ジョブカン勤怠管理導入事例　集計作業が2人で3日から1人で1日に、紙の保存・廃棄作業も大幅に削減

従業員数51〜100人のメーカー/製造系企業に勤めるSさんは、勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTS

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導入事例 Sさん

男性 50代前半
メーカー/製造系
従業員数 51〜100人
人事総務
係長・主任クラス

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：Excelの手作業で毎月30分〜1時間、計算式ミスの修正対応

―――導入前は、勤怠管理をどのように行っていましたか？

Excelで管理していました。毎月、日付や所属情報を手作業で書き換えた書式を自分で用意するところから始まります。その準備だけで30分から1時間ほどかかっていました。

―――どのような書式を用意していたのでしょうか？

正社員、パートタイマー、嘱託社員の区分ごとに書式を分けており、それぞれ別々に管理していました。手作業が多いぶん、計算式の設定を誤ってしまうことがあって、ミスが発覚するたびに修正対応が必要になっていました。担当者が私だけであれば問題ないのですが、確認や修正の工数が積み重なってしまう状況でした。

―――集計作業はどの程度の負担でしたか？

月に2〜3日、2人がかりで取り組んでいました。Excelのデータを手作業で抽出して、間違いがないか確認しながら進めるので、時間を要していました。紙の打刻票を毎月保存して、年に一度まとめて廃棄する作業も発生していて、書類の管理そのものも一定の手間でした。

―――導入を検討したきっかけは何でしたか？

会社全体としてDX推進の方針が出てきたことと、集計を担当するメンバーから「もっと業務負担を減らせないか」という声が上がったことが重なりました。手作業の多さに課題感を持っていたタイミングだったので、本格的に調べ始めました。

独自の時間振替制度がトライアルで再現できると確認できた

―――どのようにサービスを比較・検討しましたか？

ジョブカン勤怠管理をはじめ、ジンジャー勤怠を含む約10社を比較しました。機能の網羅性や操作性など、複数の観点で検討しましたが、最も重視したのは自社独自の制度への対応でした。

―――自社独自の制度というのはどのようなものですか？

時間振替制度と呼んでいるものです。残業時間を翌日の早退に振り替えて充当できる仕組みで、一般的な勤怠管理システムでは、そのままでは設定が難しいことがあります。トライアル期間中に実際に設定を試みて、問題なく再現できることを確認できたのがジョブカンを選んだ決め手でした。

―――コロナ禍の在宅勤務とは関係がありましたか？

導入のきっかけとは時期が異なりますが、在宅勤務が始まってからWeb打刻への社内での評価が大きく高まりました。会社に来なくても自分で打刻できる仕組みが整っていたことで、現場の安心感にもつながったと思っています。

―――導入・定着はスムーズでしたか？

マニュアルを社内のグループウェアに展開して周知しました。ただ、ジョブカンは直感的に操作しやすく、社内でも比較的スムーズに使い始められた印象です。大きなトラブルもなく定着できたと感じています。

集計作業が2人で3日から1人で1日に、紙の保存・廃棄作業担当者の負担が大きく減った

―――導入後に最も変化を感じた点はどこですか？

集計の工数です。以前は2人で2〜3日かけていたものが、1人で1日あれば終わるようになりました。担当者の負担が大きく減りましたし、その分ほかの業務に時間を充てられるようになっています。

―――ペーパーレス化の効果はいかがですか？

紙の打刻票を毎月ファイリングして保管する作業も、年に一度の廃棄作業もなくなりました。保管場所を確保する必要もありませんし、紙の扱い全般に関わる手間が大幅に削減されたことで、想定以上に業務が整理されました。

―――満足度は10点満点でどのくらいですか？

10点満点でお答えするとすれば、10点です。自社の独自制度が再現でき、集計負担も大幅に減り、現場にも定着しました。求めていたものが実現できたと感じています。

初期設定に時間をかけ、何度もテストを繰り返すことが成功の鍵

―――今後の活用について展望を聞かせてください。

現状の利用状況には、おおむね満足しておりますが、十分に活用しきれていない機能もあると認識しています。引き続き、活用の幅を広げていきたいと考えております。

―――これから導入を検討される方へ、アドバイスをお願いいたします。

初期設定が最も重要です。自社のルールや制度を正確にシステムに落とし込めるかどうかで、導入後の使い勝手が大きく変わります。

トライアル期間中に実運用に近い形でテストを重ね、想定外のケースが発生しないかを確認するとよいでしょう。設定段階でしっかり時間をかければ、その後の運用の負担は大幅に軽減されます。

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