WinActor
導入事例 Yさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 51〜100人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：1件最大10分かかる手作業が数千件発生 4人がかりでも終わらず、滞納整理の半分以上を断念
―――まずは、当時のご担当業務と、RPAツール導入前の状況について教えていただけますか。
私は地方公務員の事務職として税務課に所属し、税の滞納整理業務の現場リーダーを担当していました。
役所の仕事は単純な入力・出力作業が非常に多く、1,000人以上の職員を抱える組織の中でも、住民記録データを使った事務作業や発送業務に膨大な手間がかかっていました。
―――その中で、具体的にどのような課題を抱えていたのでしょうか。
税の滞納者の財産調査を行う際、システムから1件ずつ対象者を抽出して調査票を出力していました。1回の督促対象は数千件から1万件ほどあり、1件の出力に5分から10分かかります。
例えば1,000件の調査票を打ち出すだけでも、4人がかりで4〜5日はかかる計算です。人力で行うには限界があり、実際には半分以上の滞納整理を諦めざるを得ないというのが当時の状況でした。
直感的な日本語UIが決め手 4人×5日間の作業を1人×1日に短縮し、年間約500万円の経費削減を実現
―――RPAツールの選定において、「WinActor」が選ばれた理由や、現場で実際に操作した際の印象について教えてください。
ツールの選定や導入の決裁自体は情報システム部門が行ったため、私自身は直接の比較検討に関わっていません。
ただ、純日本製で利用者が多く、サポート体制が充実している点が評価されたと聞いています。
実際に現場の担当としてシナリオを作成してみると、ノードや用意されているパーツがすべて日本語で書かれており、分岐や繰り返しなどよく使う機能が直感的に分かりやすく、スムーズに操作を習得できたことが印象的でした。
―――実際の業務にWinActorを導入したことで、現場の負担はどの程度軽減されたのでしょうか。
調査票の出力作業が劇的に改善されました。システムから一覧表をCSVで出力し、RPAを実行させることで、順番に自動で調査票を打ち出せるようになりました。
導入前は4人がかりで4〜5日かかっていた1,000件の処理が、導入後は1人が1日で対応できるようになっています。
さらに、RPAの実行中は担当者が別の業務を進められるため、実質3.5人分ほどの人数が削減できました。これを人件費に換算すると、1業務あたり年間約500万円のコスト削減につながっています。
年間100万円のライセンス費用がかかりますが、得られた効果に対して非常にコストパフォーマンスが高いと感じています。
―――税務関連の業務以外にも、効率化につながった事例はありますか。
施設予約の受付業務でも大きな成果がありました。以前は電話やメールで予約を受け付け、1件あたり約10分かけて予定表に手入力しており、月に約100件の対応が発生していました。
そこで、kintoneなどの業務ツールを導入して受付をデータベース化し、そこからCSV出力したデータをRPAで予定表に自動入力する仕組みを構築しました。結果として、月に約16時間かかっていた入力作業がわずか30分で完了するようになり、年間約50万円のコスト削減を実現しています。
RPAの導入が、既存の業務フローの見直しや分解、単純化を行うきっかけとなり、業務全体の再構築につながったことが非常に印象的でした。
圧倒的な「業務削減数」の提示と月1回の勉強会で定着 シナリオの文字化機能で異動時の引き継ぎ課題も解決
―――新しいツールを社内に定着させるうえで、どのような教育や工夫を行いましたか。
RPA初心者にとっては「普段無意識に行っているキーボード操作やExcelのコピー＆ペーストを、どうRPAに置き換えればいいのか」という段階でつまずくことが多かったため、まずは1時間程度の説明会を開きました。
その後、1年ほどかけて月に1回程度の勉強会を対面形式で開催し、実際の業務にどう生かすかを分かりやすく伝えるように工夫しました。その際、先ほどの「1万件の調査業務が1人で終わる」といった数字のインパクトが強い削減効果を提示したことで、社内でも非常に良い反応が得られました。
―――実際の運用を通じて見えてきた今後の課題や、導入前に知っておきたかったことがあれば教えてください。
フル機能版のライセンス料が高額なため何台も導入できず、限られた台数で運用しなければならなかった点は妥協せざるを得ませんでした。
また、運用面で最も大きな課題となるのが「教育と引き継ぎ」です。大掛かりなシナリオを構築した担当者が異動してしまうと、後任者は実行しかできず、エラー対応やシステム変更時の修正が困難になります。
この点については、シナリオを文字化できる「エクスポート機能」があることを、導入後に業務支援の事業者から教わりました。これを導入前に知っていれば、引き継ぎがもっと楽になったと感じています。
今後は、生成AIがさらに発達し、シナリオ構築自体を自動でサポートしてくれるような機能が実装されることに期待しています。
WinActor
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
