導入事例 Zさん
- 男性 30代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,001人以上
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入の課題：独自システムの過剰なカスタマイズ対応により、人事部門のリソースを圧迫
―――まずは、以前の労務管理の状況と、導入を検討されたきっかけを教えてください。
以前は自社で構築した独自のシステムを使用していました。独自システムゆえに現場の要望に合わせて非常に細かなカスタマイズができ、融通が利くという利点がありました。
しかし、その融通が利きすぎる点が、かえって管理部門の負担を増大させていました。現場から多種多様な修正依頼があり、そのすべてに対応していた結果、人事部の実務負担が増え、人員体制の面で厳しい状況になっていました。
加えて、当時は管理部門の人員体制を見直す方針もありました。限られた人数で正確な労務管理を継続するため、業務をシステムに合わせて効率化し、外部SaaSへ切り替える必要がありました。
―――具体的に、どのような業務が負担になっていたのでしょうか？
特に勤怠データの修正対応です。多いときには月に100件を超える修正が発生し、複数の担当者が修正作業に追われ続ける状況でした。
また、労働基準監督署からの指摘を受け、始業前や終業後の個人作業が業務とみなされるケースもありました。そのため、勤怠の修正対応や追加賃金の支払い対応に膨大な工数がかかっていました。勤怠の修正が給与計算にも波及し、チーム全体が対応に追われる悪循環が続いていました。
操作のシンプルさと、給与計算システムとの連携しやすさが決め手
―――数あるサービスの中から「TIME-3X」を選定された理由を教えてください。
4社ほどを比較検討しました。選定にあたって決裁権は人事部長にありましたが、実務担当者の視点も踏まえて検討し、最終的に「TIME-3X」に決定しました。最大の決め手は、操作のシンプルさと給与計算システムとの連携のしやすさです。また、休暇管理にとどまらず、資格取得情報なども合わせて管理できる拡張性も評価しました。
―――導入にあたって、妥協した点や懸念などはありましたか？
カスタマイズ性については、ある程度妥協が必要だと考えていました。以前の独自システムでは、要望に幅広く対応できましたが、外部SaaSである「TIME-3X」は標準仕様に合わせる必要があります。当時は「人がシステムに合わせる」という方針だったため、カスタマイズの自由度は手放すことにしました。
担当者2〜3名分の工数を削減、現場主導の入力で人事の課題も解消
―――導入後の運用フローと、具体的な効果についてお聞かせください。
現在は、個人が勤怠を入力し、上司が承認したデータを人事が取り込んで給与計算を行うという標準的なフローで運用しています。
大きな効果は、人事部門の工数削減です。具体的には、人事担当者の作業工数を2〜3名分削減できました。システムの仕様上、以前のような修正対応が難しくなったため、入力内容は現場で確認し、必要に応じて修正する運用が定着しました。結果として人事側の残業時間は減少し、労働時間の短縮を実現できています。
―――現場の従業員の方々からは、どのような反応がありましたか？
導入当初は使いにくいという声が多かったです。これまでは人事に任せていたものを、自分たちで期限内に正確に入力しなければならなくなったため、戸惑いがあったようです。
そこで、マニュアルを徹底的に整備し、複数回の説明会を実施しました。さらに電話での問い合わせ窓口も設置して、個別対応によるフォローにも力を入れました。現在は現場も操作に慣れ、大きなトラブルなく運用できています。
コストバランスを注視しつつ、さらなる定着を目指す
―――現在の満足度を10段階で評価すると、どのくらいでしょうか。
現状では5点程度です。業務の効率化や人件費の削減という面では一定の成果が出ていますが、コスト面での評価が難しいです。
2,000人規模で月額300万〜500万円程度（他システムとの複合利用を含む）を支出しているため、以前の内製対応と比べた際の費用対効果について、社内に議論が残っているのも事実です。
―――今後の運用における目標を教えてください。
現場からのフィードバックをすべてシステムに反映させるのは難しいものの、マニュアルを随時更新するなどして、よりスムーズに使いこなせる環境を整えていきたいと考えています。あわせて、システムに合わせた運用をさらに徹底し、生産性の向上につなげていきたいと考えています。
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