freeeサイン
導入事例 Yさん
- 男性 40代前半
- Webメディア
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
契約書の所在を把握できず交渉が不利になるリスク、捺印・回収のために都度出社が必要
―――freeeサインを導入する前、契約書の管理はどのような状況でしたか。
導入前は紙の契約書を写真に撮るか、PDF化して、Googleドライブに保管するという方法をとっていました。
ただ、保管のルールやフローが確立されておらず、「どこに何が入っているか」を把握している人が社内にいない状態でした。管理部長である私自身も、すべての契約書の所在を把握しきれていませんでした。
―――それによって実際に困った場面はありましたか。
最も深刻だと感じていたのは、クライアントとの交渉や確認が必要な場面で、肝心の契約書がすぐに見つからないケースです。
契約書を探すだけで5分〜30分かかることがあり、それが月に1〜4回は発生していました。契約内容を確認できないまま交渉を進める場面では、こちらが不利な立場に立たされるリスクがありました。
―――捺印や送付・回収のプロセスはいかがでしたか。
1件あたり30〜45分かかっていました。しかも、捺印のためだけに出社しなければならないケースもあり、在宅勤務の日や外出中には対応できませんでした。
月10〜15件の契約書の送付が発生していましたので、そのたびにスケジュールを調整する必要があり、徐々に負担が積み重なっていました。
既存のfreeeエコシステムと一体化した管理で移行コストを最小化
―――電子契約サービスを検討し始めたきっかけを教えてください。
freeeがNINJA SIGNを買収したというニュースを目にしたことがきっかけです。当社ではもともとfreee会計とfreee人事労務を利用していましたので、「同じfreeeシリーズで契約管理もできるなら」とすぐに関心を持ちました。
―――最終的にfreeeサインを選んだ理由を教えてください。
freeeサイン、クラウドサイン、GMOサインの3サービスを比較しましたが、決め手はやはり既存のfreee製品との連携のしやすさです。freee会計・freee人事労務と同一アカウントで管理できるため、システム間の切り替えや二重管理の手間が生じません。
それから、UI/UXが既存のfreee製品から大きく変わらないという点も重要でした。新しいツールを導入するたびに社員への教育コストがかかりますが、freeeの操作感を知っている社員であれば、追加の学習負担をほぼかけずに使い始めることができます。
初年度のキャンペーン価格で導入できたことも後押しになりました。
捺印・送付にかかる時間を30〜45分から5〜10分に短縮し、デューデリジェンスも大幅に効率化
―――導入後、日常業務でまず変わったと感じたのはどの部分でしたか。
捺印・送付・回収の時間が劇的に短縮されました。1件あたり30〜45分かかっていた作業が5〜10分で完了するようになりました。
月10〜15件の場合、約5時間の削減です。当社はWebセミナーの講師契約も多く、多い月には20件規模になりますので、そのような月には月7〜12時間程度の削減になります。
出社しなくても契約対応ができるようになったことも、体感的な変化として大きかったです。在宅勤務中でも、外出先でも、スマートフォンだけで署名・送付を完了できます。
―――契約書の検索・確認のしやすさはどのように変わりましたか。
以前は探すだけで30分〜1時間かかることがありましたが、今は10分以内に見つけられます。キーワードで検索できますし、フォルダ構造も体系的に整理できるため、「あの契約書がどこにあるか分からない」という状況がほぼなくなりました。
―――導入後に想定外の効果を感じた場面はありましたか。
デューデリジェンス対応で、その効果を強く実感しました。売上上位3社の契約書を確認しなければならない場面があったのですが、freeeサインで管理していたおかげで1時間半で作業を完了できました。
紙での管理を続けていたとすれば、5〜10時間はかかっていたと思います。普段は顕在化しにくい効果ですが、このような場面における強みは非常に大きいと感じました。
―――現時点で10点満点で評価すると何点ですか。また、改善してほしい点はありますか。
満足度は10点満点で8点です。freee会計やfreee人事労務との連携についてはまだ発展途上で、より高度な連携を期待しています。
また、取引先から届いた契約書をfreeeサイン上で一元管理できると理想的だと考えていますが、現時点ではその部分が課題です。電子契約に関する業務を一つのエコシステム内で完結できると、さらに満足度が向上すると考えています。
―――最後に、電子契約の導入を検討している方へメッセージをいただけますか。
既存のツール群と連携させることで、移行コストを最小化できるという点を強調したいです。
新しいツールを単独で導入するよりも、すでに使っているサービスと連携できるものを選ぶほうが、操作の習熟に要するコストも、システム間の連携コストも大幅に抑えられます。
自社の既存ツールの構成を整理したうえで、そのエコシステムを活かせるサービスを優先的に検討することをお勧めします。
freeeサイン
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