請求書受領サービスの導入事例！よくある課題と導入効果

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請求書受領サービスの導入前によくある課題

請求書受領サービスの導入前によくある課題は次のとおりです。

• 紙の請求書処理に時間と手間がかかる
• 支払いサイクルが遅れる
• 監査対応や法令遵守が難しい

紙の請求書処理に時間と手間がかかる

紙の請求書を処理するには、多くの時間と手間がかかります。請求書の受領、確認、データ入力、ファイリングといった工程によりミスが発生しやすいです。

特に大量の請求書を扱う企業では負担が大きく、効率が低下します。また、月末や四半期末といった繁忙期には件数が増えやすく、処理が滞りかねません。

支払いサイクルが遅れる

請求書処理に時間がかかった結果、支払いサイクルが遅れるかもしれません。支払い期限を守らないと、取引先との信頼関係が損なわれるためリスクが大きいです。

承認者が出張中や休暇中の場合、手元で確認できず承認が遅れやすいです。外出の多い企業は紙の請求書は運用が難しいでしょう。

監査対応や法令遵守が難しい

紙の請求書管理は、監査対応や法令遵守の面でも課題があります。請求書の紛失や誤った記録が発生しやすいうえ、情報を素早く検索するのが難しいです。また、法令にもとづく保存期間を守るにあたっての管理も煩雑でしょう。

大量の請求書を保管している場合や上場している企業で監査対応が必要な場合には要注意です。

請求書受領サービスの導入効果・メリット

請求書受領サービスの導入効果やメリットは次のとおりです。

• 請求書処理を自動化して作業時間を削減
• 支払い遅延を防ぐことでキャッシュフローが安定化
• 監査対応の負担軽減と法令遵守の強化

請求書処理を自動化して作業時間を削減

請求書受領サービスを導入すると、請求書処理が自動化され作業時間を短縮してくれます。請求書受領サービスは、受領からデータ入力、承認までを一括で管理するため、手作業によるミスを減らします。

支払い遅延を防ぐことでキャッシュフローが安定化

請求書受領サービスを導入することで、請求書を迅速に確認でき支払い遅延を防げます。リアルタイムで支払い状況を把握できるため、キャッシュフローも安定します。

監査対応の負担軽減と法令遵守の強化

請求書受領サービスによって、監査対応の負担を軽減し法令遵守も強化します。デジタル化された請求書は管理しやすいため、監査時に簡単に情報提供できます。また、法令にもとづく保存期間を確実に守れるのも強みです。

請求書受領サービスの導入事例

請求書受領サービスを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

小売/流通/商社系A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
小売/流通/商社系	11件〜30件

抱えていた課題

請求書受領サービスを導入する前は、請求書の捜索に手間取り、提出遅延が頻発していました。また、手入力によるデータ化の際に誤りが生じ、修正に時間がかかっていました。

導入後の効果

Bill Oneを導入したことで、すべての請求書をオンラインで一元管理し、請求書をすぐに探せるようになりました。これにより、支払い遅延のリスクが大幅に減少しました。また、高精度なデータ化により入力ミスを抑制。さらに、請求書の検索や集計が容易になり、正確な経費管理が実現し、財務状況の透明性が高まりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Bill One

マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系	51件〜100件

抱えていた課題

以前は経費精算をするために、毎回出社して上司の調印をもらう必要がありました。また、紙の領収書を保管する必要があり、これが大きな負担でした。

導入後の効果

Concur Invoiceを導入したことで、経費精算がリモートで完結し出社の必要がなくなりました。また、紙の領収書を写真で保管する点も評価しています。領収書を探す手間が省け、経理業務の効率が向上したとのことです。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Concur Invoice

メーカー/製造系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	51件〜100件

抱えていた課題

請求書の管理が煩雑で、担当者ごとの振り分けや請求書作成に手間がかかっていました。また、関連書類の作成も別途必要で非効率でした。

導入後の効果

マネーフォワード クラウド債務支払を導入したことで、タグ機能により担当者別に管理しやすくなり、作業効率が向上。また、請求書の定期的な自動作成により、漏れや遅延のリスクが減少しました。さらに、見積書や領収書への変換機能を活用することで、関連書類の作成時間が短縮されました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞マネーフォワード クラウド債務支払

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導入前に知っておきたい請求書受領サービス導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

必要な機能が不足している

請求書受領サービスの導入においては、求める機能を十分に満たしているかどうかを確認しましょう。ニーズに合っていないと、手入力が発生したりシステムを入れ替える必要性に駆られたりします。

特定フォーマットの請求書を処理できない、承認フローをカスタマイズできないなどの課題が考えられます。導入前にニーズを明確にして機能が揃っているかを確認しましょう。

他の社内システムとうまく連携できない

請求書受領サービスを導入する際に、社内システムとうまく連携できず失敗することがあります。既存の会計ソフトやERPと連携できず、データの二重入力が必要となるかもしれません。

失敗を避けるには、導入前に他のシステムとの互換性を確認し、どのように連携するかチェックしましょう。

費用対効果が合っていない

システム導入の際には、費用対効果を十分に検討します。便利なシステムを導入しても、期待どおりに効率化されなければ、コストに見合わないかもしれません。

必要な機能を洗い出す際に、本当に必要な機能かを現場担当者とすり合わせると失敗しにくいです。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。