NotePMの評判・口コミ

【背景】 NotePMは、社内問い合わせの増加、プロジェクト間のナレッジ共有不足、同じ内容のマニュアルの複数作成といった課題のため導入しました。 【効果】 導入後は、問い合わせ対応時間が半日かかっていたのが1日あたり約30分以下に削減され、プロジェクトを超えた全社ナレッジ共有も実現。Slackとの連携機能やAPI連携機能、テンプレート機能、社内ポータル機能、新入社員教育機能、個人ノート機能など、様々な機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させています。

もともとWordで作成していたマニュアルがありましたが、大量なので移行作業が大変かと思っていましたが、インポート機能により、すぐに取り込めることが出来ました。

●課題 以前のシステムは、応答速度が遅く、エラーが頻繁に発生したため、従業員はイライラし、重要な文書を効率的に管理したりアクセスしたりすることが困難な状態にありました。 ●効果 NotePMの導入により、文書管理の実践が大きく変わり、効率化とコラボレーションができるようになりました。システムの驚異的な速度により、かつてワークフローを妨げていた遅延が解消され、従業員は重要な情報に迅速にアクセスして共有できるようになっています。

導入前の課題 ・大学外部の関係者との情報連携がスムーズにできていない ・プロジェクトの情報整理ができていない 導入後の効果 ・プロジェクトや所属メンバーに関する情報が見える化された ・企業間で横の繋がりができた ・メンバーが情報を整理・蓄積するようになった

分散された資料を簡単に一元管理でき、フォルダやタグ付けによりファイルの種類を分類できるので、管理が楽になりました。 誰でもファイルが更新でき、貢献度を可視化できる面白い機能もあるため、社員各々がやる気を出してドキュメント最適化を目指し、実行できました。

以前は口頭での指導が中心だったため、理解度に個人差が生じ、指導側にも負担が大きかったという課題がありました。NotePM導入後は、詳細なマニュアルを作成することで、個々の疑問点のみを質問できるようになり、指導側の負担軽減と理解度の向上を実現しました。また、マニュアルへの質問内容を反映させることで、よりわかりやすいマニュアルへと進化し続けています。 さらに、人事評価制度との連携させることで、NotePMで一日の行動・成果を記入することで、誰が何をどこで行っているのかを把握しやすくなり、より公平性のある人事評価が可能となりました。

社内での情報共有にはチャットツールを利用していたのですが、チャットの履歴は一定期間が経つと自動で消去されてしまうため、後から共有された情報が必要になった時に既に消えてしまっているということが多々あり、共有した情報が消えず、なおかつ検索性の高い情報共有ツールということでNotePMが選出されました。 チャットツールのほうでは会話のみと定めてそのほかの情報、データ共有をNotePMにまとめたことで、必要に応じて該当データをすぐ呼び出すことができるようになり、また一定期間で消去されてしまうようなこともないので半永久的に情報を蓄積できるようになりました。

社内のマニュアルはもともと紙で印刷したものを使っていましたが、業務が増えたり新たなソフトが導入されるにつれて紙マニュアルの量が増えてしまい、結果として管理に手間がかかるだけでなくオフィス内で場所をとる、見たい箇所を見つけるのが大変といった状況に陥っていました。NotePMはマニュアルをpdf形式で保存できるので紙のようにかさばりませんし検索窓から見たい情報にすぐたどり着くことができます。また、クラウドサービスなので複数人で同時にアクセスして一つのマニュアルを見れるようになりました。

■NotePMを導入する前は、顧客サポート部門の課題 ・属人化によるナレッジの偏在 ・情報検索の非効率性 ・長時間化する問い合わせ対応 ・顧客満足度の低下 ■NotePMを導入することで、これらの課題を克服できました ・問い合わせ対応時間の50%削減 ・応答率の10%向上 ・顧客満足度の向上 ・顧客サポート担当者のストレス軽減

NotePMを導入することで、長年の課題だったマニュアルの属人化を解消しました。これまでは、必要なマニュアルを探すのに時間がかかっていましたが、NotePMなら検索機能ですぐに見つけ出すことができます。 また、NotePMにマニュアルを蓄積することで、問い合わせ対応もスピーディーになりました。顧客からの質問にすぐに回答できるため、顧客満足度も向上しています。 将来的には、よくある質問集をNotePMで公開し、顧客によるセルフサービス化も検討しています。

主に社内のマニュアルを作成するために利用していますが、投稿した画像に対して簡単に文字や記号の挿入、色合いなどを変更できるため、アップロードまでの手間が減りました。 履歴も管理できるため、戻すことも簡単なので、とても楽になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePM導入前は個人のナレッジを共有する場所が無かったのでさまざまなナレッジが属人化しており、社内全体で有効活用できていないことが改善すべき点として挙がっていました。 導入後は各メンバーで投稿作業を割り振り、属人化していたナレッジをノートにして共有したことで社内全体で有効活用できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの共有が進んだことで社員が各自で問題を解決できるようになり、さまざまな案件への対応力アップ、そして社内問い合わせの工数削減が見られました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 2020年頃からリモートワークが浸透し始め、職場では私を含め約半数のスタッフがリモートワークとなりました。そこで問題となったのが、作業マニュアルや社内外の連絡先がローカルサーバーに保存されていたことによりリモートワーク環境下ではアクセスすることができないということで、それがきっかけとなりNotePMが導入されました。 NotePMはセキュリティ対策が万全なので社外秘扱いのマニュアルや連絡先を安心してアップロードできて、リモートワークをしている人にも職場にいる人と同じようにタイムラグ無しで情報を共有できるようになりました。

以前使っていた社内ポータルツールは利用する全てのユーザーが課金対象となっていたため、ツールをあまり活用していない者の分も利用料金が発生してコスパの悪さが目立っていました。 新たに使い始めたNotePMは投稿権を持つユーザーだけが課金対象となり、閲覧のみ利用するユーザーの分は利用料金が発生しないためコスパが良好で、前製品からの乗り換えた事でコストを従来の3分の1に削減できました。

以前は各部署で独自のツールを使ってナレッジを蓄積していたがファイルに統一性がない上、検索力が弱く、情報共有に隔たりがあり、リモートワークになりさらにナレッジの属人化は課題になっていた。部署によりプロジェクト内の社員しか検索できないことも問題だった。 導入後、全社員に権限がナレッジ共有がスムーズになった。コピペの簡単な操作は初めての社員でもスムーズに、さらに統一ファイルは見やすい、読みやすい。引き継ぎも楽になった。タイムライン機能は気軽に使えて今は全社員のベースになっています。リモートワークになりさらに役立っている。

発信した情報に対し、コメントやアクションが可能なので、見てくれているという実感がわきます。 そうすることで、精度の高い情報を提供したり、間違いを早期に発見して修正することができます。 また、誰でも確認できるため、社員全員で認識をあわせることができました。

具体的にはNotePMは、技術部門と製品部門にとってなくてはならないツールとなり、シームレスなコラボレーションと知識共有に役立てています。NotePMを導入して、技術マニュアル、顧客設定の詳細、サポートケース履歴を集中的に保存できるリポジトリを作成しました。この集中型アプローチにより、情報が散在する必要がなくなり、チームメンバーは常に最も正確で最新の情報にアクセスできるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来、顧客からの問い合わせやクレームがあった場合に確認する対応マニュアルは、無料の多目的ストレージのようなツールを利用して管理していたのですが、参照したいマニュアルがすぐに呼び出せない、また更新時に何故かファイルが重複することがあり情報が交錯して結果として顧客を長時間待たせてしまったり、自分で対応できず上長に対応をお願いすることが多くなっていました。 そこで導入されたNotePMはまず検索性能が高く、断片的な情報からでもその時必要なマニュアルに辿り着けるので顧客の待ち時間を減らすことができ、マニュアルが見つからないことが原因で上長へ対応をお願いすることもなくなりました。また、既存のデータを更新した際にマニュアルが重複するようなエラーも無く安心して利用できています。

【導入前の課題】 ・店舗スタッフがマニュアルを探すのに時間がかかり、業務効率が低下していた。 ・紙のマニュアルが破損や紛失しやすく、情報管理が困難だった。 ・部署間で情報共有が十分に行われておらず、業務に支障が出ていた。 【導入後の効果】 ・マニュアル検索時間を短縮し、業務効率が大幅に向上した。 ・紙のマニュアルを廃止し、タブレット端末で閲覧することで、情報管理を徹底した。 ・社内wikiツールとしてNotePMを導入し、部署間での情報共有を促進した。

抱えていた課題は、仕入先情報の共有がうまくできていないことでした。担当者以外が電話番号やメールアドレスを分からず、連絡に困るという状況でした。 NotePMを導入することで、仕入先情報を一元管理し、部門内で共有できるようになりました。ページ内にリンクを貼ることで、直接メール送信も可能になり、業務効率が大幅に向上しました。

NotePMは、弊社の専門知識を共有するプラットフォームとして役立っています。各専門分野のベテランがノウハウを投稿することで、情報格差を解消し、チーム全体のスキルアップに貢献に着実に貢献しています。 また、組織の枠を超えた情報共有は、新たな発見やイノベーションにも繋がる可能性もあるので単なる情報共有だけでなく知的財産の積み立ての様にもなっています。

具体的には、各ユニットごとにノートを分け、チームごとにフォルダを分けることで、必要な情報にすぐにアクセスできます。また、画像や表の挿入も容易で、マニュアル作成にも最適です。導入前は、社内規程の検索に時間がかかっていましたが、NotePM導入後は、入社時に「NotePMを見てください」と案内することで、スムーズな情報共有を実現しています。

情報共有が進まず、認識のずれやコミュニケーションロスが発生することも少なくありませんでした。NotePMを導入してからは、情報を一元管理できるようになり、誰でも簡単に情報にアクセスできるようになりました。その結果、業務効率が向上し、スムーズな情報共有が可能になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 口頭での情報伝達は基本的に一度しか聞けないのでしっかり定着せず、結局何回も聞きなおすことになり、質問する側も、される側も効率が悪かったのですが、NotePMを使うことで口頭伝達していた情報をマニュアル化して共有できるようになり、スマホからマニュアルを確認できることで繰り返し質問をしなくても自己解決できるケースが増えました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 突然の退社が相次いだ際に、退社した者のノウハウを引き継ぐプラットフォームが無かったので次の担当者へうまく伝達されないという課題がありましたが、NotePMでノウハウを保管する環境を作れたことで、有益なナレッジを失うことなく引継ぎできるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの階層分け機能を使い多くのファイルを探しやすい状態で保管することができています。