ホテル業界向けRPAおすすめ比較！解決できる課題と事例
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ホテル業界で活用できるRPAの機能
RPAは人間の手で実行してきた定型業務を、ソフトウェアロボットにより自動化する試みであり、また自動化を実現するツールを指す言葉です。一連の操作をロボットが代行することで、大幅な業務効率化が可能になり、ミスも減らせるようになります。
デスクトップ上の一連の操作を記録し、忠実に再現する機能を中心として、RPAにはシステムとの連携やスクレイピングの機能も実装されています。さらにシステムへの自動入力や、顧客からの問い合わせの対応なども可能です。
ホテル業界は顧客管理に関して定型業務が多いため、RPAの導入は非常に効果的です。スタッフの予約や顧客管理などの事務作業にかかる時間を短縮し、よりホテルにとって重要な業務に時間を充てられるようになるでしょう。働き方改革の実現を担うツールとしても、広く認識されはじめています。
RPAシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事を確認してみましょう。
ホテル業界の業務効率に関する課題
ホテル業界では人手不足を背景として、スタッフの業務過多や、働き方改革に関する課題を抱えています。多くの面で非効率な業務に悩むホテルが多いので、日常業務を振り返り、解決すべき課題は何か確認してみましょう。
人手が足りずスタッフの負担が大きい
ホテル業界は全体として人手が足りない傾向にあり、スタッフの業務負担が大きくなりがちです。長時間労働が慢性化しているところも多く、アルバイトのスタッフでも、時間外労働が頻繁に発生しているケースもあります。
その背景にはコロナ禍による緊急事態宣言により、人材の流出が起こった点が挙げられます。いまだ流出した人材が完全には戻ってきておらず、既存のスタッフにしわ寄せがきている状況です。
非効率な業務が目立つ
ホテル業界のスタッフが抱える業務は多種多様で、手順の決まっている業務は多いものの、非効率な部分もあり、組織の課題として認識されています。
紙ベースでの台帳管理をはじめ、顧客の予約や管理方法もシステム化されていないケースが珍しくありません。業務の属人化により、スタッフによって生産性に差が出やすいのも問題です。
IT化の遅れ
大規模なホテルは業務の多くをシステム上でこなしていますが、小規模やホテルや個人経営の宿泊施設などは、IT化が遅れている傾向にあります。IT化がされていないと差し込み業務に時間をとられ場合も多く、スタッフの負担が増えてしまう可能性があります。
組織の働き方改革の推進のためにも、デジタル技術の活用は欠かせません。積極的に管理システムを導入し、組織のDXを推進するとともに、RPAを活用した自動化により、生産性の向上を目指すのが効果的です。
ホテル業界の課題をRPAで解決できる理由
ホテル業界ではスタッフの不足や非効率な業務により、既存のスタッフの負担が大きくなり、十分な顧客サービスを提供できないケースが少なくありません。このような課題は、RPAシステムにより解決できる可能性があるので、その理由をRPAの機能とともにみていきましょう。
定型業務の自動化でスタッフの負担を軽減
RPAはデスクトップ上の作業を記録し、ソフトウェアロボットが忠実に再現する機能を持っており、手順の決まっている業務の自動化が可能です。
ホテルスタッフは対応しなければならない業務が多く、宿泊予約に関連した細々とした作業に時間を要する場合も多いので、RPAによる自動化が業務効率化に大きく役立つでしょう。
業務プロセス全般を改善できる
パソコン上の定型業務であればほとんどを自動化できるので、RPAは業務プロセス全般にわたって作業時間を短縮できます。複雑な業務でもうまく単純作業に落とし込んで自動化すれば、スタッフが重要な仕事に割り当てられる時間が増えるでしょう。
定型業務をこなす時間が減り、顧客対応に多くの時間を使えるようになります。結果としてホテルの評判も高まり、売上アップにもつながるでしょう。
他のシステムの効率的な運用につながる
既存の業務プロセスの改善に加えて、他の管理システムとともにRPAを導入すれば、組織のDXを大幅に推進できます。顧客対応からスタッフの勤怠管理・売上計算といった、幅広い分野のIT化を強力に進められるでしょう。
ホテル業界はアナログ的な仕事の進め方が、いまだ残っているところも多くあります。そこでRPAを導入して業務自動化の効果を実感できれば、デジタル技術に懐疑的だったオーナーでも、積極的にDXを推進する可能性があります。
事実、RPAの運用をきっかけとして、本格的にDXを推進し始めたホテルも少なくありません。
ホテル業界におけるRPAの導入事例
ホテル業界におけるRPAの導入例を、業務改善例とともに紹介します。ほかのホテルがどういった課題を抱えており、RPAによってどのように解決したか確認してみましょう。
芝パークホテル
芝パークホテルでは、2019年にバックオフィス業務を効率化するプロジェクトを立ち上げ、その一環としてRPAの活用を掲げました。それまではバックオフィス業務がスタッフの負担であり、作業の手間を減らして接客サービスの質を向上させるため、日立システムズの協力を得てRPAツール「BizRobo!」を導入しています。
導入の結果、予約サイトから効率的に情報を抽出できるようになり、管理システムに自動登録するといった仕組みを構築したことで、大幅な業務効率化に成功しています。予約業務を担当するスタッフも、外線電話に問題なく対応できるようになりました。
※出典：株式会社日立システムズ「芝パークホテル様RPA導入事例：ニュースリリース：2021年：株式会社日立システムズ」（2024年1月31日閲覧）
リーガロイヤルホテル
リーガロイヤルホテルでは、2018年から会計処理業務においてRPAを本格的に運用しており、スタッフの生産性の向上と効率化を推進しています。2017年から実証実験を開始しており、RPAテクノロジーズ社の「BizRobo!」をはじめ、複数のシステムを試験的に導入しました。
複雑になりがちな会計処理をRPAに置き換えたことで、月末にスタッフがデータをチェックすればよい体制を構築でき、1か月で約200時間の作業時間の短縮に成功しています。
※出典：日刊工業新聞社「ロイヤルホテルがRPAで会計処理作業を200時間削減した！｜ニュースイッチ by 日刊工業新聞社」（2024年1月31日閲覧）
RPA BizRobo! - RPAテクノロジーズ株式会社
BizRobo!は、時間や手間のかかる単純作業を自動化し、スタッフの業務時間を短縮できるRPAツールです。業界のパイオニア的なシステムとして知られており、使いやすい操作画面と安心の価格体系が魅力です。
デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の運用形態があり、専門知識がなくても、ソフトウェアロボットの作成ができます。ホテル業界にも導入例が多く、小売業界やIT業界・不動産業界などでも広く活用されています。
手軽に始められるタイプから部署・チームでの運用に向いたもの、全社的に導入がおすすめの製品の3種類から選択可能です。
RPAロボパットDX - 株式会社FCEプロセス＆テクノロジー
RPAロボパットDXは、すべての導入企業が専任の担当者と、カスタマーサクセスチームによる支援を受けられるRPAツールです。組織のDXを実現するための、3か月の導入支援サポートもあります。
1つのライセンスで複数の端末を利用でき、ノンプログラミングでソフトウェアロボットの作成が可能です。アプリケーションやシステムを選ばず自動化できるので、さまざまな業務が絡みがちな、ホテル業界の業務効率化にも役立ちます。1か月単位での契約も可能なので、繁忙期のみ導入するのもよいでしょう。
業務自動化RPA robop - BizteX株式会社
BizteX robopは毎日の売上・経費の集計をはじめ、システムやアプリケーションへのデータの転記作業、部門・拠点をまたぐデータの照合など、さまざまな業務の自動化が可能なデスクトップ型RPAツールです。
各種SaaSとシームレスな連携ができ、管理サーバーも無償で提供してもらえます。さらにアシスタント機能により、誰でも簡単にソフトウェアロボットを作成できます。サービスベンダーから導入・運用に関して充実したサポートを受けられるので、初めてRPAを導入する企業も安心です。
保険業界や医療業界で導入事例があり、ホテルでの運用も問題ありません。
BizteX cobit - BizteX株式会社
BizteX cobitは、インストール不要で簡単に導入できる、クラウド型のRPAです。Webサイトからの情報収集をはじめ、スプレッドシートの更新や、ブラウザを使った定型業務の自動化に活用できます。
複数人でのソフトウェアロボットの同時開発や同時実行が可能で、簡単にロボットを作成できるのに加えて、上記の「robop」と同様に、サービスベンダーの丁寧なサポートを受けられます。ファイルのダウンロード・アップロードや、メールの送受信の自動化にも対応しているので、ホテルでの導入もおすすめです。
WinActor - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
WinActorは、NTTグループにより開発・提供されている国産のRPAソリューションで、RPAの代表的なシステムとして広く知られています。
Windows端末上のアプリケーションの自動化を図るRPAであり、基本的に対応できるアプリケーションに制限はありません。多くの業務を自動化でき、ノンプログラミングでソフトウェアロボットを作成できます。NTTグループの卓越したサポートを受けられるため、初めてRPAを導入する組織でもスムーズな運用が可能です。
30日間のトライアルライセンスが利用可能なので、まずは気軽に導入して操作性を確認してみましょう。
UiPath StudioX - Ui path株式会社
UiPath StudioXは、世界的に知名度の高いRPAのシリーズで、数多くの有名企業に導入されています。国内でもRPAの先駆けとして知られており、技術コミュニティを通じて、多くの機能に関する情報を得られるのが特徴です。
業界別にソリューションが提供されており、1つのアカウントから数十台にもわたるソフトウェアロボットの管理も可能です。
さらにAIサービスとの連携性も高く、ロボットの開発から管理まで専用ツールが提供されています。海外ベンダーの製品ではありますが、日本語でのサポートも充実しているので、特に運用に困ることはないでしょう。
RoboTANGO - スターティアレイズ株式会社
RoboTANGOは、繰り返し発生するパソコン業務を簡単に自動化でき、組織の業務効率化とコストの削減に寄与するRPAツールです。ひとつのライセンスを共有して利用が可能で、遠隔地にある拠点同士の連携もできます。
録画機能とShiftボタンの組み合わせでソフトウェアロボットを作成できるので、ホテルスタッフでも問題なく運用できるでしょう。サービスベンダーによるサポートが充実しており、不明点をすぐに解消できるのも魅力です。旅行業者やインテリア業者、機械メーカーなどに導入されており、順調に導入例を増やしています。
EzRobot - 株式会社RPAソリューションズ
EzRobotは業務手順をシステムに登録するだけで、簡単に業務自動化を実現できる中小企業向けのRPAツールです。多くのアプリケーションの操作が可能で、インターフェースもわかりやすいので、業界・業種を問わず広く活用できます。
学習コンテンツや自動化テンプレートが充実しており、経験豊富なベンダースタッフによるサポートを受けられるので、ITリテラシーが低めのスタッフでも問題なく運用が可能です。独自の基幹システムの自動化にも対応しており、すでに顧客管理や会計業務などに、管理システムを導入しているホテルにもおすすめです。
ホテル業界向けRPAでスタッフの生産性を向上しよう
RPAは手順の決まっている作業の自動化に役立つツールで、パソコン端末はもちろん、サーバーに導入して業務を自動化を図れます。
ホテル業界は慢性的な人手不足に陥っているところが多く、非効率な業務により、スタッフの負担が増大しているケースは珍しくありません。RPAを導入すれば、スタッフの作業にかかる手間を軽減でき、より重要な仕事に時間を割けるようになるでしょう。管理システムとうまく連携すれば、組織内のDXを強力に推進できます。
導入するRPAを選ぶ際には、導入コストや機能性はもちろん、実際の使い勝手も確認が必要です。無料トライアル版やデモ版が利用できる製品も多いので、積極的に活用しましょう。さらに、サービスベンダーによるサポート体制にも注目が必要です。環境やニーズに合った製品を慎重に選ぶ必要があります。
なお、ホテル業界ではRPAに関連して、次のようなサービスも導入されています。こちらも検討してみましょう。
