RoboTANGO
導入事例 Tさん
- 男性 30代後半
- 輸送/交通/物流/倉庫系
- 従業員数 1,000人以上
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：国際物流の最前線で直面した人海戦術の限界
―――スピードが求められる国際物流業界において、RPAを導入するに至った当時の背景と、現場で抱えていた課題について詳しくお聞かせいただけますでしょうか。
新たに配属された部署が、社内で最も出荷処理件数の多い顧客を担当する部署だったことが、大きなきっかけです。当時は、顧客からの依頼内容や書類に基づいて、弊社の基幹システムに、人手で1件ずつ入力していました。
仕事の量が増えれば増えるほど人の手が必要になるため、労働時間が必然的に長時間化します。ビジネスが拡大するに伴ってさらに人員が必要になるという、継続的な人海戦術が続いており、人手で対応することに限界を感じていました。
―――人手によるデータ入力作業が常態化していたのですね。その運用によって、具体的にどのような問題が生じていたのでしょうか。
機械的な作業が多く、本来社員が注力すべき顧客に向き合う業務に、十分な時間を割けなかったことが大きな課題でした。
また、単純な入力ミスが発生することも問題でした。国際物流、特に航空貨物のスペース確保には、貨物の重量やサイズの情報が極めて重要です。入力ミスが生じると、確保したスペースの不足や過剰確保が発生し、航空会社への負担につながります。
場合によっては、顧客が希望されていたフライトスケジュールで輸送できなくなるリスクもあり、業務上の大きな支障となっていました。さらに、出荷件数が増えて新たに要員を増員するたびに、その教育へ多大な時間を割かれてしまうという悪循環も起きていました。
「自社で柔軟に修正できるか」を最重視
―――自動化に向けて複数のRPAツールを比較検討されたとのことですが、選定のプロセスや重視した基準について教えてください。
今回は「RoboTANGO」「WinActor」「ロボパット」「BizRobo!」の4サービスを比較しました。選定の際に重視したのは、費用とフローティングライセンス（RPAを導入する端末が固定されない仕組み）です。特に重視したのは、「エラーが生じた際に自分たちでシナリオを簡単に修正できるかどうか」という点でした。
書籍などで情報収集を進める中で、RPAは設定によってはエラーが発生する可能性があると認識していました。そのため、エラーが発生した際にもベンダーに頼ることなく、自分たちですぐに修正できる柔軟性の高さと使いやすさを最重視しました。
―――数あるツールの中で、最終的にRoboTANGOを選ばれた理由と、導入時におけるベンダーの対応はいかがでしたか。
重視していた条件を満たしていたことに加え、料金体系がシンプルで、契約が月単位である点も安心感の向上につながりました。万が一の際にも柔軟に対応できるため、初めてRPAを導入する立場としては心強かったです。
また、選定にあたって妥協した点は特にありません。ベンダー側が協力的で、通常のトライアルに加えて追加の機会も提供していただきました。私たちが十分に納得したうえで選べるようご配慮いただき、納得のいく選定ができたと感じています。
当初は営業所内の1チームからスタートする小規模な取り組みだったため、私が主導して導入しました。当時は現場リーダーに近い立場の係長で、上司に相談し、営業所長の承認を得たうえで導入を決定しました。
月間数百時間の工数削減を達成 夜間稼働で残業なしの体制へ
―――RoboTANGOの導入後、実際の業務フローはどのように変化しましたか。人とRPAの役割分担について教えてください。
導入前と比べて、業務のスピードが格段に速くなりました。Excelなどのファイルから情報を読み取り、システムに機械的に入力する作業はRoboTANGOが担当しています。一方で、顧客や他部門との交渉、メール対応など判断が必要な領域は人が担当しています。
RPA専用の端末と人が操作する端末で同時並行で業務を進められるようになったため、とても効率的です。また、メンバーが急に休んだ場合でもRPAがカバーしてくれるため、精神的にも大いに助かっています。
特に効果が大きかったのは、件数の多い入力作業と、タイマー機能による実行時間の設定作業です。RoboTANGOが忘れることなく、確実に作業を実行してくれます。
―――具体的な数値として、どれほどの導入効果が出ているのでしょうか。
導入当初は、月に100〜200件の入力からスタートしました。現在は導入から4年が経過し、私の所属する1つの営業所だけでも、RoboTANGOが月に3,000〜4,000件の入力を担っています。
具体的には、全営業所の合算で、システムへの入力作業を月間約320時間削減、レポート作業を145時間、メール送信作業を60時間削減しました。さらに、AI OCRとRoboTANGOを組み合わせ、手書きの紙書類をテキスト化してシステムに入力するまでの工程を自動化しました。その結果、月15時間の追加削減を実現しています。
本来、人の手では夜間対応が必要なシステム作業も、メンバーの帰宅後にRoboTANGOを夜通し稼働させることで自動化しました。残業を増やすことなく対応できるようになり、大きな効果を実感しています。
人を新たに採用しなくても、ライセンスを活用したり追加したりするだけで処理能力を増やせる点も、投資対効果に十分見合っていると感じます。
横のつながりを生んだ全社展開
―――社内展開および現場での教育、定着に向けて、どのような工夫をされましたか？
私たちの部門で導入した後、社内でも大きな注目を集め、全国の営業所から問い合わせが相次ぎ、全社展開へと広がっていきました。
それまでは他の営業所と業務に関して意見交換を行う機会、いわゆる横のつながりが十分にありませんでした。しかし、RPAの展開をきっかけに情報共有や意見交換の機会が増え、組織全体の活性化につながった点は大きな収穫です。
教育面では、まずベンダーのサポートを活用して操作の説明会を複数回開催し、基礎スキルを身につけました。さらに、実際にRPAが動いている様子を録画した動画や資料を作成して展開したことで、他の営業所でも同じような業務への導入がスムーズに進みました。
参加者とともに簡単なシナリオを作成する実践的なアプローチは、現場からも好評でした。
―――一方で、運用における課題や、これからRPAを導入する企業へのアドバイスがあればお聞かせください。
課題としては、スキルを習得したメンバーの異動や退職により、運用が特定の担当者に依存しやすくなる点です。そのため、私の拠点ではRPAを扱える人が途絶えないよう、定期的に勉強会を開き、全体のスキル向上に取り組んでいます。
これから導入される方へのアドバイスとしては、契約前にできるだけツールに触る機会を増やし、複数のRPAツールをしっかり比較することが大切です。ツールによって、エラー対応のしやすさや操作性、ベンダーのサポート体制には差があります。契約前に確認されることを推奨します。
導入後の体制整備についても、計画的に取り組んでいただきたいです。一人で抱え込まず、初期段階は複数名で意見を出し合いながら作成するほうが、主体的に取り組みやすくなります。お互いに自動化した業務を紹介し合い、意見交換を重ねるほど、RPAの活用範囲は広がります。
RoboTANGO
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
