導入事例 Hさん
- 男性 40代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
導入前の課題：紙の配布・回収と手計算の限界。差し戻し対応で数日のロスも
―――まずは、年末調整ソフト導入前の業務フローと、当時抱えていた課題について教えてください。
導入前は、給与奉行を利用していましたが、年末調整に関しては紙ベースで運用していました。従業員に紙の申告書を配布し、回収したものを手入力するという流れです。
最大の課題は、紙であるがゆえの非効率さでした。 手書きのため計算間違いや記入ミスが多く、そのたびに紙を本人に返却し、どこが間違っているかを説明して、訂正後に再提出してもらう必要がありました。この差し戻しのやり取りだけで1件あたり1日〜3日かかることもあり、その間チェック担当者の手が止まってしまうことが大きなストレスでした。
―――差し戻し以外にも、紙運用での負担はありましたか？
はい、年末調整の時期は残業が月25時間〜40時間ほど発生していました。配布や回収の物理的な手間だけでなく、回収した情報の入力作業や目視チェックに多大な時間を奪われていました。
決め手は給与奉行との連携性。同じオービック製品で安心感を
―――システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？
オービックの販売代理店から提案を受けたことがきっかけです。「給与奉行と連携すれば時間が短縮できる」「クラウドなら紙のやり取りがなくなる」という話を聞き、現状の課題を解決できると感じました。
―――比較検討はされましたか？
SmartHRやジンジャーなども軽く調査はしましたが、本格的な比較検討は行いませんでした。 理由は、既に基幹システムとして給与奉行を利用していたからです。同じオービック社の製品である奉行Edge 年末調整申告書クラウドなら連携がスムーズで、データ移行などのストレスがないだろうと考え、導入を決めました。
導入後の効果：残業がほぼゼロに。チェック期間も1ヶ月→1週間に短縮
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
DXツールを導入することで、かえって従業員の操作が分からず問い合わせが増えたり、管理側の手間が増えたりしないかという不安はありました。でも実際は劇的に改善されました。
一番の効果はスピードです。 以前は紙の配布から回収、チェック完了までに1ヶ月ほどかかっていましたが、現在は1週間以内に全てのチェックまで完了しています。
また、クラウド上で完結するため、物理的な書類の配布・回収・差し戻しという工程が一切なくなりました。その結果、以前は月40時間ほどあった残業時間が、導入後はほぼゼロ、多くても5時間程度にまで削減されました。
―――コスト面でのメリットはいかがでしょうか？
正確な金額は算出していませんが、工数が8割削減されたという感覚は間違いなくあります。 また、物理的なコストとしても、以前は1人あたり4枚の紙を印刷して配布していましたが、それが不要になりました。遠隔地への郵送コスト、レターパック代など往復で数千円分も削減できています。
担当者に法改正などの専門知識が求められることも。今後のより高度な自動化に期待
―――導入時、従業員への定着はスムーズでしたか？
1年目は操作に関する問い合わせが多く、正直大変でした。 しかし、マニュアルを作成し、よくある質問をQ&Aとして全社メールで共有するなどの対策を行った結果、2年目以降は問い合わせが激減しました。現在はスムーズに運用できています。
―――奉行Edge 年末調整申告書クラウドを10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
8点です。 概ね満足していますが、法改正があった際に、セミナー動画などで説明はあるものの、最終的には担当者が内容を理解して設定・対応しなければならない部分が残っている点がマイナス2点です。 専門知識がない担当者でも、システムに従えば100点の結果が出るような、より高度な自動化やサポートがあれば満点になると思います。
―――今後の展望をお聞かせください。
現状の機能で年末調整業務は十分に効率化できているため、追加で欲しい機能などは特にありません。今後もこのシステムを活用し、効率的な運用を継続していきたいと考えています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
