電子取引サービス＠Sign
導入事例 Oさん
- 男性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 201〜300人
- IT
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：紙とハンコがテレワークの足かせに
―――まずは、電子契約システムを導入される前に抱えていた課題について教えていただけますか？
当時はすべての契約書を紙で発行しており、総務担当者が作成した書類を郵便で送付・回収し、最後はキャビネットに保管するという運用でした。
大きな課題は二つありました。一つは物理的なコストです。紙での運用は保管スペースも取りますし、整理にもそれなりの手間がかかっていました。もう一つは、これが最大の動機でもありましたが、働き方への影響です。
紙の書類が中心だと、在宅勤務をしたくても「ハンコを押すため」「書類を送るため」だけに出社しなければならず、テレワークを進める上で支障となっていました。
―――導入決定にあたって、社内ではどのようなプロセスで進められたのでしょうか？
私は情報システム部門のDX推進担当として、今の時流に合った施策を検討する中で、電子契約システムに注目しました。また、経理担当としての視点もあったため、契約書だけでなく、請求書や残高確認書など取引先に送る経理書類もまとめて電子化することを提案しました。
最終的には、業務効率化の観点から社長の承認をもらい、導入が決まりました。
機能差がないからこそコストが決め手に
―――数あるシステムの中から、比較検討はどのように行われましたか？
率直に申し上げると、当社の要件の範囲では、各サービスの基本的な仕組みに大きな違いは見えにくく、明確な差別化ポイントは限定的だと感じました。
―――その中で「@サイン」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
最も重視したのはコストです。選定の軸もほぼそこに置いていました。月額費用を比較すると、他社とは数万円単位の差がありました。できるだけコストを抑えた運用を優先していたため、この差は決定的でした。
―――他社のシェアが気になることはありませんでしたか？
当時、クラウドサインなどが高いシェアを持っていましたが、懸念はありませんでした。身近な取引先ですでに使っている企業があり、事前にヒアリングしたところ「問題なく使えている」「有効活用できている」という生の声を聞けていたので、不安なく決めることができました。
年間978件の書類を電子化、61時間の削減を実現
―――導入後、具体的な業務フローはどのように変わりましたか？
現在は、全社で使用しているワークフローシステムで社内承認を取り、承認されたものを総務担当者が@サインで締結する流れにしています。システム間の自動連携はあえて設けず、確認も兼ねて手動で進めています。
―――導入によって得られた定量的な効果について教えてください。
年間で978件の書類を電子化することができました。これには契約書だけでなく、請求書や残高確認といった経理書類もすべて含まれます。その結果、年間で合計61時間の作業時間を削減できました。
―――61時間の削減は大きいですね。特にどの作業が楽になったと感じますか？
最も大きいのは郵送に関連する作業です。切手の管理や貼り付け、重さの計量、郵便局への持ち込みといったアナログな手間が一切なくなりました。さらに、印紙の購入申請や残高管理、電子帳簿保存法に対応するためのスキャンやリスト化作業も不要になり、事務の手間がかなり減ったと実感しています。
専門用語を使わず一人ひとりに丁寧に
―――新しいシステムの導入にあたり、社内での混乱はありませんでしたか？
導入当初は、やはり操作方法に関する問い合わせが一番多かったです。「どこに何をアップロードすればよいのか」「どの項目に入力すべきか」といった基本的な操作に関するものが中心でした。
―――それらの不安をどのように解消していったのでしょうか？
マニュアルは作成しましたが、弊社はそれほど大きな規模ではないので、私が直接一対一で教えるスタイルを大切にしました。その際、専門用語はなるべく使わず、相手と同じ目線に合わせて、丁寧に伝えることを心がけました。
また、電子化への移行状況を把握するためにフォロー表を作り、進捗を確認しながら定着を支援しました。導入前に説明会を開いて、役割や運用の変化を伝えていたことも、スムーズな移行につながったと思います。
電子取引サービス＠Sign
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