kintone
導入事例 Yさん
- 男性 20代後半
- 不動産/建設/設備系
- 従業員数 31〜50人
- マーケティング
- 一般社員・職員
導入前の課題：社員倍増で「紙」管理が限界に。不正打刻の温床にも
―――まずは、kintone導入前の運用体制と、当時抱えていた課題について教えてください。
導入前は、シフト管理や勤怠管理をすべて紙と手書きで行っていました。 当時は社員数が20名後半から50名近くまで倍増していた時期で、人力での管理が追いつかなくなっていました。また、遅刻をごまかしてシフト通りに出勤したことにするなど、紙管理ならではの不正やルーズさが発生していたことも課題でした。
―――管理が追いつかなくなったことで、具体的にどのような問題が起きていましたか？
重要な会議に担当者が遅刻し、社内への情報共有が遅れるといった実害が出ていました。 また、月末のシフト管理業務では、集計や確認作業のために3〜4時間の残業が発生しており、担当者の大きな負担になっていました。会社としてもDX化を進める方針があり、データできちんと管理できる体制を整える必要がありました。
決め手は「一元管理」。見積もりもシフトもkintone一つで
―――システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？
社員数の増加に伴う管理負荷の増大と、不正防止を含めた管理体制の強化です。 ジョブカンやらくしふなど3社ほどを比較検討しましたが、最終的にkintoneを選びました。
―――シフト管理を専門とするSaaSもある中で、kintoneを選定された決め手は何だったのでしょうか？
一つのシステムで完結できることです。 実はシフト管理とは別軸で、見積もり作成やスケジュール管理などもkintoneで行おうという話が進んでいました。それならば、シフト管理もkintoneに統一した方が、システムが分散せず運用が楽になると判断しました。コスト面でも他社と大きな差はなく、想定内でした。
導入後は月末残業が30分に短縮。退職理由から「残業」が消えた
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
劇的に改善されました。 まず、月末のシフト管理にかかる残業時間が、以前の3〜4時間から30分程度まで短縮されました。紙のプリント代も月1〜2万円ほど削減できています。
―――従業員の働き方や意識に変化はありましたか？
はい。これまではアナログな管理による負担感から、「給料と仕事量が見合っていない」と不満を持つ社員もいましたが、導入後はそうした声が減りました。 実際、導入してから1〜2年経ちますが、「残業が多いから辞める」という理由での退職者は出ていません。離職防止という点でも大きな効果があったと感じています。
全員戦力で乗り越えた導入期。課題は突発的なシステム遅延
―――導入時、社内への定着で苦労された点はありますか？
kintone自体を知らない社員も多く、最初は「どうやって使うのか？」という不安の声がありました。 そこで、全社員向けの2時間の説明会を実施し、マニュアル配布や個別フォローを行うことで定着を図りました。特にPC操作が苦手な社員には日常業務の中でこまめにサポートするなど、社員全員で協力して乗り越えました。
―――kintoneを10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
8点です。 満足度は非常に高いのですが、マイナス2点の理由はシステムエラーです。 稀にアクセス集中などで動作が重くなり、作業が遅延することがあります。kintoneで業務を統一している分、システムが止まるとメモ書きで対応するなどアナログに戻らざるを得ないため、この点の改善には期待したいですね。
ただ、それ以外については非常に満足しており、今後もkintoneを活用して効率的な業務運営を続けていきたいと考えています。
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