WinActor
導入事例 Mさん
- 女性 30代前半
- 金融/保険系
- 従業員数 101〜200人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：月33時間の手入力が、繁忙期には夜22時までの残業を招いていた
―――まず、「WinActor」を導入される前の業務状況と、当時の課題について教えてください。
取引先3社から毎月Excelファイルが送られてきて、そのデータを自社の専用システムに1件ずつ手入力する業務を担当していました。月に100件前後の処理で、1件あたり20分ほどかかっていたので、月間では合計33時間ほどになっていました。
―――毎月33時間というのはかなりの工数ですね。実際の業務への影響はいかがでしたか。
単純な入力作業であると理解していても、ほかの業務と並行していたので、慢性的に時間を取られている状態でした。
特に大変だったのが、毎年9月の予算作成期間との重なりです。部門全体の来期予算を限られた期間内に仕上げなければならない中、入力用のExcelが届くと「先に終わらせなければ」と予算作業を中断することが繰り返されていました。
―――そうした中断が、作業の品質にも影響していましたか。
入力作業を終えた後に予算作業に戻ると、どこまで進めていたかが分からなくなってしまいます。
セルへの数値の当てはめを間違えたり、月ごとの変動値の入力を誤ったりというミスが2〜3件発生していました。遅い時間まで残業する日が1週間ほど続いた時期もあり、精神的にも負担が大きい状況でした。
業務の標準化や自動化の余地があると思い、自ら手を挙げRPAを推進
―――導入を検討し始めたきっかけは何ですか。
「この入力作業には、業務の標準化や自動化の余地があるのではないか」と気づいたことがきっかけです。当時、在籍して約10年が経過していたため、より専門性の高い業務に時間を充てたいと考えていました。
社内ではすでに「WinActor」が導入されていたので、「当該業務に活用できないか」と上司およびシステム部門に相談し、自らが主体となってプロジェクトを進めました。
―――選定にあたって重視した点を教えてください。
他社製品との比較検討は行いませんでした。重視したのは、入力の正確性を高め、ミスを減らせることです。
複数の形式のExcelファイルを読み取り、専用システムへ1件ずつ入力する処理を確実に実現できるか、システム部門と一緒に要件を詰めながら確認していきました。
月33時間かかっていた作業が8時間に
―――実際に導入してみて、業務はどう変わりましたか。
月33時間かかっていた入力作業が約8時間まで減りました。Excelファイルを受領したら所定のフォルダに保存して「WinActor」を起動するだけで、自動で入力および印刷まで実行されます。私が確認し、問題がなければ後続処理を実行する2段階のフローにしているので、精度も担保できています。
―――9月の予算作成への影響はいかがでしたか。
入力業務の負担が大きく減り、予算作成により集中できるようになりました。作業を中断する理由自体がなくなったため、ミスが発生しにくくなりました。毎年の繁忙期は大きな負担だったため、その解消効果が最も大きかったです。
―――最後に、RPAの導入を検討している方にメッセージをお願いします。
定型的で手順が明確な作業はRPAに任せることで、効果を実感しました。
導入後、この業務を後輩に引き継ぐ場面がありましたが、説明は「基本的にはボタンを押す操作が中心です」と伝えることで、短時間で理解を得られました。業務教育に要する工数が削減されるという副次的な効果も大きかったです。
単純な繰り返し業務が特定の人に集まっているなら、RPAは有力な選択肢です。
WinActor
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
