WEB会議システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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オンプレミス型Web会議システムとは
Web会議システムには、大きく分けてクラウド型と、オンプレミス型があります。
オンプレミス型Web会議システムは、自社のネットワーク内に専用のサーバーを設置し、そのサーバー上で運用する形式のWeb会議システムです。
オンプレミス型のWeb会議システムは、自社のITインフラを自社で管理したい企業や、特定の規制に対応する必要がある企業の導入に向いています。
クラウド型Web会議システムとの違い
オンプレミス型のWeb会議システムでは、企業が自社のネットワーク内に専用のサーバーを設置して運用します。
クラウド型のWeb会議システムの場合は、サービス提供者が用意する共有サーバーを利用するため、インターネット経由でサービスを利用します。
クラウド型のWeb会議システムは、初期投資が少なく、手軽に導入できることがメリットです。しかし、データの管理やセキュリティ対策はサービス提供者に依存するため、自社で細かく管理したい企業には不向きでしょう。
また、ネットワークの品質やサーバー管理はベンダーに依存します。
これらの違いを理解し、自社のニーズに合ったシステムを選択することが重要です。
オンプレミス型のWeb会議システムがおすすめの企業
オンプレミス型のWeb会議システムは、次のような企業におすすめです。
セキュリティ対策を重視したい企業
自社でデータを管理し、セキュリティ対策を行いたい企業に適しています。特に、金融機関や医療機関、官公庁など、情報漏えいのリスクが高い業界では、オンプレミス型のWeb会議システムが有効です。
また、大量のデータを扱う大規模な企業では、オンプレミス型の方がコストパフォーマンスが良い場合があります。大規模なWeb会議を頻繁に行う企業にも適しています。
ITリソースを確保できる企業
システムの導入や運用には、専門的な知識とリソースが必要となります。システムの導入や運用には、専門的なITリソースが必要です。そのため、IT部門が充実している企業には、オンプレミス型が適しています。
オンプレミス型Web会議システムのメリット
オンプレミス型Web会議システムは次のような導入メリットがあります。
- 強固なセキュリティ
- カスタマイズが柔軟
- 高品質なWeb会議
強固なセキュリティ
オンプレミス型Web会議システムでは、専用のサーバーを設置するため、自社で導入しているセキュリティ対策をWeb会議システムにも対応できます。
データの管理やセキュリティ対策を自社で行えるため、機密情報や会議情報の漏えいリスクを最小限に抑えられます。
カスタマイズが柔軟
自社のサーバーにシステムを設置するため、システムのカスタマイズが柔軟に行えます。自社に必要な機能を追加したり、ユーザーインターフェースを変更したりできます。
ビジネスニーズに最適化したWeb会議システムを構築できるため、会社の成長や規模拡大に合わせての変更にも対応可能です。
高品質なWeb会議
Web会議は高品質な通信環境が必要です。自社のネットワーク環境に依存するため、高品質なWeb会議を実現できることもメリットです。
通信環境の不具合による、映像や音声の遅延や切断などの問題を最小限に抑え、快適なWeb会議を実施できます。
オンプレミスのWeb会議システムの選び方
オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際は、自社の環境や要件に合った製品を選びましょう。選定時に注目すべき3つのポイントを紹介します。
セキュリティ要件を満たせるか確認する
オンプレミス型を選ぶ理由の多くは、高いセキュリティレベルを確保するためです。
高い機密性が求められる情報を扱う企業では、暗号化の方式やアクセス制御の仕組みが基準を満たしているかを重視する必要があります。
導入前には、通信データの保護や認証方式、外部ネットワークとの遮断設定などの詳細を確認しましょう。サーバー設置場所の管理体制や、ログ取得・監査機能の有無も要チェックです。
利用人数や通信環境に合ったスペックを選ぶ
社内での利用規模やインフラ環境に合わないシステムを導入すると、音声や映像の品質に影響が出るおそれがあります。特に、複数拠点や多数ユーザーが同時に接続する場合は、システムの処理能力が重要です。
利用予定の同時接続数や必要な画質・音質の基準を事前に明確にし、それに対応できるスペックを備えた製品かを確認しましょう。必要に応じて、ネットワーク帯域や社内LANの整備も検討することが大切です。
サポート体制や導入後の運用を見据える
オンプレミス型は初期構築だけでなく、導入後の運用・保守も自社で対応する必要があります。トラブル時の対応が遅れると、業務に支障をきたす可能性があります。
そのため、ベンダーによるサポート体制が整っているかを事前に確認しましょう。導入支援の有無や、定期的なアップデート提供、障害対応のスピード感なども比較検討のポイントです。
おすすめのオンプレミス型Web会議システム
おすすめのオンプレミス型Web会議システムを紹介します。
LoopGate
LoopGateは、機能を絞り込んだシンプルな設計のWeb会議システムです。簡単に操作できる専用機を使ってWeb会議を実施できます。
大人数の会議や、離れたオフィス間でも常時接続でき、高品質な画質と音声を提供します。
国内で開発されたシステムのため、日本人の利用に向けて使いやすい機能や仕様を取り入れている点も特徴です。安定性、セキュリティ、使いやすさを重視する企業におすすめのWeb会議システムです。
FreshVoice
FreshVoiceは、シンプルな操作性とわかりやすい画面表示が特徴のWeb会議システムです。クラウド型とオンプレミス型の両方が提供されています。
パソコン操作に慣れていない方でも、3クリック以内で会議を開催できるため、さまざまなWeb会議に対応できます。ワイド画面対応や会議の優先予約機能など、機能が充実している点も魅力です。
LiveOn
LiveOnは、自社開発による安定した通話品質と、強固なセキュリティが特徴のWeb会議システムです。
資料共有や動画配信、録音録画などの機能を揃えているほか、必要な機能の追加や大規模なカスタマイズができる点も特徴です。
Chat&Messenger
Chat&Messengerは、Web会議やチャット、スケジュール管理などをひとつのシステムで行えるグループウェアです。クラウド型とオンプレミス型の両方が提供されており、社内のセキュリティポリシーや必要性に合わせて選べます。
会議の録画や議事録作成、多言語翻訳などWeb会議における機能も充実しており、使いやすさと機能性を兼ね備えています。サポート体制も充実しており、専任の担当者によるサポートにより運用開始後も安心して利用できるでしょう。
オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際の注意点
オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際には、次の点に注意してください。
導入コスト・運用コストを確認する
オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際は、クラウド型の導入費用に比べて、費用が多くかかる傾向にあります。
オンプレミス型は強固なセキュリティや自社に合わせた使いやすさなどがメリットです。一方で、自社内にサーバーを設置する費用や、システム自体を自社に必要な仕様にカスタマイズする費用などが必要となるため、多くの費用がかかります。
さらに、運用後には運用と保守費用も必要となり、こちらもクラウドに比べて高額になる傾向があります。メリットと費用について、予算を踏まえ納得したうえで導入しましょう。
ITリソースが社内にあるかを確認する
オンプレミスのWeb会議システムでは、ネットワークやサーバーも自社で管理します。そのため、費用面以外にもインフラを担当する専門的な人材が社内にいるか、これから確保できるかを確認する必要があります。
オンプレミス型のWeb会議システムで高品質・高セキュリティのWeb会議を実施しよう
オンプレミス型Web会議システムは、セキュリティが重要な企業や大規模な企業におすすめです。
強固なセキュリティや柔軟なカスタマイズができること、さらに、高品質なWeb会議が可能なことなどメリットが多くあります。一方で、導入にかかる初期費用やITリソースが必要な点には注意が必要です。
オンプレミス型Web会議システムをはじめ、Web会議システムはサービスが多くあり、種類や機能、特徴がそれぞれ異なります。自社のニーズに合うシステムを導入するためには、それぞれを比較検討して選びことがおすすめです。
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