マニュアル作成ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
⇒
【料金・機能比較表つき】マニュアル作成ツールの資料をダウンロードする（無料）
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
無料で使える業務マニュアルテンプレート8選【Word・Excel・PowerPoint】
業務マニュアルを作成する場合、無料のテンプレートを使用する方法があります。テンプレートをダウンロードできるサイトを紹介します。
bizocean
bizoceanは、企画書やビジネス書式テンプレートを無料でダウンロードできるサービスです。手順書やマニュアル、説明書のテンプレート、操作マニュアルテンプレートなどが提供されています。PDFやWord、Excel、PowerPointなど、さまざまなファイル形式のテンプレートがあるため、ニーズに合わせたもののダウンロードが可能です。
Microsoft
MicrosoftのWebサイトでは、Officeサービスで利用できるテンプレートを提供しています。無料で使用できる2,000点以上のOfficeテンプレートが公開されており、誰でも自由にダウンロードして活用できます。マニュアルテンプレートとしては、Wordタイプの「作業記述書」が提供されており、マニュアル作成に利用可能です。
bizroute
ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介するbizrouteでは、マニュアル作成に使える無料テンプレートを提供しています。Wordタイプの業務マニュアルテンプレートを使い、実際にマニュアル作成の手順を図解で解説しているのも魅力です。他にも、さまざまなテンプレートが公開されているので、自社のマニュアル作成に適したテンプレートを探してみてください。
［文書］テンプレート
ExcelやWordで作成したビジネス文書や手紙などのテンプレートを公開している［文書］でも、業務マニュアル作成に活用できるテンプレートを提供しています。Excelタイプのテンプレートが3種類用意されており、作業マニュアルや作業手順書、システム構築などに活用できます。
Excelフリーソフト館
Excelフリーソフト館では、Excelで作成されたテンプレートを無料でダウンロード可能です。サイト内で検索すれば、さまざまな種類のマニュアルテンプレートを探せます。ニーズに合ったテンプレートを探してみるといいでしょう。
SILAND.JP
SILAND.JPでは、ビジネスで活用できるExcelやWordの無料テンプレートを配布しています。Wordタイプのマニュアルテンプレートに加えて、実際に作成したイメージが提供されています。グリーン、ブルー、モノクロの3つのデザインがあります。
プレゼンデザイン
プレゼンデザインは、プレゼンテーション用の資料のデザインノウハウを学べる情報サイトです。PowerPoint用のデザインテンプレートを無料でダウンロードでき、マニュアル作成にも応用できます。また、テンプレートと合わせてデザインパーツ集も配布されているため、制作コストを抑えつつ、資料作成に集中できます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、経費削減のためのアクションを応援する経費削減サービスのサービスを比較したり、検討したりできるサイトです。企業で頻繁に使用されるテンプレートがダウンロード形式で提供されており、マニュアル作成に応用でき業務引継セットが利用できます。
業務マニュアルテンプレートの選び方
業務マニュアルテンプレートを選ぶ場合は、次のポイントを意識しましょう。
- 業務内容に適しているか
- 画像や図表を挿入しやすいか
- カスタマイズしやすいか
それぞれ詳しく解説します。
業務内容に適しているか
業務マニュアルのテンプレートを選ぶ場合は、業務内容に適しているかどうかを確認しましょう。業種や部門によって必要な情報や構成が異なるためです。
たとえば、営業部門向けのマニュアルであれば、顧客対応や商品知識に関するセクションが充実しているテンプレートが適しています。製造部門向けのマニュアルでは、安全管理や品質管理に関する項目が充実したテンプレートがおすすめです。
また、テンプレートの構成や項目が自社の業務フローに沿っているかも確認しましょう。業務の流れに合わせて情報が整理されていると、マニュアルの使いやすさが向上します。
画像や図表を挿入しやすいか
業務マニュアルテンプレートは、画像や図表を挿入しやすいテンプレートを選ぶことが重要です。視覚的な情報は、文字だけの説明よりも理解しやすく、記憶に残りやすくなります。
業務手順や製品の使い方などを説明する際には、画像や図表を効果的に活用することが望ましいため、画像や図表を挿入するためのスペースが十分に確保されているテンプレートを選ぶといいでしょう。
カスタマイズしやすいか
業務マニュアルテンプレートを選ぶ場合は、カスタマイズのしやすさも重要な選択基準です。どんなに優れたテンプレートでも、テンプレートのまま使用できることは稀であり、多くの場合、自社の業務や方針に合わせて内容や構成を調整する必要があります。
具体的には、項目の追加や削除、順序の変更が簡単に行えるか、フォントやカラーといったデザイン要素を調整できるかをチェックします。
また、テンプレートの基本構造を維持しながら、自社独自のコンテンツを追加できるかどうかも確認しましょう。カスタマイズしやすいテンプレートを選ぶことで、自社の特性や変化するニーズに柔軟に対応できるマニュアルを作成できます。
テンプレートを使って業務マニュアルを作成するメリット
業務マニュアルを作成する際に、テンプレートを使用するメリットは次のとおりです。
- マニュアル作成を効率化できる
- 作成のフォーマットを統一できる
- 重要項目の抜け漏れを防げる
それぞれ詳しく解説します。
マニュアル作成を効率化できる
マニュアル作成にかかる時間を短縮できるのが、テンプレートを使用するメリットです。
テンプレートには、基本的な構成や項目がすでに用意されています。一から作成する場合、校正や必要な項目を考えるだけでもかなりの時間がかかりますが、テンプレートを使用すれば、必要な情報を埋めるだけでマニュアルを作成できます。
また、テンプレートには経験豊富な専門家が考案した効果的な構成が採用されているタイプもあるため、初心者でも質の高いマニュアルを作成可能です。
作成のフォーマットを統一できる
社内マニュアルのフォーマットを統一できるのも、テンプレートを使用するメリットです。統一されたフォーマットを使用することで、どのマニュアルを見ても同じ構成で情報が整理され、必要な情報を素早く見つけられます。
異なる部署や業務のマニュアルを参照する際も、同じ形式で情報が提示されていれば、内容を理解しやすくなります。テンプレートを使ってフォーマットを統一することで、組織全体の業務効率と情報共有の質の向上が可能です。
重要項目の抜け漏れを防げる
テンプレートを使ってマニュアルを作成することで、マニュアルに記載すべき重要な項目の抜け漏れを防止できるメリットがあります。
テンプレートには、業務に必要不可欠な項目があらかじめ含まれていることが多いです。そのため、マニュアル作成者が重要な情報を見落としてしまうリスクを大幅に減らせます。
また、テンプレートを使用することで、マニュアルの構成に一貫性が生まれるため、読み手にとっても情報の抜け漏れを発見しやすくなります。
効果的な業務マニュアルを作成するコツ
効果的な業務マニュアルを作成するコツは次のとおりです。
- 説明文章を簡潔にする
- 画像や動画を用いる
- マニュアル作成ツールを活用する
それぞれ詳しく解説します。
説明文章を簡潔にする
説明文章を簡潔にすることが、効果的な業務マニュアルを作成するコツの1つです。マニュアルにおいて重要なのは、必要な情報を正確に伝えることであるため、説明文は簡潔にしなければなりません。長々とした文章や複雑な表現は避け、ポイントを絞って記述しましょう。
また、文章の構成にも気を配り、重要な情報から順に記載することで、読み手の理解を促進できます。さらに、箇条書きやナンバリングを活用することで、手順や重要ポイントを明確に示せます。
ただし、簡潔さを追求するあまり、必要な情報が抜け落ちないように注意しましょう。
画像や動画を用いる
マニュアル作成時には、画像や動画を用いるのがおすすめです。文字だけの説明では、イメージが伝わりにくい場合があります。
画像や動画を効果的に活用すれば、わかりやすいマニュアルを作成できます。たとえば、作業手順を説明する際に、各ステップの画像を添付すると、理解が深まりやすいほか、複雑な機器の操作方法を説明するには、短い動画を挿入するとわかりやすくなるでしょう。
スクリーンショットを活用すれば、ソフトウェアの操作手順を明示でき、画像や動画に説明文を添えることで、より効果的な情報伝達が可能です。
ただし、画像や動画を使用する際は、適切な解像度や大きさを選び、見やすさを確保することを意識しましょう。
マニュアル作成ツールを活用する
効率的にマニュアルを作成するには、専用のツールを活用するのがおすすめです。マニュアル作成ツールを使用すると、テンプレートやレイアウトの選択が簡単にできるため、見栄えの良いマニュアルを作成しやすくなります。
多くのマニュアル作成ツールには、画像や動画の挿入機能、目次の自動生成機能などが備わっており、作業効率が大幅に向上します。
また、クラウドベースのツールを使用すれば、チームでの共同編集やバージョン管理を簡単に行えます。マニュアルの更新もツールを使えばスムーズに実行可能です。
便利なマニュアル作成ツール6選
Teachme Biz
Teachme Bizは、写真や動画を使ったわかりやすいマニュアルを、クラウド上で作成・共有できるシステムです。ステップに沿って画像や動画を挿入するだけでマニュアル作成ができます。自動翻訳機能が搭載されており、外国人スタッフの教育にも活用できます。
tebiki現場教育
Tebikiは、スマートフォンで撮影するだけで簡単に動画マニュアルが作成できるツールです。作成したマニュアルは誰がいつどのくらい見ているか、業務を習得しているかを確認できます。マニュアルの理解度テストで教育効果の研修もできます。言語を選択するだけ自動翻訳でき、翻訳字幕の編集も可能なため、外国人従業員がいる現場でも活用しやすいでしょう。
Dive
Diveは、現場作業特化型の動画・AR手順書を作成できるシステムです。動画内の解説内容や作業者の動きを解説して、動画を自動分割できるAI機能が搭載されています。文字起こしも自動的に行うため、短時間で動画によるマニュアルを作成できます。
ココミテ
ココミテは、わかりやすい業務マニュアルを時間や場所を選ばずに共有できるマニュアル作成ツールです。動画や写真を活用した効果的なマニュアルを作成・管理できるため、業務効率化はもちろん、技術の伝承や人材育成にも効果的です。更新作業もしやすく、常に最新のマニュアルを運用できます。
VideoStep（ビデオステップ）
VideoStep（ビデオステップ）は、従業員のスキルを動画で可視化し、組織内で共有できるツールです。マニュアル作成に特化した機能が搭載され、動画マニュアルを簡単に作成できるのが特徴です。マニュアルの更新者を記録できるほか、動画更新に承認を設定できるため、勝手な動画の更新・編集を防げます。AIでの自動翻訳も可能で、外国人従業員がいる場合でも利用しやすいでしょう。
flowzoo
flowzooは、業務の手順やノウハウをフロー化し、マニュアルとして共有できるクラウドサービスです。タスクごとにテキストや画像などで作成されたマニュアルを紐付け、業務プロセスを可視化することで、属人化を解消し、組織全体のナレッジとして蓄積します。豊富なテンプレートを活用すれば、簡単にマニュアルが作成可能で、動画での概要説明も用意されています。
テンプレートを活用して業務マニュアルを作成しよう
業務マニュアルの作成は、人材育成やスキルの属人化防止に効果的です。ただし、マニュアル作成には時間がかかりやすいため、テンプレートを利用するか、マニュアル作成ツールを利用して効率化するのがおすすめです。
マニュアル作成ツールは、次の記事でも紹介しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
