大企業向け「マニュアル作成ツール」おすすめ10選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える業務マニュアル活用の課題

マニュアル作成ツールを導入していない大企業が業務マニュアルの活用で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのマニュアル作成ツールで解決できる可能性があります。

OJTマニュアルがなく、新人研修が現場任せになっている

OJTマニュアルが整備されていないと、新入社員の育成は指導担当者の経験や知識に委ねられます。担当者によって教育内容や方法にばらつきが生じ、新入社員の習熟度に差が出てしまうだけでなく、指導担当者の負担も大きくなります。

また、属人化しやすいOJTは、担当者の異動や退職によってノウハウが失われるリスクも抱えています。

マニュアルを更新できていない

業務内容や手順は、市場環境や法改正などによって常に変化していきます。しかし、紙媒体のマニュアルや、更新が容易ではないシステムのマニュアルでは、迅速な情報共有が難しく、古い情報のまま放置されてしまうケースも少なくありません。

古い情報に基づいて業務を進めてしまうと、ミスやトラブルの原因となり、企業の生産性や信頼性を損なう可能性もあります。

大企業がマニュアル作成ツールを導入するメリット

大企業がマニュアル作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

マニュアルの作成や更新が容易になる

マニュアル作成ツールを活用することで、WordやExcelよりも簡単にマニュアルを作成・編集できます。テンプレートやドラッグ&ドロップ機能により、直感的に操作できるインターフェースを備えたツールが多く、専門的な知識がなくても見やすくわかりやすいマニュアルの作成が可能です。

また、クラウド上でマニュアルを管理できるため、更新作業もスムーズに行え、常に最新の情報を共有できます。

新入社員研修を効率化できる

マニュアル作成ツールの中には、動画マニュアルの作成機能や、学習進捗を管理できる機能を備えたものもあります。動画マニュアルは、テキストだけでは伝わりにくい作業手順やコツを視覚的に理解できるため、新入社員の習熟度向上に貢献します。

また、学習進捗管理機能を活用すれば、個々の進捗状況を把握できるため、必要に応じて適切なサポートを提供することで、研修の効率化が可能です。

大企業がマニュアル作成ツールを選定する際のポイント

大企業がマニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

マークダウンやビジュアルエディタなどマニュアル作成が容易か

マニュアル作成ツールには、マークダウン記法に対応したものや、直感的に編集できるビジュアルエディタを搭載したものなど、さまざまな種類があります。

マークダウン記法は、シンプルな記号でテキストの装飾や見出し、箇条書きなどを表現できるため、効率的にマニュアルを作成できます。一方、ビジュアルエディタは、直感的な操作でマニュアルを作成できるため、HTMLなどの専門知識がなくても、見栄えの良いマニュアルを作成できます。

動画マニュアルの作成が必要か

動画マニュアルは、テキストや画像だけでは伝わりにくい作業手順や操作方法を視覚的に説明できるため、理解度向上に役立ちます。とくに、複雑な操作や手順が多い業務のマニュアルを作成する場合は、動画マニュアルの導入を検討すると良いでしょう。

ただし、動画マニュアルの作成には撮影や編集などの手間がかかるため、本当に必要な業務かどうかを見極める必要があります。

マニュアルの利用状況を確認できるか

マニュアル作成ツールの中には、マニュアルの閲覧履歴や利用状況を分析できる機能を備えたものがあります。この機能を活用することで、どのマニュアルがよく読まれているのか、どの部分が理解しにくいのかなどを把握し、マニュアルの改善に役立てられます。

また、利用状況を分析することで、研修の効果測定や、従業員のスキルアップ状況の把握も可能です。

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大企業におすすめのマニュアル作成ツール10選

大企業におすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。

Helpfeel Back Officeは、曖昧な言葉の表現や感覚的な表現、スペルミスにも対応できる検索サービスです。Helpfeel Back Officeは次のような特徴があります。

• 精度の高い検索ヒット率で誰でも必要な情報にたどり着ける
• いつでも簡単に編集・改善できる柔軟な編集環境
• サイト構築、コンテンツ移行、分析ノウハウ提供などサポート環境が充実

Teachme Bizは、マニュアル制作とその運用・管理がクラウド上でできるサービスです。Teachme Bizは次のような特徴があります。

• AIでマニュアル作成をかんたんにする「Teachme AI」機能搭載
• 閲覧・検索ログを分析し運用することで、業務効率化や生産性の向上に役立つ
• 20言語に対応する自動翻訳機能

tebikiは、動画マニュアルの作成からスタッフの習熟度管理もできるマニュアル作成ツールです。tebikiは次のような特徴があります。

• 各種システムの操作説明を画面録画ができる
• 教育効果や習熟度の可視化・分析が可能
• 100か国語以上の言語に対応し、自動で翻訳可能

VideoStep（ビデオステップ）は、動画を活用したマニュアル作成に特化したサービスです。VideoStep（ビデオステップ）は次のような特徴があります。

• 動画をパワーポイントのように編集できる
• 動画の共有・整理・閲覧権限設定を細かく行える
• 多言語音声AIと機械翻訳を搭載

Video BRAINは、クラウド型のAI動画編集サービスです。Video BRAINは次のような特徴があります。

• ナレーション生成機能を活用で多様な音声データからナレーションを挿入できる
• 3,500以上の動画テンプレートからシーンに合わせた動画制作が可能
• AIによる自動編集機能のほかに便利な編集機能が多数搭載

ココミテは、取り扱い説明書や業務手順書の作成とその管理を行えるクラウドサービスです。ココミテは次のような特徴があります。

• マルチデバイスで作成・閲覧・管理ができる
• 画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointが挿入可能
• 5階層までフォルダ分けができる

NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるマニュアル作成ツールです。NotePMは次のような特徴があります。

• ファイルの中身も全文検索可能
• 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定可能
• 撮影した動画を貼り付けて共有可能

shouin＋は、オンラインで実践型の研修を実施できるクラウド型eラーニングプラットフォームです。shouin＋は次のような特徴があります。

• 統一のチェックリストで習得済みスキルと課題の把握や目標が明確化できる
• 自主学習に特化した機能で業務習得を促す
• 利用状況や視聴状況のデータからトレーニング進捗を可視化

learningBOXは、教材の作成配布・成績管理・受講者管理機能が揃った学習管理システムです。learningBOXは次のような特徴があります。

• 幅広い教材形式と豊富な問題形式で誰でも簡単にマニュアルが作成できる
• ユーザー管理・成績管理などの情報管理を一元化
• 学習する教材・学習の進捗具合が一目でわかる画面表示

Dojoとは、マニュアル作成や更新を自動で行える作成ソフトです。Dojoは次のような特徴があります。

• 操作内容やキャプチャを自動取得・編集できる
• 豊富なテンプレートが用意されている
• 26以上の言語の音声合成ができる

サービス選びは比較して検討しよう

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。

マニュアル作成ツールは、次の記事でも紹介しています。