タイムカードにも保存期間がある！
従業員の勤怠管理をするときにタイムカードを使用している企業はまだまだ多いものです。
タイムカードは経理上必要となる書類であるため、その月が終わった後もしばらく保存しておく必要がありますが、どのくらいの期間保存すればよいのでしょうか？
タイムカードの保存期間やおすすめの保存方法、また、タイムカードの紛失にまつわる事件も紹介します。
タイムカードなどの保存期間は5年間（当分の間は3年）
労働基準法第109条には「使用者は労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。」という一文があります。
従来タイムカードの保存期間は3年でしたが、2020年4月1日の労働基準法改正に伴い、5年間に延長されました。労働基準法の文から、賃金その他労働関係に関する重要な書類にあたるタイムカードは5年間保存しなければならないということがわかります。経過措置により当面の間は3年間でよいとされていますが、いずれ正式に延長される可能性があります。なお、源泉徴収簿と兼用している場合の賃金台帳ではタイムカードの保存期間が7年になるため、注意が必要です。
また、保存期間の起算日は「出勤が終了した日」であることも決められているので覚えておきましょう。
タイムカードの保管が必要な理由
労働基準法において、タイムカードや出勤簿などの勤怠データを保管する義務があることが定められています。
また、法律遵守だけでなく、勤怠データの保管は従業員から残業代などの賃金請求があった場合の証拠としても利用できます。そのため、従業員とのトラブルを防ぐためにも欠かせないといえるでしょう。
タイムカードがない場合にはペナルティも
タイムカードを作成していないこと自体は労働基準法に違反するものではありません。
しかし、賃金台帳や名簿など法定書類を作成していない場合は注意が必要です。労働基準法第108条の「労働時間の把握義務」違反とみなされます。
この場合30万円以下の罰金が科せられることが労働基準法第120条によって定められています。
書類の紛失により罰金を科されるなどの事態を防ぐためにも、社内で重要書類の保存方法を明確に定めておきましょう。
紙のタイムカードの保管方法
タイムカードには紙状のものとパソコンで管理するタイプのものがありますが、誤って破棄してしまうリスクが高いのは、紙のタイムカードです。
また、労働基準監督署や金融庁の監査が入った場合、探しにくく重いというデメリットもあり、困るケースがあります。
紙のタイムカードは従業員ごと、あるいは年月ごとにまとめる方法があります。監査では「○○年○月分の提出」と求められることが多いため、年月ごとの保存がおすすめです。
年月ごとにまとめて輪ゴムでくくっている会社も多いですが、輪ゴムは劣化して切れてしまいやすいので、専用のボックスやファイルを使用するといいでしょう。
段ボールにまとめる際は、外から内容物がわかるように記載します。古いタイムカードを倉庫の奥に、最新のものを手前に配置すると取り出しやすくなります。
タイムカードを電子化して保存
紙のタイムカードの最大のデメリットと言えるのは、場所をとるということです。倉庫にいくつもためこんでおくと、誤って破棄してしまうリスクがあります。
そこでおすすめなのは、タイムカードを電子化し、パソコン内に保存することです。
これであれば紛失する可能性が大幅に低減できる上に、社内全員で共有できるというメリットもあります。
フリーソフトを使えばタイムカードを分割したり、結合したりすることも可能で、企業に合った管理ができるでしょう。
ただし従業員ひとりひとり、毎月のタイムカードを電子ファイルに起こす作業は多大な時間を要します。何日かに分けて全員で行うか、あるいは業者に委託してしまうというのもひとつの手です。
タイムカードの改ざんを防ぐためにデータを保管するときには必ずPDFで保存するようにしましょう。
タイムカードをめぐって起こった実際の事件
タイムカードの保管をめぐって起きた直接の事件は少ないものですが、未払いの残業代をめぐってタイムカードの有無に焦点が当たった事件は実際に起こっています。
平成23年に起こった事件では、退職した社員が未払いの退職金300万円をめぐって訴訟を起こしましたが、会社側はタイムカードの公開に応じず、社員が自ら計算した残業代は認められないとして否定しました。
裁判所はこの状況から会社側が不自然な形でタイムカードを破棄していると考え、社員が推計した残業時間を正当なものとして認めました。
結果的に会社側が勤務時間の証拠となるタイムカードを用意できなかったことは違法であると判断し、会社側は敗訴しました。
退社した社員には100万円の残業代が支払われました。
この事件からタイムカードは勤務したことを証明する書類として法的にも有効だということがわかります。監査時のみ必要なものと判断せず、適切に管理することが重要です。
タイムカードの正しい保管を
タイムカードを適切に保管していなかったことで罰則が科され、最悪の場合は訴訟を起こされて敗訴する可能性があることがわかりました。
現在の管理方法に不安がある場合は、社内で見直しを行いましょう。近年はコンプライアンスや個人情報保護の観点からも、重要書類の適切な管理が求められています。
タイムカードの保存期間を確認しながら、どのような書類をどれくらい保存しなければならないのかを一緒に確かめておくとよいでしょう。
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