操作ログ取得機能を搭載したワークフローシステム7選！ログの管理でセキュリティを徹底！

操作ログとは？

操作ログとは、システムやアプリケーションでの操作履歴を記録するデータです。どのユーザーがいつ、どのような操作を行ったかを追跡することで、システムの安全性や可視性を高める役割を果たします。

不正アクセスや内部統制に関する問題を早期に発見できるため、セキュリティ体制を向上させるための重要な要素となります。トラブルシューティングの際には、何が原因で問題が発生したかを迅速に特定できるため、システム運用の効率を上げる効果もあります。

監査対応にも役立ち、IT資産を適切に管理する手助けをしてくれます。

ワークフローシステムにおける操作ログ取得機能の重要性

ワークフローシステムは、生産性や業務効率を高めるために重要なツールです。しかし、その運用にはセキュリティ対策が不可欠です。操作ログ取得機能は、ワークフローシステムのセキュリティを確保するための鍵となります。

この機能により、システムで発生するさまざまな操作やアクセスの記録が可能になり、予期せぬ事態や不正行為に迅速に対応できます。

サイバー攻撃や不正アクセスなどを察知できる

操作ログ取得機能を利用すると、システムへの不正アクセスやサイバー攻撃を早期に察知できます。ログは、誰がいつ、どのような操作をしたかを記録するため、異常なアクセスや不審な操作を検出できます。これにより、サイバーセキュリティを強化し、潜在的な脅威を未然に防げます。

社内の業務状況を監視することで、内部統制につながる

ワークフローシステムにおける操作ログ取得機能は、社内の業務状況を監視するためにも役立ちます。ログを分析することで、従業員の業務効率や作業内容を把握でき、内部統制を強化できます。

たとえば、特定の従業員が許可なく情報にアクセスしている場合や、業務手順が適切に守られていない場合には、迅速な対応が可能です。

問題やトラブルが発生した際に、原因が特定しやすくなる

操作ログ取得機能は、システムの問題やトラブルの原因を特定するのにも役立ちます。ログを詳細に解析することで、問題が発生した時期や原因となった操作を追跡できます。

たとえば、システムの障害やデータの不整合などが発生した場合、操作ログを確認することで原因を迅速に特定し、適切な対処を行えます。

IT資産の監査に備えられる

操作ログ取得機能は、IT資産の監査にも重要です。コンプライアンスを維持するためには、システムの運用状況を正確に記録し、監査に対応できるようにしておく必要があります。

操作ログにより監査時に必要な情報を提供できるため、リスク管理を強化し、法的なトラブルを未然に防げます。これにより、企業は信頼性を向上させ、ビジネスの継続性を確保できます。

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操作ログ取得機能を搭載したワークフローシステム7選

ジンジャーワークフローは、身上の申請やその他申請を電子化したい企業におすすめのワークフローシステムです。ジンジャーワークフローは、次のような特徴があります。

• 承認ルートからレイアウトまでカスタマイズできる
• 承認された内容が自動更新される
• サポート担当が伴走しながら業務効率化を実現

Gluegent Flowは、稟議業務を効率化・自動化するための自由度の高いワークフローシステムです。Gluegent Flowは、次のような特徴があります。

• 自由な帳票作成機能で柔軟な経路設定が可能で、これまでの業務と同じフローで運用できる
• 70種類以上のテンプレートが利用できる
• 申請のフォームや承認経路はノーコードで作成可能

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに利用できるワークフローシステムです。Create!Webフローには、次のような特徴があります。

• サービスやIT、通信、金融、官公庁など多様な業界での導入実績
• 導入から運用までサポートが充実
• 脆じゃく性やウイルス対策に対応

楽々WorkflowIIは、複雑な承認経路をマウス操作で簡単に設定できるワークフローシステムです。楽々WorkflowIIは、次のような特徴があります。

• 申請フォーム・承認フローをスピーディに立ち上げられる
• 柔軟な経路設定で部門利用から全社・グループ会社利用にも対応
• 利用状況データを定量的に可視化・分析できる

kickflowは、シンプルかつ多機能であることが特徴のワークフローシステムです。kickflowは、次のような特徴があります。

• 直感的に操作ができるため、マニュアルの準備・操作研修などの時間を削減できる
• 人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定など、機能が充実
• REST APIとWebhookを活用し、ERP・基幹システム・SaaSと連携できる

X-point Cloudは、直感的に操作ができるワークフローシステムです。X-point Cloudは、次のような特徴があります。

• これまで社内で使用していた書類デザインを変えずに利用できる
• 専用アプリを通してスマートフォンやタブレットからも利用可能
• ビジネスチャットやグループウェアなど各システムと連携できる

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rakumo ワークフローは、Google Workspaceと連携するワークフローシステムです。rakumo ワークフローは、次のような特徴があります。

• スマホやタブレットから申請・承認ができる
• rakumo ケイヒと併用すると経費申請までカバー可能
• 承認依頼の通知をメールやSlackに送れる

操作ログ取得機能搭載のワークフローシステムを選ぶ際の注意点

ワークフローシステムを選ぶ際、他にも注目すべきポイントがいくつかあります。

操作ログ以外に、どの範囲までのログを把握できるか

ワークフローシステムでは、操作ログだけでなく、他にもどのようなログが取得できるかを確認することが重要です。広範囲のログを取得できるシステムは、セキュリティ強化や業務効率化に役立ちます。

たとえば、ログインログやアクセスログなどが含まれると、ユーザーの行動をより正確に追跡できます。

操作ログを細かく検索できるか

操作ログを効率的に利用するためには、細かく検索できる機能が重要です。ログが大量に蓄積されると、必要な情報を見つけるのが困難になるため、検索機能の有無は重要な選定ポイントになります。

具体的には、時系列やユーザー名、操作内容などでログを検索できるかを確認しましょう。これにより、問題が発生したときに素早く原因を特定し、適切な対応が可能です。

ワークフローシステムのセキュリティ対策には操作ログ機能が大切

ワークフローシステムの選定には、操作ログ取得機能が備わっていることを確認するのが重要です。

操作ログは、セキュリティや監査、トラブルシューティングに役立つため、システム選びの際には最初に注目すべきポイントです。選定の際には、どの程度の範囲のログを取得できるか、またログの検索や分析が容易に行えるかをチェックしましょう。

ワークフローシステムを選ぶ際には、自社のニーズと予算に合わせて、複数のワークフローシステムを比較検討することがおすすめです。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。