Excelでイベント管理をするには？必要項目やテンプレート紹介

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Excelでイベント管理する方法とは？

Excelは、文書作成や表計算、グラフ作成といった機能があるため、イベント管理に向いたツールです。

イベントを開催する際は多くの業務が発生します。必要な業務やタスクを洗い出し、効率的にイベントが開催できるようにイベント管理表が必要です。

どのような流れで準備を行い、トラブルや問題がどこで発生したのか、どのように対処したのかを記録に残すためにイベント管理表が役立ちます。

そのために、イベント管理表には多くの項目をわかりやすく作成する必要があります。Excelを用いれば項目を柔軟に作成できるため、イベントに特化したツールがなくてもイベント管理表の作成ができます。

Excelのイベント管理表に必要な項目

Excelのイベント管理表に必要な項目は次のとおりです。

• イベント開催までに必要なタスク
• イベント当日のタスク
• イベント当日に必要な備品・景品
• イベント参加者情報
• イベント終了後のタスク

それぞれ解説します。

イベント開催までに必要なタスク

最初にイベント開催までに必要なタスクを洗い出します。具体的に洗い出すタスクは次のとおりです。

• 会場の選定、予約
• 使用機材の確保
• 出演者や関係者への連絡
• 告知、宣伝

人気のある関係者や会場は他の企業との争奪戦になる可能性があります。したがって、イベント開催が決まったら、できる限り早く関係者のスケジュールを確保したり会場の契約をしたりする必要があります。

また、ターゲット層に向けて興味、関心が引ける告知や宣伝も必要です。

イベント当日のタスク

受付業務やイベントの進行スケジュール、来場者の誘導といったイベント当日に行うタスクを設定します。設定したタスクを決めたスケジュールに沿って進行することで、トラブルが少ないイベント開催が可能です。

イベントが開催している間も進捗状況の確認が重要です。進捗状況を確認することで、トラブルが発生した際に迅速に対応できます。あらかじめ、起きるであろうトラブルを想定し、対応できるように準備をしておきましょう。

イベント当日に必要な備品・景品

イベント当日に必要な備品や景品を洗い出します。イベントや会場のテーマや雰囲気に沿った備品や景品を用意することが重要です。たとえば、参加者に配布するパンフレットや会場で販売するグッズ、関係者と判断するための名札などが挙げられます。

また、イベントで使用する椅子や音響設備、プロジェクターといった機材も必要な備品です。これらの備品や景品を確保し、会場へ搬入するスケジュールも決める必要があります。

イベント参加者情報

イベントには多くの参加者や関係者が集まるため、参加者情報をまとめておくことが必要です。関係者リストを作成し、見た方がわかりやすいように属性ごとにイベント管理表へ記載します。参加者情報を整理することで、参加者への連絡や招待状の送付がスムーズになります。

また、現場のスタッフが参加者情報を知っておくことで、トラブルが発生した際の迅速な対処が可能です。また、IDを記載した名札を関係者に配布することでトラブルを未然に防げます。

このように、参加者情報をまとめておくことで、イベントを円滑に進められます。

イベント終了後のタスク

イベント終了後は、後片付けや会場、設備の撤収といったタスクが発生します。イベントで使用した備品や装飾物、資材を撤収し、会場を元の状態に戻します。撤収作業を迅速に行うためには事前に作業項目を洗い出し、担当する人員を適切に割り振っておくことが重要です。

また、撤収後はアンケートを実施しましょう。イベントに参加した方から評価をしてもらうことで、イベントの成功ポイントや改善点が明確になります。さらに、イベントで得られたデータを管理することで、次のイベント開催の際に活用できます。

Excelのイベント管理表を作る手順

Excelのイベント管理表を作る手順は次のとおりです。

• イベントのゴールを設定する
• イベントの詳細を整理する
• タスクをリストにする
• ガントチャートにまとめる
• イベント参加者の名簿を作成する
• 役割や当日の人員配置を決める

それぞれ解説します。

イベントのゴールを設定する

最初にイベントのゴールを設定します。イベントを行う目的や趣旨といったゴールを設定することで、何が必要かが明確に洗い出せるため、円滑なスケジュールが立てられます。

たとえば、新発売するドリンクのプロモーションを主目的にした場合、イベント会場で試飲するためのドリンクを確保したり、プレゼントとして持ち帰れる配布用のサンプルを別途に用意したりする必要があります。

このように、目的を明確にすることで、必要となる行動が見えてくるため、まずはイベントのゴール設定をしましょう。

イベントの詳細を整理する

イベントの基盤となる概要と詳細を整理します。開催日時、会場、アクセス方法、当日のスケジュールといった項目を決めることで、イベントの基盤が完成します。

イベントの詳細を整理しないと、参加者に対して正確な情報提供が行えません。また、当日のスケジュールを決めないと円滑なイベント運営につながらないでしょう。

会場へのアクセス方法を整理するのも重要です。参加者が迷わずに会場へ到着できるように配慮しましょう。

タスクをリストにする

イベントの詳細を整理したら当日までに必要なタスクをリストアップします。具体的な例は次のとおりです。

• 会場の装飾
• 音響、照明といった機材の準備
• スタッフの手配
• 招待状の配布
• 参加者の受付、進行管理
• イベント終了後の後片付け

このようにタスクを洗い出し、タスク完了までにかかる時間を考慮しながらスケジュールを設定します。タスクを洗い出すことで、進捗状況が把握できるようになり、作業漏れが発生しにくくなります。

ガントチャートにまとめる

イベント管理表を作成し、ガントチャートにまとめます。ガントチャートとは棒グラフの一種で、まとめたスケジュールを一目で把握できる表の作成が可能です。

洗い出したタスクを縦軸にリストアップし、横軸に日付を設定します。また、開始日や終了日、担当者といった細かい設定も可能です。このように、各タスクを洗い出し、ガントチャートにまとめることで、進捗状況の把握がよりしやすくなります。

ガントチャートは自作できますが、テンプレートもあります。効率的にガントチャートを作成したい場合は、テンプレートを活用するといいでしょう。

イベント参加者の名簿を作成する

イベント参加者の氏名、電話番号、メールアドレス、所属会社といった情報をまとめて名簿を作成します。名簿の作成はイベント当日の参加者受付をスムーズにするためにも重要です。

Excelに登録者の情報をまとめ、名簿を活用するためにカテゴリで分類できるようにしましょう。たとえば、VIPや一般参加者、関係者などにカテゴライズすることで、スムーズなイベント進行が可能となります。

役割や当日の人員配置を決める

イベント参加者の名簿をもとに役割や当日の人員配置を決めましょう。イベント進行スタッフ、ボランティア、音響担当などに人員を割り当て、誰がどのタスクを担当しているかを把握できるようにします。

多くの方が一目でわかるように図やチャートを活用するとスムーズです。誰の指示で業務が進むのかを示したイベント管理表があることで、イベント全体の進行が円滑になり、トラブル発生時に迅速に対処できるようになります。

イベント管理表のExcelテンプレート

イベント管理表を作成する際にはテンプレートを活用することで、業務の効率化が図れます。イベント管理表のExcelテンプレートを2種類紹介します。テンプレート選びの参考にしてください。

Microsoft 行程管理表

Microsoft社から提供されているイベント管理表です。同時進行している複数の業務を管理し、わかりやすくまとめられます。スケジュール表は次の3つがセットで提供されています。

• 1日の業務スケジュール表
• 3か月間のスケジュール表
• 業務・担当部署ごとの年間スケジュール表

また、担当者名を削除すれば個人のスケジュール表としても活用可能です。多くの企業で導入されているExcelを使用しているため、基本的に導入コストがかからないといったメリットがあります。

smartsheet

smartsheetは、イベントプランニングとチェックリストを整理できるイベント管理表です。多くのシチュエーションで利用できるように作られているため、製品発表会から結婚式まで幅広く利用できます。

イベントの目的、対象者といった目的、趣旨を記入したりプログラムや機材といった運営時に必要な項目を記入したりできます。ダウンロードできる形式はイベントプランニングや予算を中心にしたテンプレート、会場をメインにしたテンプレートなど豊富です。

Excelによるイベント管理の注意点

Excelによるイベント管理の際はセキュリティに不安がある、同時編集ができないといった点に注意が必要です。注意すべきポイントについて詳しく解説します。

セキュリティに不安がある

Excelは複数の関係者がアクセスできるように設定ができます。そのため、セキュリティに注意が必要です。複数の関係者がアクセスできるように設定することで、機密情報が漏れたり誤って重要なファイルを削除したりする恐れがあります。

セキュリティ面の不安を解消するには、専用のセキュリティソフトを利用する、イベント管理システムを利用するといった方法が挙げられます。自社に合ったシステムやソフトを吟味し、適切な対策を立てることが重要です。

同時編集ができない

PCにあらかじめインストールされているExcelを利用している場合、ファイルの共有は1人しか編集できないように制限がかかっています。そのため、複数のスタッフが同時編集できないことがデメリットです。

Excelを同時編集したい場合は「Microsoft 365 サブスクリプション」の購入が必要です。または、GoogleスプレッドシートのようなExcelと類似したクラウド型ツールを利用する方法もあります。

おすすめのイベント管理システム3選

イベントを円滑に進める際に役立つイベント管理システムを紹介します。それぞれの特徴をまとめているので、システム選びの参考にしてください。

EventHubは、大型カンファレンスから展示会までさまざまなイベントに対応できるイベント管理システムです。MAやSFAへの連携が簡単にできるため、イベント終了後には他部署への連絡がスムーズに行えます。また、チケット販売から動画配信までオンラインイベントの開催にも対応しています。

ネクプロは、ウェビナーや動画配信に強みをもつイベント管理システムです。撮影した動画を設定した時間に自動で配信できるため、疑似ライブのように利用できます。また、リアルタイムでの配信チャット機能があったり再配信もできたりします。Salesforceとの連携ができる点も特徴のひとつです。リアルタイムで離脱率やアンケート結果などのデータを集約できるため、PDCAに活用できます。

Eventoryは、データの活用とAIでイベントの効果を最大化できるイベント管理システムです。イベント募集ページをプログラミングの知識なしで制作できます。また、QRコードを利用した入出場管理機能やリアルタイム投票といった機能があるため、効率的なイベント運営が可能です。イベント終了後は参加者のアクティビティデータを抽出し、SFAやMAツールと連携できます。

イベント管理表を作成して効率的に管理しよう

Excelは文書作成や表計算だけでなく、グラフ機能といった機能があるイベント管理に便利なツールです。また、イベント開催後の報告書作成の際にも役立ちます。

イベント管理表は、イベント開催までに必要なタスクを洗い出したり、当日のスケジュールを作成したりと必要な項目は多岐に渡ります。0からイベント管理表を作成するのは労力がかかるため、テンプレートやイベント管理システムを利用すると業務の効率化が可能です。

システムを選ぶ際は各ツールを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。