バクラク経費精算
導入事例 Cさん
- 男性 30代前半
- サービス/外食/レジャー系
- 従業員数 201〜300人
- 経理・財務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：4事業部がバラバラに動き、集計作業だけで1営業日を要していた
―――バクラク経費精算を導入される前の経費精算業務はどのような状況でしたか？
4つの事業部がそれぞれ異なる方法で経費精算を行っていました。各メンバーが利用日・内容・金額を自己流のExcelに記載して人事部門へ提出し、給与と一緒に振り込むというフローでした。書式のひな形もなく、提出されてくるデータはまったく統一されていませんでした。
―――集計する側の負担はかなり大きかったのではないでしょうか？
そうです。集計を担当していた人事担当者が、バラバラな書式のExcelを手動で集計しなければならず、作業工数がとても大きかったです。集計・仕訳・支払い設定まで一連の作業を終えるのに、毎月1営業日まるごとかかっていました。
―――その遅れが他の業務にも影響していたのでしょうか？
はい、月次決算の締めと取締役会への報告が後ろ倒しになっていました。経費精算の集計が終わらないと次のステップに進めないので、経営報告全体のスケジュールに支障をきたしていたのです。
UIの使いやすさと、承認経路の柔軟な自動化が決め手に
―――どのようなツールを比較検討されましたか？
freee経費精算、楽楽精算、バクラク経費精算の3社を比較しました。機能や使いやすさを確認していく中で、最終的にfreee経費精算とバクラク経費精算の2社に絞り込みました。
―――最終的にバクラクを選んだ理由は何でしたか？
大きな決め手は2点です。1点目はUIの使いやすさです。入力項目に説明文を入れられるので、経理に不慣れなメンバーでも迷わず申請できる点を評価しました。
2点目は承認経路の柔軟な自動化です。事業部ごとに承認経路が異なる弊社の体制に対応しやすかったのです。
―――費用面での比較はいかがでしたか？
バクラク経費精算はfreee経費精算と比べて費用は高い選択肢でしたが、承認経路の自動化による誤り防止や担当者の工数削減を考えると、人件費換算で十分に割安と判断しました。
また、承認経路の設定ミスによるリスクを本部長が実感していたこともあり、最終的にバクラクへの導入が決まりました。
経費集計が1営業日から10分に短縮され、ほぼ1日分の工数が削減された
―――導入後の業務フローはどのように変わりましたか？
各メンバーがバクラク経費精算で申請を行い、経理が集計して支払いデータを作成し、ネットバンキングへアップロードすれば一連の作業が完了するようになりました。以前のような手動集計の工程がなくなっています。
―――効果として最も印象的だったことを教えていただけますか？
集計から支払い設定までかかっていた時間が、1営業日から約10分になりました。ほぼ1日分の工数を削減できたことは、チームにとって非常に大きな変化です。月次決算や取締役会報告のスケジュールも、余裕を持って進められるようになりました。
―――導入時のサポートはいかがでしたか？
導入から2か月間、専任の担当者にご支援いただきました。初期設定や業務フローの整理を伴走していただいたことで、スムーズに運用を開始できました。
―――社内への定着はどのように進めましたか？
毎月の全社会議で、申請の間違い事例や新機能の情報を共有するようにしています。継続的に使い方を伝えていくことで、100名のメンバー全員に定着させられました。
承認経路の自動化とUIの使いやすさで、負担が大幅に軽減される
―――バクラク経費精算の満足度を10点満点で表すと、何点でしょうか？
10点です。不安に感じていた点もなく、想定していた効果がすべて実現できました。
―――導入前に知っておきたかったことはありましたか？
特にありません。事前に把握できていなかったことも特になく、導入プロセスを通じてすべてを理解したうえで進められました。それだけサポートが手厚かったとも言えます。
―――これから導入を検討されている方へ、メッセージをお願いできますか？
経費精算は「なんとなく回っているから後回し」になりがちな業務ですが、その裏側で毎月多くの工数と、ミスのリスクが積み重なっています。
承認経路の自動化とUIの使いやすさが揃ったツールを選ぶことで、申請する側も集計する側も、負担が大幅に軽減されることを実感しました。
まずは現状の集計工数を数値で把握したうえで、比較検討を始めることをおすすめします。
バクラク経費精算
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