DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

今現在ドットサインで契約業務を行っている担当は以前に契約業務の経験はなく、リテラシーも決して高くはなかったものの、ドットサインの使いやすさ、マニュアルが整っていることで少しずつですが操作や契約関連の知識を付け、約1ヶ月で使いこなせるようになりました。 これによってもともと契約業務を行っていたリテラシーの高い担当がよりコアな業務に取り組む時間を生み出すことができ、生産性の向上に加えてリテラシーの低い社員も契約業務を遂行できるようになったことで社員の対応力向上につながりました。

自社ではSDGsの取り組みを強化しており、その中でも地球に優しく経費も削減できるペーパーレスには力を入れています。 社内での紙利用はさまざまな方法で減っているものの、外部とのやりとりでは相手企業の都合もあり紙利用を減らすことが難しい状況となっていました。 しかし、ドットサインの導入で、契約書や発注書、申込書などを電子化することができ、従来と比べて外部との紙利用を40％減することができました。

ドットサインで電子契約を導入して以降、例えば承認をする上司が出張中の場合や、取引先の担当がリモート勤務をしているといった状況でもネット環境さえあれば手持ちのデバイスから速やかに承認、署名ができるので、担当者不在で承認フローが滞るということが完全になくなりました。

これまでの契約は契約書を作った後に印刷、製本、押印からの郵送というごく一般的なフローで、その後は取引先の押印、返送待ちとなり、平均して2週間ほどかかっていました。また、請求業務は基本1名で行っており、仮に取引先からの押印、返送が遅い場合などはこちらから確認の一方を入れますが、いかんせん1名で行うため複数の契約が同時進行している場合に確認連絡を忘れてしまうといったこともあり、手が回らなくなってきたことでドットサインが導入されました。 ドットサインが導入されてからは印刷、製本、郵送の作業がなくなりましたし、取引先の押印もほとんど即日でいただけるようになりました。 複数の契約進捗もドットサイン上で簡単に確認でき、署名が遅い場合にリマインダー機能もあるので取引先へ電話で確認連絡することも不要となりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 少人数のチームでそれぞれが一つの業務ではなく複数の業務を掛け持ちしているので基本的に動き回っている時間が多く、会社にいる時間が短いので署名が集まりづらいという課題がありました。 DottedSignの導入により、それぞれ社員が別の場所にいてもオンラインで電子署名出来るようになり、必要な時にすぐ署名が集まるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドキュサインを使うことでペーパーレス効果がある他、紙代やインク代を節約できるメリットを感じています。

顧客と対面する際にさまざまな物品を持って行くのですが、製本された分厚い契約書類も大きな荷物となっていました。また、印紙も必要なので、印紙を購入する手間や代金もかかりますし、時には書類を忘れてしまい契約を締結できないといった人的ミスも散見していましたが、そういった問題を一挙に解決したのがドットサインでした。 ドットサインの導入以降は社用のタブレットを一つ持って行くだけで対面した顧客とスムーズに契約を締結できるようになり、こちらとしてはもちろん顧客側の手間を減らすことができました。 また、仮に契約締結を忘れてしまってもオンライン上で契約を締結できるので対処しやすいというメリットもあります。

毎月30件ほどある契約を電子化したことによって契約ごとに収入印紙を貼る必要が無くなり、毎月2万円ほどの経費を削減できました。削減できた経費をドットサインの利用料金に回しても1万円以上残るので、作業効率の向上、経費の削減ができた上に、利用料金を相殺して実質無料のような形で使えるのは非常にコスパが良いです。

従来利用していた電子契約ソフトは複数書類の一括送信機能が無かったので、例えば同じ承認者に何通かの署名を依頼する場合に一通ずつ分けて署名依頼を作成する必要があり、同じ作業の繰り返しとなるので数が多くなるとそれだけでそこそこの工数になっていました。 それが、ドットサインが新たに導入されてからは、複数書類の一括送信機能が使えるようになったことで、署名が必要な複数の書類を一つのファイルにまとめて担当者に送れるようになり、署名依頼が一度で済むようになりました。

仕事の役割として契約書の作成と署名集めをすることが多く、DottedSignを導入する前は署名集めで各担当者に判子をもらいに行ったり、リモート環境の人には郵送したりと大変面倒に感じる作業だったのですが、DottedSignを導入したことで署名集めがオンライン上でできるようになり、自分の足を使う必要がなくなったことでコア業務に集中できるようになりました。

導入前は、契約書の署名プロセスに多くの時間を要し、書類管理も煩雑でした。導入後は、署名手続きが短時間で完了するようになり、業務効率が大幅に向上しました。また、署名済みの契約書を自社システムに直接保存できるため、文書管理が簡素化されました。これにより、書類の紛失リスクが減少し、必要な時にすぐに契約内容を確認できるようになり、顧客対応のスピードが向上しました。

新たに電子契約ツールを利用するにあたり、セキュリティ性を重視しており何種類か検討したのですが、ドットサインはISO27001認証を取得しており、電子契約書をSSL、AES-256などで暗号化してやりとりできるだけでなく、署名にOTPを設定できるので大切な顧客情報をセキュアな状態で安心して利用できると感じました。 また、電子契約をする取引先に対してもセキュリティ性に関して自信をもって打診できることで拒否されることがほとんど無く、安全性が高いのがドットサインを選んでよかったと思う最大のポイントです。

最初は無料プランで利用させてもらっており、予想以上に署名が簡単になったことでプロプランに変更しました。 署名に加えて電子契約書の送信が無制限で、他のツールで同等の機能性であればもう少し値段が高いので導入に二の足を踏んでいたところでしたが、ドットサインはプロプランがユーザー辺り1000円ほどで利用可能ということで気兼ねなく導入することができました。

弊社の場合、お客様の中の一定層に高齢の方がおり、メールアドレスが必要な電子契約はなかなかハードルが高かったのですが、ドットサインはメールアドレスだけでなく、SMSを使って電話番号に宛てて送信できるので、メールをほとんど使わない層の顧客とも契約を交わすことが可能となり大変重宝しています。

DottedSignを使う前は、毎月契約書の郵送と収入印紙にかけるコストが数万円あり、決して安くない経費だったのですが、電子契約は郵送も収入印紙も不要なので、DottedSignが導入されたおかげでそれらの経費をまるまる削減できました。これから郵送代の値上げもあるということで早めに導入しておいてよかったと思っています。

以前は別の製品を使っていたのですが、課金システムが契約の件数ごとの従量課金だったので、毎月の契約が少なかった頃はコスパ良く利用できたのですが契約が増えてくると逆に割高になってきたというのが改善すべき課題となっていました。 DottedSignは月額制で何件契約があっても料金が変わらないので、DottedSignへ乗り換えたことによって電子契約ツールにかけるコストを削減することができました。

【導入前の課題】 契約書の準備や署名の追跡に多くの時間を費やしていました。特に、外出先での契約処理や複数の関係者からの署名取得に時間がかかり、業務の遅延が常態化していました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、契約処理時間が劇的に短縮されました。以前は2週間かかっていた契約プロセスが、30分以内で完了するようになりました。また、内部文書の処理時間も4時間から15分に短縮され、業務効率が飛躍的に向上しました。外出先でもスマートフォンから簡単に署名できるため、取引のスピードアップにも貢献しています。

【導入前】 契約書管理が大変で、紛失リスクや印紙代が課題でした。契約締結に1～2日かかることもあった。 【導入後】 電子化で管理が楽に。現場での即時確認が可能になり、印紙代も大幅節約。署名が簡単になり、トラブルも減少。手続きが20～30分で完了するように。監査プロセスも改善され、注文内容と契約書の食い違いもほぼなくなりました。

【導入前の課題】 以前は、社内の承認プロセスが物理的な紙で行われ、各部署に郵送する際に時間がかかり、時には書類が紛失することもありました。特に緊急の契約書類の承認に時間を要してしまい、業務のスピードが著しく遅くなっていました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、電子署名により紙ベースの手続きを廃止。社内外での署名プロセスが迅速に行えるようになりました。特に遠隔地の関係者への署名依頼もワンクリックで完了するため、承認フローが大幅に短縮され、締め切りの厳守が可能になりました。また、監査証跡機能で進捗確認が容易になり、書類の所在や署名状況の追跡に時間を取られることがなくなりました。

【導入前の課題】 当社では、多くの従業員の入社手続きに紙ベースの書類を使用していたため、管理が煩雑で、郵送による遅延や費用の負担も大きな問題となっていました。 【導入後の効果】 DottedSignの導入により、全ての書類がデジタル化され、管理が一気に楽になりました。郵送費や時間の削減はもちろん、契約書が簡単に追跡できるようになり、現場の負担が大幅に軽減されました。即日で契約書が締結できることも増え、作業効率が飛躍的に向上しました。

【導入前の課題】 仕事では、現場に行くときに紙の契約書を持っていかないといけなくて、正直スタッフにとってはちょっとした荷物になっていたんです。それに、紙の契約書って印紙代もかかるし、契約手続き自体もなんだか面倒くさかったんです。 【導入後の効果】 でも、DottedSignを使い始めてからは、すごく変わりました！契約書が全部電子化されて、スムーズに効率的になりました。契約手続きも簡単になって、スタッフみんながきちんと契約を結べるようになったから、トラブルもグッと減りました。現場での契約締結も早くなって、仕事全体の効率もアップ。特に、雇用契約書や領収書なんかも電子化できて、書類管理がすごくスムーズになりました。

【導入前の課題】 従来の紙書類管理におきましては、多くの問題を抱えておりました。特に、人事関連の書類の取り扱いに多大な時間と手間を要し、業務効率の低下を招いておりました。また、書類の紛失や郵送費の増加も大きな課題となっておりました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入させていただいたことで、これらの問題が一気に解消されました。書類の電子署名が可能となり、紙のやり取りがなくなったことで、業務が非常にスムーズに進行するようになりました。また、書類管理の負担が大幅に軽減され、本業に集中できるようになりましたことが、非常に大きな効果であると感じております。さらに、署名が完了した書類は自動的にPDFとして保存される機能により、書類の管理が格段に容易になりました。

【導入前の課題】 紙の書類管理に時間がかかり、特に新入社員の契約書作成に手間がかかっていました。また、書類の郵送に伴うコストも負担でした。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、契約書の電子化により、処理時間が大幅に短縮されました。書類のやり取りがシステム上で完結し、郵送費用がゼロになり、現場の負担も軽減されました。

紙の契約書でやり取りしていた頃は、書類の保管場所や、必要な時にすぐに取り出せない点が課題でした。DottedSignを導入してからは、電子データで一元管理できるようになり、検索機能で目的の書類をすぐに見つけられるようになり、スマホから署名できるため、契約締結までの時間短縮を実現しました。

書面でやりとりしていた時が懐かしく、契約後の書類管理が非常に楽になりました。今までは書類を探したり、書類を持っている人を探したりで不必要な時間の使い方をしていましたが本サービスを使うと契約後の書類管理が非常に楽で管理コストが削減されました。

営業などの出張が多い人の場合、それらを処理する時間が出先だとほとんどない状態でした。DottedSignならiPhoneなどの端末からすべての書類を簡単に見たり承認状態の追跡することができるので、 多忙な中の移動時間中などもタスク処理が出来るなど業務効率化にも非常に役立ちます。