議事録作成を効率化する方法7選！AIで自動作成できるソフトも紹介

なぜ議事録作成に時間がかかってしまうのか？

議事録作成に時間がかかってしまう主な理由は次のとおりです。

• 会話の進行スピードにタイピングが追いつかない
• 要点をまとめる手間がかかる

会話の進行スピードにタイピングが追いつかない

会議中は、参加者の発言は次々と進行するため、重要なポイントを逃さずに記録するのはなかなか難しいでしょう。とくに、会話が活発な会議や、専門用語が頻出する場合は、タイピングのスピードが追いつかず、重要な情報を聞き逃す恐れがあります。

また、発言者が複数いる場合、誰が何を発言したかを正確に記録するのも大変な作業です。

このような状況では、会話を録音して、後で聞き直して議事録を作成する方法が一般的です。これにより、音声の聞き直しや書き起こしに多くの時間と労力がかかります。

要点をまとめる手間がかかる

議事録は、会議内容をスムーズに振り返る、あるいは第三者に伝える役割があります。そのためには、決定事項やネクストアクション、注意事項など、重要なポイントを抽出して、要約する必要があります。

しかし、会議の内容が複雑な場合や、議題が多岐にわたる場合、要点を正確にまとめるのは簡単ではありません。

さらに、会議の目的や背景を理解していないと、要点を的確に捉えるのは難しくなるため、事前に会議の資料を確認し、会議の流れを把握しておく必要があるでしょう。

議事録作成を効率化する方法7選

議事録作成を効率化できる方法は、次の7つです。

• 会議前に準備を行う
• 要点をまとめることを意識する
• 5W1Hを意識して作成する
• 記号を用いて文字入力を省略する
• 複数人でリアルタイム編集する
• ドキュメントツールの校正機能で記入ミスを検知する
• オンライン会議は録画機能を活用する

会議前に準備を行う

議事録作成を効率化するには、会議前の準備が重要です。

まず、会議のアジェンダ（信仰計画やスケジュール）を事前に確認し、議題の優先順位を把握することで、重要になるポイントを見逃さないようにします。

また、参加者の役割や発言予定を把握しておけば、誰が何を発言するかを予測しやすくなり、議事録の構成を事前に考えられます。過去の議事録を参考にして、会議の進行を予測するのも有効です。

準備段階で会議の目的や期待される成果を明確にすれば、議事録に記録すべき内容が明確になるでしょう。

要点をまとめることを意識する

会議中にすべての発言を記録するのではなく、重要なポイントや決定事項に焦点を当てることで、議事録の質を向上させられます。

また、たとえば「3日後の昼までに」→「〇月〇日の正午までに」といったように話し言葉を書き言葉に変換して記録しておけば、修正作業が少なくなるでしょう。

さらに、発言の背景や意図を理解し、必要に応じて補足情報を加えることが重要です。会議終了後にはすぐに議事録を見直して要点を整理することで、情報の漏れを防いだり、スムーズに共有できたりします。

5W1Hを意識して作成する

議事録を効率的に作成するためには、5W1H（Who・ What・ When・ Where・ Why・ How）を意識することが重要です。

これにより、会議の内容を体系的に整理でき、必要な情報を漏れなく記録できます。たとえば、ネクストアクションにおいて5W1Hが明確になっていれば、会議の振り返りをした際に誰がいつまでに何をしなければならないかをすぐに把握可能です。

記号を用いて文字入力を省略する

記号を用いて文字の入力を省略すれば、議事録作成の効率化が可能です。会議中に繰り返し使われるフレーズや専門用語に、事前に記号や略語を設定しておけば、タイピングの手間を大幅に削減できます。

たとえば、決定事項を「◎」、質問を「？」といった形で簡略化することで、リアルタイムでの記録が容易です。

記号を用いることで、議事録作成のスピードが向上し、会議中の集中力が維持しやすくなるほか、編集作業も簡素化されるため、全体の作業効率が向上するでしょう。

複数人でリアルタイム編集する

議事録作成を効率化するためには、複数人がリアルタイムで編集するのが効果的です。オンラインで使用できるドキュメントツールを利用すれば、複数の参加者が同時に議事録を編集でき、情報の漏れや誤りを防げます。

また、議事録の作成者を複数名用意したうえで役割分担を明確にし、誰が何を記録するかを事前に決めておくことで、効率的な作業が可能です。

ドキュメントツールの校正機能で記入ミスを検知する

ドキュメントツールの校正機能を活用すれば、議事録作成での記入ミスを検知しやすくなります。

誤字脱字や文法の誤りを自動的にチェックできるほか、修正提案を行う機能を利用することで、議事録の品質アップが可能です。会議終了後にすぐに議事録を共有する必要がある場合、この機能は役立つでしょう。

ただし、校正機能の活用によって議事録作成の手間の削減と業務効率化が可能ですが、最終的な内容確認は目視で行いましょう。

オンライン会議は録画機能を活用する

オンライン会議が行われる場合は、録画機能を活用すれば議事録作成を効率化できます。会議を録画することで、後から必要な部分を確認しながら議事録を作成できるほか、重要な情報の聞き逃しを防げます。

また、会議中に発言者の意図を正確に把握しやすくなるため、詳細な議事録の作成が可能です。

議事録作成はAIで効率化できる

会議の議事録作成を効率化したい場合は、AIを搭載した議事録作成ソフトの利用がおすすめです。近年では、AIを搭載した議事録作成ソフトが増加しており、利用しやすい環境が整っています。

音声認識や自然言語処理技術を活用して、会議の内容を自動的にテキスト化するだけでなく、要約やタグ付け、キーワード抽出など、さまざまな機能を利用できます。

作成担当者は議事録作成の負担から解放され、会議に集中できるでしょう。

AI議事録自動作成ソフトができること

AI議事録自動作成ソフトが主にできることは、次に挙げるとおりです。

• 自動文字起こし
• 自動要約
• 自動翻訳

自動文字起こし

AI議事録自動作成ソフトでは、自動文字起こし機能を利用できます。会議中の音声をリアルタイムでテキスト化する機能で、議事録の作成効率を飛躍的に向上できるのが特徴です。

この技術は、音声認識技術の進化によって実現され、会議の進行スピードが速い場合や、内容が複雑な場合でも、発言を高精度で文字化できます。

また、AIによっては発言者の声を識別できるため、誰が何を発言したかを自動的に記録可能です。さらに、句読点の自動挿入や話し言葉を自然な文章に変換する機能によって、読みやすい議事録を作成できるAIもあります。

自動要約

多くのAI議事録自動作成ソフトには、自動要約機能が搭載されています。会議中に発言された内容をAIが解析し、要点を簡潔にまとめられるのが特徴です。

会議後の振り返りが簡単に行えるほか、関係者間での情報共有もスムーズに行えるでしょう。

自動翻訳

AI議事録自動作成ソフトには、自動翻訳機能が搭載されているものもあります。会議の音声をリアルタイムで複数の言語に翻訳でき、国際的なビジネスシーンでもスムーズなコミュニケーションが可能になります。

自動翻訳では発言内容を即座に翻訳して参加者に表示できるため、異なる言語を話す参加者間での情報のズレを防いだり、共通の理解を促進したりできます。多言語環境での会議を行うケースが多い場合は、特に効果が高い機能といえます。

AI議事録自動作成ソフトおすすめ10選

Rimo Voiceは、日本語に特化したAIが搭載されたAI議事録自動作成ソフトです。1時間の音声データを約5分で文字起こしできます。音声データとテキストがシンクするため、特定の音声を聞き返すことも可能。AIによる要約機能も搭載されており、議事録全体を把握しやすいのも魅力です。雑音や意味のない発声の自動除去機能や業界ごとの専門用語に対応できる単語登録機能など、便利な機能が多く搭載されています。

ACES Meetは、商談やIP電話の内容を自動で文字起こしできるAI議事録自動作成ソフトです。作成された議事録はワンクリックで共有可能。組織や部署で内容を共有できるだけではなく、商談内容の共有によって従業員の育成にも活用できます。また、会議参加者の話し方や会話の割合を分析する「対話分析」機能や、会話の流れを分析する「トピック分析」する機能など、営業活動の改善をサポートする機能が搭載されています。

Textaは、Web会議での会話内容をリアルタイムで記録できるAI議事録自動作成ソフトです。ソフトの起動後、すぐに音声の自動文字起こしと録音を開始できます。また、既存の音声ファイルの文字起こしにも利用できます。Textaが作成した議事録はクラウド上に保存されます。また、翻訳機能が搭載されており、多言語でのWeb会議でも文字起こしや議事録作成に利用できます。

Nottaは、高精度の音声認識機能とAI要約機能が搭載されたAI議事録自動作成ソフトです。対面の会議や講座、セミナー、ラジオなど、さまざまな音声の文字起こしに対応できるほか、タグ付けやメモ、発言者の識別といった編集機能、エクスポートや共有リンクの発行といった共有機能も搭載されています。

スマート書記は、社内でのあらゆる会議で利用できるAI議事録自動作成ソフトです。90%以上の高精度文字起こし機能や、AIによる自動要約・要点抽出機能、書き言葉への変換機能などが搭載されており、議事録作成の自動化が可能。文字起こしされた文章と音声が紐づいているため、音声の聞き直しを簡単に行えます。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。

AI GIJIROKUは、会議の内容をリアルタイムでテキスト化できるAI議事録自動作成ソフトです。Zoomとの連携が可能で、会議やウェビナーでの会話をリアルタイムで画面にテキスト化。通話の終了後は議事録の自動保存ができます。また、30か国語に対応可能なリアルタイム翻訳機能が搭載されているため、多国籍の会議でも利用可能です。他にも、AI要約機能や下書きから清書版を作成できる機能など、さまざまな機能が搭載されています。

AI議事録取れる君は、さまざまなWeb会議ツールと連携して議事録を自動作成できるツールです。AIによる自動文字起こし機能に加えて、自動要約機能も搭載されているため、議事録の小見出しや箇条書きでの要約も自動作成できます。また、音声ファイルや動画ファイルから議事録を作成したり、専門用語の単語登録やさまざまな言語の翻訳ができたりと、幅広い機能が搭載されています。

ZMEETINGは、簡単に使用できるAI議事録自動作成ソフトです。自動文字起こし機能や辞書登録機能、音声ファイルのテキスト化機能など、議事録自動作成ツールの基本的な機能に加えて、会話時の不要語句を自動除去するフィラー除去機能や、話者をAIが自動識別する機能も搭載されています。

torunoは、自動文字起こしをはじめとしたさまざまな機能が搭載されたAI議事録自動作成ソフトです。AIによる自動文字起こしに加えて、会議や商談の内容の録音や画面キャプチャの記録が可能。会議の振り返りや議事録作成、情報共有がしやすいのが特徴です。招待されたWeb会議でも記録できます。

OneMinutes

OneMinutesは、多言語会議の翻訳や議事録作成ができるツールです。100以上の言語の翻訳に対応しており、多言語会議に誰でも参加できるようになるのが特徴。通訳の準備や会議後の翻訳にかかる手間を大幅に削減できます。会議の発言内容がリアルタイムで自動翻訳・文字起こしされるほか、会議終了後には要約が自動作成されるため、議事録作成の効率化も可能です。

AI議事録自動作成ツールを選ぶポイント

AI議事録自動作成ツールを選ぶ場合のポイントは次のとおりです。

• 文字起こしの精度
• 作成した議事録の共有や管理がしやすいか
• 自社のセキュリティ要件を満たすか

文字起こしの精度

AI議事録自動作成ツールを選ぶ際のポイントの1つが、文字起こしの精度です。高精度な文字起こし機能を持つツールは、会議中の音声を正確にテキスト化できるほか、発言内容を漏れなく記録できます。

音声認識技術が進化した現在では、AIは発言者の声を識別し、専門用語や異なるアクセントにも対応できます。文字起こしの精度が高いツールを選択すれば、会議の内容を正確に記録できるほか、後からの確認や分析を簡単に行えるでしょう。

ツール選定時には、実際の使用環境で精度を試したうえで、最適なソフトを選ぶようにしましょう。

作成した議事録の共有や管理がしやすいか

AI議事録自動作成ツールを選ぶ際は、作成した議事録の共有や管理がしやすいかどうか確認しましょう。多くのAI議事録自動作成ツールは議事録をクラウド上に保存し、リンクやメールで簡単に共有できる機能を搭載しています。

検索機能を利用して、過去の議事録をキーワードやトピックでアクセス可能なほか、タグ付けやフォルダ分けによる整理機能があれば、情報管理がさらに効率的になります。

自社のセキュリティ要件を満たすか

AI議事録自動作成ツールを導入する際には、自社のセキュリティ要件を満たすかを必ず確認しましょう。会議内容には機密情報が含まれることが多いため、データの保護が非常に重要になります。

そのため、データの暗号化やアクセス制限、ユーザー認証などのセキュリティ機能を備えているかの確認が必要です。また、クラウドベースのツールの場合、データセンターの所在地やデータ保護に関する法律・規制への準拠状況もチェックしておきましょう。

AIで議事録作成を効率化しよう

会議の議事録作成には手間と労力がかかります。会議への参加者全員が会議の内容に集中でき、議事録作成を効率化するためには、AI議事録自動作成ツールの導入がおすすめです。

本記事を参考に、ニーズに合ったツールを選択して、議事録作成の負担を軽減しましょう。

議事録作成ツールは次の記事でも詳しく紹介しています。