セミナー予約管理システムおすすめ10選！導入するメリット・選び方

セミナー予約管理システムとは

セミナー予約管理システムとは、開催するセミナー予約業務の自動化や一元管理が可能になるシステムのことです。

セミナーの参加者がオンラインで参加予約を行うと、予約者としてセミナー予約管理システム内で管理されます。セミナー予約管理システムを導入することで、従業員はセミナーの準備・運営に専念できるため、多くの企業で利用されています。

セミナー予約管理システムの機能

セミナー予約管理システムでは、さまざまな機能が搭載されています。システムによって異なりますが、搭載されている主な機能は次のとおりです。

• セミナー予約ページ・フォームの作成
• 抽選申し込み
• オンライン決済
• 参加者管理
• リマインドメール送信
• メルマガ送信
• クーポン発行
• セミナーのQRコード発行

セミナー予約ページ・ファームの作成では、手軽に予約サイトや申し込みフォームを簡単に作成できる機能です。セミナー参加希望者は、このページからセミナーに関する情報を得たり、参加の申し込みができたりします。

人気のセミナーであれば、参加申し込み者多数になり、抽選になることもあるでしょう。その場合、抽選申し込み機能があれば、システム側で自動抽選し、当選・落選を割り当ててくれます。システムによっては、キャンセル待ちや定員割れした場合に、先着順受付に切り替えてくれる設定が可能なものもあります。

システムによってはセミナーのチケット販売やオンライン決済に対応しています。システム内でセミナーのチケットを購入でき、チケットに割引コードを設定できたり、複数の種類のチケットを販売したりできます。オンライン決済機能を搭載していれば、クレジットカードや電子マネーなどで決済可能です。

予約者管理機能があれば、参加者の名前や連絡先などを一元管理できます。また、リマインドメール配信機能があれば、セミナー開催日付近になると自動でメール配信でリマインドするため、当日キャンセルや無断キャンセルの防止に役立ちます。

セミナー予約管理システムを導入するメリット

セミナー予約管理システムを導入するメリットについて解説します。セミナー予約管理システムを導入すれば、業務を効率化できたり、セミナー運営ノウハウの収集に役立ったりするほか、参加者視点でも予約しやすいといったメリットがあります。

予約管理業務を効率化できる

セミナー予約管理システムを導入すれば、システムで予約を自動かつスムーズに処理できるため、セミナーの予約管理業務を効率化できます。

そのため、大規模なセミナーでも予約受付や管理するためのスタッフを最小限に人員で対応可能です。主催者は手間を抑えつつ、多くの参加者を受け入れられるでしょう。

また、セミナーごとに定員枠を設定できる機能があれば、セミナーの種類ごとに定員に制限をかけられ、適切な人数でセミナーを開催できます。主催者は円滑な進行が可能になり、参加者もセミナーにストレスなく参加できるといった相互のメリットがあります。

インターネットでいつでも予約できる

セミナー予約管理システムの導入は、セミナー参加者にとってもメリットが多いです。

たとえば、システムを導入すれば24時間いつでもセミナーの予約を受け付けているため、参加者は自身の都合の良いタイミングで予約を行えます。また、オンライン決済に対応していればその場ですべてを完結でき、振り込みに行く手間がなくなります。

キャンセル待ちに対応するシステムであれば、キャンセル有無の確認や再応募などが不要になります。

顧客情報を効率的に収集できる

セミナー予約管理システムには、参加者情報を一元管理する機能が備わっているため、セミナー後の見込み顧客リスト作成や商談設定などが容易になります。

この機能には、参加者の姓名や性別、電話番号などの顧客データ、参加履歴、アンケート回答などが含まれます。これらの顧客データを効果的に抽出できれば、効率的な営業活動に役立ちます。

また、一部のセミナー予約管理システムではGoogleアナリティクスなどのツールと連携可能です。それらの解析ツールを用いれば、より詳細な分析データを取得でき、次回のセミナーの企画や運営に活かせる有益な情報も得られます。

セミナー予約管理システムの選び方

システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントは、次の4つです。

• 予約管理や顧客管理などの機能面
• オフライン・オンラインへの対応状況
• 決済機能の対応範囲
• セキュリティ・データ保護に関する対策内容

それぞれ詳しく解説します。

予約管理や顧客管理などの機能

まずは、予約管理や顧客管理など自社の目的が求める機能を備えているかを確認しましょう。さまざまな機能がありますが、機能が多ければ多いほどコストがかさんでしまうため、必要な機能を厳選することが欠かせません。

そのためにも、セミナー予約管理システムを導入することでどのような問題・課題を解決したいのかを明確にしておきましょう。その問題・課題を解決してくれる機能があるかを軸に選ぶとシステム選びがスムーズになります。

また、外部のサービスと連携して利用したい場合は、外部との連携にも対応しているか、プラグインなどがあるかもを確認しましょう。

オフライン・オンラインへの対応状況

オフライン・オンラインへの対応状況もチェックポイントです。

セミナーは、主に「オフライン」「オンライン」「オフラインとオンラインのハイブリッド」のいずれかで開催されます。システムの中には、すべての形式に対応しているものもあれば、個別の形式に特化しているものもあります。

まずは、自社でどのようなセミナーを実施しているのか、実施したいのかを整理しましょう。そのうえで、セミナー予約管理システムがどの種類まで対応できるのかを確認して選択します。

オンラインセミナーを実施するのであれば、ZoomやGoogle Meetなどの外部サービスとの連携が可能かも確認ポイントです。シームレスに連携できれば、参加者もセミナーに迷わず参加できるでしょう。

決済機能の対応範囲

セミナー予約管理システムの中には、決済機能が備わったサービスもあります。システム上で決済管理を行えれば、決済の手間を省けます。また、予約者の無断キャンセルを防げるメリットがあります。

決済機能を検討しているのであれば、入金チェック機能や決済手段の対応状況（クレジットカード決済やバーコード決済など）を確認しましょう。

セキュリティ・データ保護に関する対策内容

セミナー予約管理システムでは、多くの個人情報データを扱うため、高度なセキュリティが求められます。顧客情報が流出してしまうと、顧客に大きな損害を与えてしまうほか、開催企業にもさまざまなダメージを与えてしまいます。そのため、サービスのセキュリティ・データ保護に関する対策内容についても丁寧に確認しましょう。

システムによってセキュリティ対策はそれぞれ異なります。セキュリティレベルをチェックする際には、次のような対策をしているかどうかをチェックするとよいでしょう。

• SSL設定（データ通信の暗号化）への対応
• 情報漏えいの対策
• 不正アクセスの防止
• 個人情報保護

また、ISMSやPマークを取得しているかどうかも、チェックポイントです。

無料のおすすめセミナー予約管理システム5選

無料で始められるセミナー予約管理システムを紹介します。

Google Forms

• フォーム作成が簡単
• 選択式やプルダウン式などさまざまな項目を設定できる
• Googleアカウントがあれば共同編集も可能

Google Formsは、Google社が提供する無料で使えるフォーム作成ツールです。セミナー参加者の管理や簡単なアンケート作成ができます。Googleアカウントをもっていれば共同編集も可能です。入力された回答は自動集計され、円グラフや棒グラフなどでわかりやすく可視化されるため、速やかな意思決定にも役立ちます。

SELECTTYPE

• テンプレートを選ぶだけで自動でセットアップ可能
• 複数名で予約管理業務を分担できる
• 顧客管理やオンライン決済機能、アンケート調査機能など便利な機能が充実

SELECTTYPEは、イメージに合わせて機能やテイストを自動でセットアップできるセミナー予約管理システムです。テンプレートは170種類以上が用意されており、選べる業種・業態もビジネス、医療、店舗など多岐にわたります。予約情報を複数の担当者で共有管理可能です。各スタッフに役割に応じた権限を設定すれば、分担して予約受付を管理でき、作業を効率化できるでしょう。

Air RESERVE

• シンプルな画面でわかりやすい操作性
• AirペイやAirレジなどのツールと連携可能
• 予約人数の管理が容易で、キャンセル待ち受付に対応

Air RESERVEは、リクルートが提供しているセミナー予約管理システムです。店舗利用をはじめ、イベントやセミナーでも活用できます。シンプルで直感的な画面のため、初心者でも簡単に設定可能です。また、AirペイやAirレジなどと連携でき、顧客情報の集約にかかる手間や時間を削減できます。データ通信の暗号化SSLに対応しているほか、管理画面へアクセスできる固定IPアドレスを設定できるなど、セキュリティ面も充実しています。

RESERVA

• 26万社以上^※1の導入実績
• 350以上^※2の業種に対応
• ZoomやLINEなどの外部ツールとの連携も可能

RESERVA Reservationは、基本機能を無料で利用できるセミナー予約管理システムです。セミナーをはじめ、講習会、法定研修、会社説明会、内覧会、花火大会などさまざまなシーンで利用されています。顧客管理やオンライン決済、自動メール配信、キャンセル待ちなどの機能を搭載しており、有料に移行すれば利用できる機能を増やせます。ZoomやLINE、Googleカレンダーなどの外部ツールとも連携可能です。

※1,2 出典：コントロールテクノロジー「予約システム RESERVA(レゼルバ) | 無料で予約管理」（2024年4月18日閲覧）

イベントペイ

• リアルタイムで申し込み状況・入金状況の確認が可能
• 主催者に代わって有人オペレーターが質問対応
• 複数の決済方式に対応

イベントペイは、Web受付や決済、参加者管理といったセミナー運営の事務作業を自動化できるセミナー予約管理システムです。有料セミナーやイベント開催に適しています。申し込みフォームの自動作成や入金状況のリアルタイム自動反映など、多くの自動化機能を搭載しています。決済方式も、カード決済、コンビニ決済、ペイジー決済など複数に対応。有人のオペレーターがセミナー参加者の質問に対応してくれるため、主催者の業務負担を低減します。

有料のおすすめセミナー予約管理システム5選

有料のおすすめセミナー予約管理システムを紹介します。

• BtoB、BtoCのあらゆるイベントに対応
• 必要な機能をオールインワンで搭載
• 初期費用・オプション費用なしで利用可能

Eventoryは、イベントの準備、開催、終了後のフォロー、分析までのプロセスを管理できるオールインワンのセミナー予約管理システムです。BtoB、BtoCのどちらにも対応しています。イベントページ作成や顧客管理のほか、データ分析、行動データ取得・分析、外部MAツール連携、複数言語対応など、イベント開催に必要な機能がオールインワンでそろっているのが特徴です。すべての機能が初期費用・追加費用がかからず、月額費用のみで利用できます。

• ウェビナーやオンラインのカンファレンスに対応
• 参加者／主催社同士でプロフィール確認やチャット交流が可能
• 動画のライブ配信、アーカイブ配信機能も搭載

EventHubは、登録フォームの作成や参加者管理、アンケート配信、動画のライブ配信／アーカイブ配信など、ウェビナーやオンラインカンファレンスに対応する豊富な機能を備えたセミナー予約管理システムです。参加者とは、セミナー前後にチャットによる交流ができるため、参加者のイベントへの熱量向上に貢献するほか、商談につなげやすいのも魅力といえます。

• 申し込みフォーム作成が簡単
• QRコードで開催当日の入退場管理が可能
• 豊富な決済方法に対応

イーベ！は、セミナーをはじめ、社内研修や学校説明会など、オンライン・オフラインを問わずさまざまなシーンで利用されているセミナー予約管理システムです。クレジットカード決済やコンビニ決済、PayPayなど豊富な決済方法に対応しています。申し込みフォームには、最大30項目まで設定可能です。項目の追加や並べ替えは、ドラッグ＆ドロップで誰でも簡単に行えます。また、QRコードによる非接触受付が可能なことも特徴です。入退場管理もできるため、効率的な人員配置に役立ちます。

• リアル・オンライン・ハイブリッドの形式に対応
• 申し込みフォーム・アンケート作成やメール配信などの業務を自動化
• 新規顧客の獲得から商談の増加までマーケティング業務を支援

SHANON MARKETING PLATFORMは、リアル・オンライン・ハイブリッドの形式に対応し、セミナー管理にも利用できるイベント管理システムです。申し込みフォームの作成から受講票発行、当日の来場受付、データベース管理まで、セミナー運営に関わる作業をシステムで自動化できます。マーケティング業務を支援している点も特徴です。Webトラッキングやリード管理などの機能を駆使して、新規顧客の獲得から商談の増加までマーケティング業務をサポートします。

• 「疑似ライブ」に対応可能
• ウェビナー・動画配信開催に必要な機能を網羅
• 高いセキュリティ基準

ネクプロは、オンラインのセミナー管理に適した動画配信ソリューションです。ライブ配信以外にも、編集済みの動画を指定日時に配信する「疑似ライブ」にも対応しています。そのほか、申し込みページ作成やメール配信、Zoom、Teamsなどとの連携などのイベント開催に必要な機能を豊富に搭載しています。データ暗号化、アクセス制限機能、不正アクセス防止などのセキュリティ対策が施されているため、安心して運用できます。

セミナー予約管理システムでセミナー業務の効率化を図ろう

セミナー予約管理システムとは、セミナーの予約業務の自動化や一元管理が可能になるシステムです。セミナー予約管理システムを導入すれば、予約管理業務の効率化につながる、顧客管理に役立つといったメリットを享受できます。

セミナー予約管理システムを選ぶ際は、必要な機能の有無、オフライン・オンラインへの対応状況、決済機能、セキュリティ関連について確認してください。自社の目的に合致したセミナー予約管理システムを選んで、セミナー業務の効率化を実現しましょう。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。