AI／ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ
導入事例 Hさん
- 男性 40代前半
- 医療系
- 従業員数 1,000人以上
- その他
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：トラブル復旧に最大1週間。前RPAツールはUIが難解でメンテナンスに追われる日々
―――まずは、ご担当者様の所属する企業の業種や従業員規模、ご自身の役割について教えていただけますか。
従業員1,000人以上の医療機関（病院）に勤めており、私は医療事務として裏方の業務を担当しています。
昨年の11月に以前使用していたRPAツールの契約更新時期が迫り、新たなツールの導入を検討することになりました。
私は前ツールをよく活用していたため、現場のメンバーとしてツール選定のメイン担当に抜擢されました。
―――以前のRPAツールを利用していた当時、どのような課題を感じていましたか。
とにかくユーザー目線で使いづらいという点が大きな課題でした。当時の私はITリテラシーが高くなかったため、アクティビティの選択や変数の設定などを理解するのにも時間を要しました。
また、メンテナンスにも非常に不都合を感じていました。
―――その「使いづらさ」や「メンテナンスの不都合」は、実際の業務にどのような影響を与えていましたか。
トラブルが発生した際、原因を探るのに半日かかり、そこからトライアンドエラーを繰り返して解決するまでに3日から1週間も要することがありました。
RPAによる自動化を前提に他の仕事も進められていたため、トラブルシューティングに時間がかかると多方面から催促が入りました。その結果、私自身のモチベーションが落ちてしまう時期もありました。
自動化よりもメンテナンスに要する時間の方が長く感じられ、本当に自動化が進むのか不安でした。
―――トラブルシューティングに時間がかかっていた要因はどこにあったのでしょうか。
一番の悩みは、代理店やメーカーに対して直接「目の前で起こっているトラブルをどう解決できるか」を問い合わせる体制がなかったことです。
そのため、Googleで検索して他のユーザーの事例を探し当て、それをヒントに自力で解決するしかなく、非常に多くの時間を要しました。
ITリテラシーを問わない分かりやすいUIと、直接相談できるサポート体制の評価が決め手
―――自力での解決を余儀なくされる状況から、新しいRPAツールの導入に向けてどのような経緯で選定を進められたのでしょうか。
元々、5年ほど前に業務の属人化解消や効率化を目的にRPAが導入されたという背景がありました。
今回のリプレイスにおいては、前ツールの契約更新時期が目前に迫っていた背景があります。そのため他社ツールとの比較検討は行わず、「AI／ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ」の導入に絞って進めました。
―――他社比較を行わずに本サービスを選定した決め手は何でしたか。
以前のツールの欠点であった、使いづらさを解消できるかどうかが絶対条件でした。本サービスは、ITリテラシーが高くない使用者でも簡単にシナリオ開発を進められる分かりやすいユーザーインターフェースを備えていた点が大きな決め手です。
また、目の前で起こったトラブルをすぐに共有し、直接相談できるサポート体制が整っており、安心して使えるツールであることも重視しました。
―――導入に際して、妥協した点や懸念事項はありましたか。
価格面です。機能や運用面での妥協は全くありませんでしたが、他社製品と比べて価格帯がやや高額であるとは聞いており、その点のみ妥協して導入に踏み切りました。
勤務時間外に稼働させて待機時間を解消 工数を月165時間削減
―――現在、RPAツールをどのような業務に活用されているか、具体的な運用フローを教えてください。
私が所属する医事課では、データの抽出や分析、レセプト請求額の集計など、医療機関の収入に関わる中核的な業務で活用しています。
本サービスは私が使っている端末上で稼働する仕組みのため、私の勤務時間外である18時から翌朝7時半までの時間帯にRPAを稼働させています。主に電子カルテシステムからCSV形式でデータを取得し、Excelに変換して出力するという流れです。
―――時間外に稼働させているとのことですが、具体的な業務内容と自動化のスケジュールについて教えていただけますか。
例えば、毎日の日計表の抽出は朝4時から15分程度稼働させています。これだけで月あたり450分（7.5時間）の業務削減になっています。
また、月次のレセプト集計に関しては、前月末締めのデータを当月10日の夜中2時から朝7時まで、5時間かけてRPAに集計させています。こうしたシナリオが月次で20個ほど稼働しています。
―――本サービスを導入したことで、全体としてどの程度の業務改善効果が得られましたか。
以前のツールでは月次で90時間の業務削減でしたが、本サービス導入後は月次で165時間の業務削減ができています。
特に大きかったのはレセプト集計の自動化です。以前のツールでは私にシナリオを作る力がなく、開発ができませんでした。
しかし、本サービスに変わったことで新規開発が可能になり、これだけで月に約80時間の削減につながりました。
―――レセプト集計を自動化できたことで、時間の削減以外にどのようなメリットがありましたか。
手作業で行っていた頃は、他のスタッフが電子カルテを使っていない残業時間帯に集計をかける必要があり、担当者の心理的な負担が非常に大きい業務でした。
また、集計自体はボタン操作でも、待機時間が長く他の業務に手が回らないという弊害もありました。RPAの深夜稼働によってこれらの負担や待機時間が解消されたことは、非常に大きなメリットです。
時給換算で削減時間を計算しても、費用対効果は十分に得られていると試算しています。
未経験の3部署でもシナリオ開発に成功。今後は実務者支援部隊で全社展開へ
―――社内へのツール展開や、従業員への教育はどのように進められましたか。
まずはWebセミナーを視聴して基礎を学び、その後、メーカーの担当者から実践的な活用方法についてオンラインミーティングで計3回のレクチャーを受けました。
導入後は3か月おきに実務者同士が集まり、社内での取り組み事例やナレッジを共有する機会を設けています。
―――ユーザーの方々からはどのような反応がありましたか。
ユーザーインターフェースの操作性が大きく向上したという評価が多く寄せられました。ボタン操作やアクティビティの選定が非常に分かりやすくなったと好評です。
印象的だったのは、これまでRPAに関わってこなかった3つの部署の担当者が、本サービスを使って新規にシナリオ開発ができたことです。この報告を聞いたとき、ツール選定は間違っていなかったと確信しました。
―――今後のRPA活用に向けて、社内で取り組んでいることやツールに対する期待があればお聞かせください。
この4月から事業所内に「RPA実務者支援部隊」を立ち上げ、私もメンバーの一員として活動を始めました。マニュアル作成の展開や実務に即した支援を行い、事業所内でさらにRPAを展開していく計画です。
ツールに対する要望としては、将来的にツール間でシナリオをボタン1つで移行できる機能ができると嬉しいです。以前のツールから20シナリオを移行する際に、非常に苦労した背景があるためです。
今後も、RPAならではの強みを生かした業務自動化を推進していきたいと考えています。
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