COMPANY勤怠管理 導入事例　紙から完全脱却で確認工数が半減　月末集計が4〜5時間から30分へ

COMPANY勤怠管理

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導入事例 Yさん

• 男性 30代後半
• メーカー/製造系
• 従業員数 501〜1,000人
• 購買・調達
• 係長・主任クラス

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：紙の帳票と手書き記入が生み出した、月40時間のロス

―――COMPANY勤怠管理を導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？

Excelで作成した帳票を印刷し、社員が紙に手書きで記入する運用でした。毎月の業務として一定程度慣れていたものの、記載漏れや誤記、数値の入力誤りが頻発していました。

―――ミスが発生した場合の対応は、どのくらい負荷がかかっていましたか？

修正・確認が必要な件数が月に10件ほど発生していました。1件あたり15〜20分かけて内容を確認し、上長にも確認と修正を依頼する必要があるため、月間で合計約40時間の工数を要していました。

本来の業務に充てるべき時間が、ミスの処理だけで大きく損なわれていたことになります。

―――月末の締め作業の状況はいかがでしたか？

50人分の勤怠内容を確認するのに、4〜5時間かかっていました。紙を1枚ずつ確認しながら内容をチェックする必要があり、時間を要していました。月末は他の業務も重なる時期なので、この作業が毎月大きな負担でした。

退勤時間の自動反映が、ヒューマンエラーをなくすと確信した

―――COMPANY勤怠管理を導入しようと思ったきっかけは何でしたか？

社内でDX推進チームが発足したことがきっかけです。業務のデジタル化を進める方針が打ち出され、勤怠管理もその対象になりました。

―――比較検討はされましたか？

今回はCOMPANY勤怠管理1社で検討しました。

―――COMPANY勤怠管理を選んだ決め手はどこでしたか？

退勤時間が自動的にシステムへ反映される仕組みが最大の決め手でした。手書きで時間を記入する必要がなくなるということは、記入ミスや転記ミスが原理的に起きなくなるということです。

ヒューマンエラーの根本的な原因をなくせると感じて、これは大きいと思いました。

確認工数が半減、月末集計は4〜5時間から30分以内に

―――導入後、業務はどのように変わりましたか？

確認工数が月約40時間から月約20時間へ、50％削減されました。月末の勤怠確認も、以前は4〜5時間かかっていたところが30分以内で終わるようになりました。数値で見ると、改善幅の大きさが明確になります。

―――有給申請などの手続き面にも変化はありましたか？

有給の申請や承認もシステム上で完結できるようになりました。以前は紙での申請・承認フローだったので、書類のやり取りや保管の手間もありました。それがなくなったことで、日々の細かな手続きの負担が大幅に軽減されています。

―――社員への定着は円滑に進みましたか？

スクリーンショット入りのマニュアルを作成してメールで配信しました。文字だけの説明より画面を見ながら操作できるので、理解しやすかったと考えています。

また、導入後2週間は個別の問い合わせに丁寧に対応し、不安を感じている社員が操作に慣れるまでフォローしました。

導入時の定着支援を適切に実施すれば、現場の抵抗感も想定より早期に和らぐ

―――COMPANY勤怠管理の満足度を10点満点で表すと何点ですか？

10点満点の10点です。課題として感じていたことが適切に解消されたため、満点と評価します。

―――同様の課題を抱える担当者へ、メッセージをいただけますか？

紙に手書きで勤怠を管理していると、一定のミスは避けられません。そのミスの確認・修正に費やす時間は、積み重なると相当な時間になります。当社は、システムに切り替えるだけで、その時間を削減できました。

導入時の定着支援を適切に実施すれば、現場の抵抗感も想定より早期に和らぎます。まずは導入に向けて検討を始めることを推奨します。

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