ロボパットAI（旧：RPAロボパットDX）
導入事例 Sさん
- 男性 20代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 101〜200人
- IT
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：接客と事務の両立が難しく、定型業務が残業を生み出していた
―――導入前の業務の状況はどのようなものでしたか？
私は、情報システム課の社内SEとして自動車ディーラーに勤務し、ヘルプデスクや新規システムの導入検討、立ち上げ作業などを担当しています。
RPAツールについては、私が入社した時点ですでに前任者が別のサービスを導入していましたが、私が担当になってから、ロボパットAIへのリプレイスを行いました。
―――RPAを使って自動化する対象として、どのような業務が課題になっていましたか？
現場スタッフは接客と事務業務を兼務しているのですが、一方の業務に時間を取られると、もう一方の事務作業が残り、残業につながるケースが多くありました。
特に基幹システムを使った顧客情報の更新やデータ抽出は毎日発生していて、合計で1日あたり約40分を要していました。
―――Microsoft Power Automateも検討されていたのは、どのような経緯でしたか？
コスト面から無料のPower Automateの導入を検討したことがあったのですが、社内サーバーによって実行を阻止されてしまいます。
プログラムの選択まではできても実行まで進められず、10回ほど試行しましたが、ほぼ毎回同じ問題が発生しました。
基幹システムへのアクセスには社内サーバー経由が必須なので、サーバーを切り替えてしまうと基幹システム自体が使えなくなってしまいます。結局、運用は難しいという結論になりました。
コストとサポート体制が選定の決め手に
―――ロボパットAIを選んだ理由を教えてください。
2社を比較しましたが、選定の軸はコスト、つまりライセンス料でした。ロボパットAIは他社より安く、相場を下回る水準だと感じました。
また、UIの使いやすさや、開発・運用開始時の初動サポートの手厚さも比較したうえで選定しています。
―――ライセンス費用以外に重視したポイントはありましたか？
現場の担当者がRPAを開発・運用していくことになるので、画面構成が分かりやすく、操作しやすいこと、サービス提供会社の担当者からどの程度の支援を受けられるかを確認しました。
特に定着フェーズでは、月1回のオンライン勉強会を半年間にわたって実施いただけたことが有益でした。
―――社内での展開はどのように進めましたか？
RPAに携わるメンバーや開発担当者を集めて、サービス提供会社と月1回のオンライン勉強会を開催しました。
所要時間は1時間程度で、場合によっては作成したRPAフローを共有・発表する時間を設けて2〜3時間になることもありました。この取り組みを半年間継続しています。
定着のために効果的だったのは、定期的なアンケートの実施です。現場で課題となっている業務や、効率化・フロー改善を求める業務についての要望を定期的に収集して、開発の優先順位を定めて取り組みました。
毎日40分を要していた業務が20分に短縮 お礼状発行におけるヒューマンエラーもゼロに近づいた
―――導入後、業務フローはどのように変わりましたか？
毎日の業務では、基幹システムから顧客情報を抽出して指定ファイルに書き換える作業と、来店予定表の作成がRPAによって自動化されています。
以前は朝のこれらの準備作業が合計で40分程度かかっていましたが、今は20分ほどに短縮されました。毎日発生する作業なので、1日20分の削減が積み重なっています。
―――特に効果が大きかった業務はありますか？
お礼状の発行業務で最も効果を実感しています。
以前はご契約いただいたお客様へのお礼状をExcelのフォーマットに沿って手入力して、宛先の転記ミスや内容の不備などヒューマンエラーが発生することがありました。ミスが起きると入力し直して再発行するという対応が必要でした。
導入後は、基幹システムから顧客情報を自動抽出して、条件分岐を組み合わせて正確に振り分け、最終的に印刷まで自動で行う仕組みを作りました。
今は週2回RPAを稼働させてお礼状を発行しています。ヒューマンエラーはゼロに近い状態になりました。
―――費用対効果についてはいかがですか？
RPAの稼働によって削減できた時間を時給1,800円で換算すると、月あたり30万円ほどのコスト削減になっています。
ライセンスをもう一つ追加しても十分に賄える水準なので、費用には十分に見合っていると考えています。
RPAで何ができるかを現場に正しく伝えることが大切
―――サービスを10点満点で評価してください
サービスを10点満点で評価すると、8点です。
コストと機能のバランス、操作性のよさは評価しているのですが、クリック操作の一括編集ができなかったり、キー操作の保存内容が意図せず変わってしまうことがあります。
その都度、エラー対応や運用保守に手間がかかるので、これらの点が改善されれば10点になると感じています。
―――これからRPAを導入する方へ、何かアドバイスはありますか？
まず、RPAで何ができるかを現場に正しく伝えることが大切です。パソコン上で行う定型的な作業であることが、対象となる条件なので、その前提を最初にしっかり共有しておくことで、現場からの要望を整理しやすくなります。
定期的なアンケートで現場のニーズを継続的に把握する仕組みを作ることも、開発の優先順位付けと定着の両面で有効でした。
ロボパットAI（旧：RPAロボパットDX）
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