議事録作成ツールをボクシル編集部が比較紹介します。中小企業が抱える議事録作成の課題や、議事録作成ツールを選定する際のポイント、導入するメリットを解説。ぜひサービス選びの参考にしてください。

議事録作成ツール・ソフトには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業が抱える議事録作成の課題

議事録作成ツールを導入していない中小企業が議事録作成で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの議事録作成ツールで解決できる可能性があります。

人員が少ないため、議事録を作成できていない

中小企業では限られた人員で多岐にわたる業務をこなす必要があるため、議事録を作成できていないケースや、作成していても負担が大きいという課題があります。議事録の作成は時間と労力を要するため、他の業務に追われるなかで作成がおろそかになることもあるでしょう。

会議が頻繁に行われる中小企業の場合、議事録作成の負担が大きくなり、他の重要な業務に支障をきたす可能性もあります。

議事録の質や形式が担当者によってバラつきがある

議事録作成のルールやフォーマットが統一されていない中小企業では、担当者によって議事録の質や形式にバラつきが生じることがあります。議事録の記録が不完全だったり、重要なポイントが漏れてしまったりすると、後から内容を確認する際に誤解や混乱が生じる可能性が少なくありません。

また、統一されたフォーマットやスタイルがないことで、議事録の一貫性が欠け、情報の把握や活用に支障をきたすこともあります。

情報共有とアクセスの課題

議事録は会議参加者だけでなく、関係者全員に迅速に共有されることが大切です。しかし、中小企業では適切な情報共有の仕組みが整っていないことが多く、議事録が関係者全員に行き渡らないことがあります。

また紙ベースでの議事録管理や、ファイルを個別にメールで送るといった方法では、情報のアクセス性が低くなり、必要な情報を迅速に得られません。この結果、意思決定の遅れや業務の非効率化が生じる可能性があります。

議事録作成ツールの主な機能

議事録作成ツールには、会議の記録や共有を効率化するための機能が多く備わっています。主な機能と中小企業にとってのメリットについて解説します。

音声の録音・自動文字起こし機能

音声の録音・自動文字起こし機能では、会議中の発言をリアルタイムで録音し、音声データを自動で文字に変換できます。ツールによっては、話者ごとに区別した書き起こしも可能です。

この機能があれば、会議後に一から文字に起こす手間が省けます。人手の限られる中小企業でも、記録作業にかかる時間を大幅に短縮でき、担当者の負担を軽減できます。

会話内容の要約・議事録化機能

録音された会話や書き起こしデータを要約し、自動で議事録の形に整えてくれる機能です。重要なトピックや決定事項、アクションアイテムを抽出し、見やすい形で提示してくれます。

この機能により、会議後に内容を整理し直す手間が省けます。議事録作成の属人化を防ぎ、誰が使っても一定の品質が保たれる点も、中小企業にとって大きなメリットです。

編集・フォーマット整形機能

自動で生成された議事録は、そのまま使うだけでなく、必要に応じて編集やフォーマットの調整が可能です。見出しや箇条書き、強調などの整形機能があり、読みやすいレイアウトに整えられます。

会議ごとに体裁をそろえやすくなるため、情報の伝達がスムーズになります。書式のバラつきを防ぐことで、社内外への共有資料としても安心して使えるでしょう。

キーワード検索・タグ付け機能

作成した議事録の中から特定の発言やトピックをすぐに探せる、キーワード検索機能も便利です。さらに、議題やプロジェクトごとにタグを付けて分類もできます。

この機能があれば、過去の会議内容を振り返る際もスムーズです。会議の回数が多くても情報が埋もれにくくなり、必要な資料をすぐに取り出せる点で、中小企業の業務効率化に役立ちます。

ファイル共有・クラウド保存機能

議事録作成ツールは、作成したデータをクラウド上に保存し、関係者と共有できる機能を備えています。編集履歴が残るタイプであれば、更新内容の確認も容易です。

この機能により、物理的に同じ場所にいないメンバーともスムーズに情報共有が行えます。在宅勤務や拠点間のやり取りがある中小企業にとっても、業務の透明性と連携の強化につながります。

他ツールとの連携機能

多くの議事録作成ツールは、GoogleカレンダーやSlack、Zoomなど他の業務ツールと連携できます。会議予定の自動取得や、議事録の自動送信なども設定可能です。

すでに導入しているツールと連携できれば、新たなワークフローを作り直す必要がありません。中小企業でも導入の手間が少なく、日々の業務に自然に組み込める点が魅力です。

中小企業が議事録作成ツールを導入するメリット

中小企業が議事録作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

議事録の作成を効率化できる

議事録作成ツールでは、議事録の作成を効率化するための機能が豊富に備わっています。たとえば、自動文字起こしやAIによる要約、会議録音、言語翻訳などの機能です。これらの機能により、議事録をほとんど自動で作成できたり、要点を簡単にまとめたりできます。

また、リアルタイムで複数のユーザーが同時に編集できることで、効率的な共同作業が可能です。

議事録の質や形式を統一しやすい

議事録作成ツールでは、統一されたフォーマットやスタイルを簡単に適用できます。事前に設定されたテンプレート機能を活用することで、担当者ごとの個別な書き方の違いや形式のバラつきを防ぎ、統一された議事録を作成できます。

これにより、読みなれた形式で議事録を振り返られるため、情報を迅速にキャッチアップできるでしょう。

コストと手間の削減

議事録作成ツールの導入は、長期的に見て中小企業のコスト削減にもつながります。手間のかかる手動での議事録作成に費やしている人件費や時間を削減することで、他の重要な業務に貴重なリソースを割けるようになります。

また、クラウド議事録作成ツールは、安価なサブスクリプションモデルで提供されているため、中小企業でも手軽に導入可能です。場所やデバイスに依存せずにアクセスできるので、リモートワークや多拠点展開している中小企業でも、情報共有の効率化と生産性の向上が期待できるでしょう。

セルフトレーニングによるスキルの向上

議事録作成ツールを使用することで、会議や商談の内容が正確に記録され、いつでも後から見返すことができます。新入社員や若手社員が文字起こしで商談を振り返ることで、商談の進め方や提案のやり方のポイントをセルフトレーニングできます。人材育成にリソースを確保できない中小企業にとって、新入社員や中途採用者のセルフトレーニングによるスキルの向上は大きなメリットです。

また、ベテラン社員が退職しても、彼らの知識や経験が議事録を通じて残るため、組織の知識損失を防ぐことにもつながります。