楽楽精算
導入事例 Hさん
- 男性 30代前半
- その他
- 従業員数 301〜500人
- IT
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excelと外回りの多さで、精算がいつも遅れていた
―――まずは、システム導入前に抱えていた課題について教えてください。
以前は、従業員が自社で作成したExcelフォーマットに入力し、上司の承認後に経理へ回す流れでした。ただ、弊社は電車移動が多く、駅名を一つずつ手入力する必要があったため、かなり大変でした。タクシーを使ったときの領収書を添付するのも手間で、一人当たり月に1時間くらいは精算作業に取られていました。
―――300名規模でその工数は大きいですね。承認フローではどのような問題がありましたか？
承認もすべて手作業で確認していたので、承認する側の負担もかなりのものでした。特に弊社は外回りの担当者が多く、申請内容に不備があっても本人と連絡が取れず、すぐに差し戻せないことがよくありました。
本来は5営業日で終わるはずの精算が、10日ほどかかることも珍しくありませんでした。その結果、会社全体の業務スピードにも影響が出ていました。
ICカード連携と弥生会計との相性の良さが決め手
―――比較検討はどのように進めましたか？
ネットで情報を集め、楽楽精算、マネーフォワード、freeeの3社を比較しました。選定の絶対条件は3点ありました。ICカードと自動連携できること、電子帳簿保存法に対応して紙の資料をなくせること、そして現在使っている会計システムとスムーズに連携できることです。
―――最終的に楽楽精算を選ばれた決め手は何でしたか？
弊社では弥生会計を使っているんですが、システムを入れ替えずに仕分けデータを一番スムーズに取り込めたのが楽楽精算だったんです。他社だと自社の会計シリーズで揃えれば便利という面はあったんですが、弊社の環境にはフィットしていませんでした。
ICカードをかざすだけでデータが連携され、手入力によるミスを減らせる仕組みを作れるところが最大の魅力でしたね。
申請時間は1/6に。月60万円以上の人件費カットにつながった
―――導入後、業務フローはどう変わりましたか？
承認フロー自体の形は変えていませんが、中身はかなり効率的になりました。ICカード連携で交通費の手入力がなくなり、タクシー代もスマホで領収書を撮ってアップロードするだけで済むようになりました。差し戻しもシステム上で完結するので、担当者が外出中でもすぐに対応できるようになったんです。
―――具体的な数値としての効果はどうでしたか？
申請者の作業時間が、月1時間から10分程度に減りました。承認者の時間も半分ほどになっています。仮に300人の残業代を1時間2,000円として計算すると、これだけで月60万円にもなります。承認者の負担が減った分も含めると、さらに効果が見込める可能性があります。
―――社内への浸透はスムーズでしたか？
最初はICカードの連携方法がわからないという声もありました。ただ、システム内にマニュアルのURLを直接貼って、問い合わせが来たらそのリンクを案内するようにしたことで、混乱なく定着していきました。
まずは協力的なメンバーから小さく始めて、問題がないことを確認してから全社に広げたのもうまくいったポイントです。
ID一元化で、もっと使いやすい環境を目指したい
―――最後に、今後の展望を教えてください。
楽楽精算を入れたことで、解決したかった課題はすべてクリアできて、満足度は10点満点です。今後は経費精算だけじゃなく、受け取り請求書の管理なども同じIDでまとめられるようになると、従業員にとってもっと便利になるだろうと期待しています。最近リリースされた楽楽明細にも注目しているところです。
経費精算システムは、導入により業務負担の軽減が期待できます。まだExcelで頑張っているという企業の方には、ぜひ前向きに検討してほしいと思います。
楽楽精算
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