ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ワークフローシステムの承認者による申請修正機能とは？
ワークフローシステムの承認者による申請修正機能は、承認者が申請内容を直接編集できる機能です。申請フォームの設定で編集権限を付与することで、承認者による修正が可能となります。
この機能を活用することで、申請者と承認者の間で修正内容に関するやりとりが不要となり、承認プロセスを効率化できます。
承認者による申請修正機能のメリット・活用場面
従来は申請データや申請書類に不備がある場合、承認者が申請を差し戻し、申請者が修正し再提出する必要がありました。
しかし、「承認者による申請修正機能」を活用すれば、承認者自身がその場で申請内容を直接修正できます。承認者がその場で内容を修正できるため、手戻りや記入ミスが放置されるリスクを減らせる点がメリットです。
たとえば、交通費精算や備品購入申請など、軽微な金額ミスや記載漏れが起こりやすい場面では、承認者による申請修正機能が効果的です。
申請者が誤った内容で申請した場合も、承認者が該当箇所を即座に修正することで、承認プロセスを止めることなくスムーズに進められます。
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承認者による申請修正機能を搭載するおすすめワークフローシステム6選
承認者による申請修正機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。承認者による申請修正機能以外の機能もあわせてチェックしましょう。
コラボフロー
コラボフローは、印影表示やリマインドメール、タスク依頼などの機能を備えたワークフローシステムです。専門ソフトやプログラミング知識は不要で、Excelでフォームデザインできる点が強みです。
印影表示機能では、申請者や承認者の印影をユーザー名から自動生成して、申請書内に表示できます。申請書の処理が遅れた場合、自動でリマインドメールが送信される点も魅力のひとつです。
NI Collabo 360
NI Collabo 360は、ワークフローや文書共有管理、支払い管理など、グループウェアに必要な機能を備えています。
ワークフローでは、申請書類をExcelファイルから簡単にWebフォームに変換でき、従来のフォーマットをそのまま使用できます。また、申請データの検索から集計、印刷まで簡単に実施可能です。
申請金額や選択肢に応じて承認経路を自動で変更する「条件分岐ルート設定」があり、申請内容に合わせて適切な承認フローを設定できる点も魅力です。
楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは、文書管理や帳票出力、システム連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。
直感的なブラウザ操作で申請フォームや承認フローを構築できることが強みです。文書ごとに部署単位もしくは個人単位で権限を設定できます。
帳票出力の機能では、申請・承認済みデータをExcelやPDFに出力でき、複数の帳票作成ツールとの連携も可能です。また、申請者だけでなく承認者も申請ドキュメントの追記・変更ができます。
kickflow
kickflowは、組織・ユーザー管理やフォーム開発、検索・抽出などの機能を搭載したワークフローシステムです。
高度な承認ルートの設定と、組織体制に合わせたきめ細かい権限管理が強みです。階層構造や部署に応じて承認者を自動で振り分けられ、多岐にわたるビジネスフローに対応できます。
フォームのレイアウトをマウス操作で自由にカスタマイズでき、組織に合わせて最適化を図れます。
初期設定では申請内容の編集権限は申請者に限られますが、権限を付与することで承認者も編集できるようになります。
Garoon
Garoonは、スケジューリングやファイル管理、ワークフロー機能など幅広いニーズに対応するグループウェアです。豊富な機能と高いカスタマイズ性が強みです。
豊富なサンプルをもとに申請フォームを自由にデザインできます。出張や休暇の申請は、承認されると自動的にスケジュール登録される設定が用意されています。
Styleflow
Styleflowは、検索機能やカテゴリ管理機能、公開先設定機能などを備えたワークフローシステムです。申請・承認業務をクラウド上で簡単に管理できることを強みとしています。
申請書類の検索機能では、申請日や申請者といった基本項目に加えて、任意項目による絞り込み検索が可能です。
カテゴリ管理機能では、書類をカテゴリごとにまとめることにより、対象カテゴリの書類を一括で作成できます。権限を付与すれば、承認確認時に承認者が申請内容を修正できます。
ニーズに合ったワークフローシステムを比較しましょう
ワークフローシステムの承認者による申請修正機能では、申請者だけでなく承認者も申請内容の編集が可能です。
承認者による申請修正機能を活用することで、申請者への差し戻しや申請者による修正が不要となり、承認プロセスの効率化が期待できます。
ワークフローシステムの導入を検討する際には、ニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。
BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
ワークフローシステムは、次の記事でもくわしく紹介しています。
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