自治体向けメール配信システムおすすめ比較！機能や解決できる課題

メール配信システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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自治体で活用できるメール配信システムの機能

自治体向けメール配信システムとは、住民への情報発信を効率化し、迅速かつ確実に情報を届けるためのシステムです。

主な機能は、多数の住民への一斉メール配信、配信対象の絞り込み、開封率やクリック率などの効果測定、緊急時の情報配信などがあります。

自治体ではこれらの機能を活用することで、情報伝達手段が多様化し、情報格差の解消や住民サービス向上が期待できます。

たとえば、災害情報や避難勧告などの緊急情報を迅速に配信することで住民の安全確保に貢献し、子育て支援情報やイベント情報などをターゲットを絞って配信できる点がメリットです。自治体向けメール配信システムは、住民のニーズに合わせた情報提供を実現します。

自治体における情報配信の課題

自治体では、多数の住民への情報配信のほか、配信対象を適切に絞り込むなど、情報配信の効率や精度にまつわる課題が発生するケースがあります。

普段の業務で解決すべき課題について、主に次のような事項が挙げられます。

• 住民への情報到達率の低さ
• 情報伝達の即時性の欠如
• 情報配信業務の非効率性

住民への情報到達率の低さ

従来の広報誌や回覧板、ホームページなどによる情報配信をすべての住民に情報を届けることは容易ではありません。特に、高齢者やインターネットに不慣れな住民、共働き世帯などは、アクセスできる情報に限りがあることも多くあります。

結果として必要な情報を受け取れず、行政サービスの利用機会を逃したり災害時の対応が遅れたりするなどの問題が生じてしまいます。

情報伝達の即時性の欠如

災害発生時や緊急事態において、住民の安全確保には、迅速な情報伝達が欠かせません。しかし、従来の手段では情報伝達に時間がかかり、住民への周知が遅れてしまいます。

特に夜間や休日など、担当職員の不在中に発生した事態への対応が難しい課題も存在します。

情報配信業務の非効率性

従来の情報配信業務は、広報誌の作成や印刷、回覧板の準備、ホームページの更新など、多くの時間と労力が必要です。また、情報の種類や対象者ごとに異なる配信方法を選択する必要もあります。

結果として、担当職員の負担が大きくなり、ほかの業務に支障をきたす可能性もあります。

自治体の課題をメール配信システムで解決できる理由

自治体では、「情報配信の効率や即時性が低い」「職員の負担が大きい」など情報配信に関する課題が多いのが現状です。しかし、メール配信システムを使えばそれらの課題も解決できます。

自治体の情報配信の課題を解決できる理由を、メール配信の機能や詳細とともに説明します。

住民への情報到達率アップ

メールは、幅広い世代が日常的に利用するコミュニケーションツールです。メール配信システムを活用することで、従来の情報配信手段ではリーチが難しかった住民層にも、情報を直接届けやすくなります。

特に、スマートフォンやPCを日常的に利用する若い世代や共働き世帯など、忙しい毎日を送る住民への情報伝達に効果を発揮します。

迅速な情報伝達の実現

メール配信システムは、緊急時や災害発生時などの迅速な情報伝達が必要な場面で、リアルタイムに多くの住民へ情報を届けられます。担当職員が不在の時間帯でも、システムを通じて自動的に情報を配信するため、住民の安全確保に大きく貢献するでしょう。

情報配信業務の効率化と負担軽減

メール配信システムは、情報配信業務を自動化し、負担を大幅に軽減します。

従来は手作業で進めていた広報誌の作成や印刷、回覧板の準備、ホームページの更新などの作業を、システム上で効率的に管理します。

また、配信対象の絞り込みや効果測定などの機能も備わっているため、より効果的な情報配信が可能です。

自治体向けメール配信システムを選ぶ際のポイント

自治体向けのメール配信システムを選ぶ際に重要なポイントを紹介します。

必要な方にだけ届けられるか

住民には、高齢者や子育て世代、外国人などさまざまな層が存在します。関心や状況に応じた情報を届けるには、配信先を柔軟に絞り込めるセグメント配信機能が欠かせません。

関係のない情報を減らし、本当に必要な情報を届けることで、住民の満足度や信頼性も高まります。

大量の情報をすばやく・確実に配信できるか

災害や緊急時など、一刻を争う状況では、短時間で大量のメールを一斉に配信できる能力が求められます。配信スピードやサーバーの安定性、到達率の高さは、住民の安全を守るためにも非常に重要な指標です。

同時アクセスが集中する場面でも、配信遅延やエラーが起きにくいシステムかどうかは、導入前に確認しておくべきポイントです。

操作性がシンプルか

現場で使う職員が複雑な操作に戸惑わず、直感的に使えるシステムであることも大切です。誰でも簡単に操作できることで、情報発信のスピードが上がり、業務負担も軽減されます。

操作性がシンプルであることは、研修コストの削減にもつながるポイントです。

自治体向けメール配信システムおすすめ比較

自治体に導入実績のあるおすすめのメール配信システムのおすすめを紹介します。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

• 専門知識不要で直感的なメール作成が可能
• HTMLメールはスマートフォン表示にも完全対応
• リアルタイム集計や効果測定など充実した分析機能

WiLL Mailは、ドラッグ&ドロップの簡単操作で直感的にHTMLメールが作れるメール配信システムです。

ステップメールやターゲティング配信など、メールマーケティングに必須の機能のほか、リアルタイム集計やヒートマップ、複数のメルマガを比較した効果検証などの分析機能も充実しています。

高性能の配信エンジンを搭載し、配信速度や到達率も安定しているため、大規模な大量の一斉配信を予定している場合にもおすすめです。

• 行政・自治体はもちろん、学校法人や社団法人などでも広く導入
• クリックカウントやHTMLメール開封率計測など、分析機能も充実
• 月額1,287円（税込）～利用できる低コストなシステム

さぶみっと！メール配信は、初期費用無料ではじめられるメール配信システムです。HTMLメールエディタやターゲット配信、バックナンバー公開などの機能が搭載されており、住民の属性や目的に応じた情報を配信できます。

• 料金は登録メールアドレス数や配信予約数で変動、配信数は全プラン無制限
• 独自のドメインでメールを送信するため、住民にとってわかりやすく安心
• 読者情報の一括登録・一括削除、操作履歴の確認ができる

お名前.com メールマーケティングは、月額869円（税込）～の低コストで利用できるメール配信システムです。

誤配信防止やターゲット配信、ステップ配信などの機能が搭載されており、自治体でも利用しやすい点が魅力です。

チェックインシステム - 株式会社データサービスセンター

• 空メール登録ができるため、機械に不慣れな住民でも登録しやすい
• メール配信数の制限なし、配信数が増えても料金は変わらない
• 1か月間の無料お試しあり

チェックインシステムは、簡単な操作でタイムリーな情報を一斉送信できるメール配信システムです。紙で配布していた資料のデジタル配信や防災情報の配信などに適しており、住民への情報配信を効率化できます。

eメッセージ - 株式会社アットシステム

• 自治会・町内会プランあり
• 登録者のメールアドレスは管理者も閲覧できない安心のセキュリティ
• 自社開発のためスムーズで丁寧なサポートが可能

eメッセージは、緊急時と平常時の機能を兼ね備えた一斉連絡システムです。自治体・各種団体向けや自治会・町内会向けのプランがあり、組織形態に合わせて利用できます。

自治体安心メール - 株式会社テクノミックス

• 広報誌や定期的な情報案内など、住民に必要なさまざまな情報を配信
• 緊急時には地域住民や消防・職員などの関係者に対して迅速な情報配信が可能
• Jアラートと連携し、携帯キャリアを問わずにJアラートからの情報をメール配信

自治体安心メールは、住民と自治体間の防災・危機管理緊急連絡システムです。情報発信や緊急時のお知らせの機能が搭載されており、平常時と緊急時の両方で利用できます。

すぐメールPlus＋ - バイザー株式会社

• 災害発生時にはワンオペレーションで迅速に情報を配信
• メールはもちろんLINEやSMS、電話など、複数メディアへの一斉配信が可能
• 気象情報やJアラートなどをトリガーに自動配信ができる

すぐメールPlus＋は、情報発信を通じて地域の課題を解決するメール配信システムです。専用アプリが構築できたり、多言語での配信ができたり、自治体をはじめとする公的機関での運用に特化しています。

• 強固なセキュリティと多数の導入実績
• 長年の経験に基づく高いメール到達性と配信品質
• 簡単な操作性と質の高いサポート体制

Mail Publisherは、長年の実績とノウハウに基づき、自治体を含む多くの組織で利用されているメール配信システムです。

強固なセキュリティ対策と、業界最高レベルの到達率、高速配信性能が大きな特徴です。

自治体向けメール配信システムを使って安全で暮らしやすい地域づくりを

住民への情報伝達は、安全で暮らしやすい地域づくりに欠かせません。メール配信システムは、情報到達率の向上、迅速な情報伝達、業務効率化など、自治体が抱える情報配信の課題を解決する強力なツールです。

導入にあたっては、配信対象の絞り込みや効果測定の機能の有無、緊急時の情報配信体制、サポート体制などを比較検討し、自治体のニーズに合ったシステムを選ぶのがおすすめです。

メール配信システムの活用を通して、住民とのつながりを強化し、より安全で暮らしやすい地域社会を実現しましょう。